Organiser une réunion de sécurité de quartier, étape par étape

Une réunion de sécurité de quartier demande surtout une bonne préparation en amont. Commencez par fixer la date, réserver une salle adaptée et vérifier les autorisations avant de contacter les intervenants. Ensuite, structurez le programme, envoyez les invitations et suivez les inscriptions. Les derniers jours servent à confirmer les participants, préparer les supports, organiser l’accueil et tester la projection, le son et les branchements sur place.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
2
Définir le programme et les thèmes
3 personnes
3
Contacter les intervenants et les partenaires
2 personnes
4
Réserver la salle
5
Vérifier les autorisations et les déclarations
6
Rédiger le texte d’invitation
2 personnes
7
Envoyer les invitations
2 personnes
8
Informer les partenaires du quartier
2 personnes
9
Traiter les inscriptions
2 personnes
10
Recueillir les besoins alimentaires
11
Répondre aux questions des participants
2 personnes
12
Envoyer les confirmations aux participants
2 personnes
13
Confirmer le programme des intervenants
2 personnes
14
Rassembler les présentations
2 personnes
15
Préparer les questions de discussion
3 personnes
16
Préparer les informations du point de signalement
2 personnes
17
Créer le plan du site et les itinéraires de circulation
18
Créer les badges nominatifs et la liste des participants
2 personnes
19
Vérifier la liste des courses
2 personnes
20
Faire les courses
3 personnes
21
Acheminer le matériel sur le site
3 personnes
22
Remplir les glacières
2 personnes
23
Préparer le café et le thé
2 personnes
24
Préparer les en-cas
3 personnes
25
Installer les tables et les chaises
4 personnes
26
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
27
Installer la table traiteur
2 personnes
28
Brancher l'équipement de présentation
2 personnes
29
Tester techniquement les présentations
2 personnes
30
Installer la signalétique
2 personnes
31
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes
32
Faire le briefing d’équipe
5 personnes

Événement

33
Tenir le comptoir d’accueil
2 personnes
34
Enregistrer les participants
2 personnes
35
Distribuer les badges nominatifs
36
Servir le café et le thé
2 personnes
37
Accompagner les participants jusqu’à la salle
2 personnes
38
Annoncer l'ouverture
39
Accompagner les intervenants
2 personnes
40
Animer les présentations
41
Recueillir les questions de la salle
2 personnes
42
Servir des amuse-bouches
3 personnes
43
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
44
Dégager les tables au fil de l’événement
2 personnes
45
Animer les tables de discussion
5 personnes
46
Noter les points d’action par table
5 personnes
47
Tenir les points d’information
4 personnes
48
Noter les remarques et les signalements
2 personnes
49
Annoncer la pause
50
Encadrer le programme du soir
2 personnes
51
Annoncer la clôture
52
Guider les participants vers la sortie
2 personnes
53
Rassembler les objets perdus
2 personnes

Suivi

54
Emballer le catering restant
2 personnes
55
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
56
Rassembler la vaisselle et le matériel
3 personnes
57
Faire la vaisselle
3 personnes
58
Remettre les tables et les chaises en place
4 personnes
59
Démonter la technique de présentation
2 personnes
60
Nettoyer l’espace
4 personnes
61
Retirer la signalétique
2 personnes
62
Fermer le lieu
2 personnes
63
Rendre les articles empruntés
2 personnes
64
Traiter la liste de présence
65
Répondre aux questions des participants
2 personnes
66
Rédiger le rapport sur les signaux
2 personnes
67
Envoyer un message de remerciement aux participants
2 personnes
68
Archiver les informations et les photos

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 12
Chaisesqté 110
Table d’accueil
Tables d’informationqté 4
Tabouretsqté 8

Équipement

Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Enceinte portableqté 2
Micro sans filqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Câbles HDMIqté 2
Cliqueur de présentation

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 120
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Louchesqté 8
Plateaux de serviceqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 3
Couteaux de chef et couteaux à painqté 4
Plateaux de serviceqté 8
Pinces de cuisineqté 6

Décoration

Panneau d’accueil
Nappeqté 12
Badges nominatifsqté 120
Stylos pour étiquettes nominativesqté 20
Plans de quartierqté 20
Panneaux indicateursqté 12
Numéros de tableqté 8

Fournitures de bureau

Formulaires d’inscriptionqté 120
Presse-papiersqté 8
Stylos à billeqté 40
Blocs-notesqté 120
Blocs pour chevaletqté 4
Marqueursqté 12
Post-itqté 12
Rouleaux de ruban adhésifqté 6
Ciseauxqté 4
Agrafeusesqté 2
Classeurs de documentsqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 8
Balais à mainqté 2
Pinces à déchetsqté 2

Éclairage

Lampes de table LEDqté 6

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la salle et vérifiez les autorisations au moins 4 à 6 semaines avant la réunion. Contrôlez aussi les itinéraires de circulation et l’emplacement des tables d’information avant d’annoncer l’adresse.
Prévoyez un programme de 60 à 90 minutes, avec les thèmes et le temps de parole de chaque intervenant. Demandez les présentations quelques jours à l’avance pour éviter de découvrir un fichier incompatible au dernier moment.
Envoyez les invitations environ 3 semaines avant la date, puis une confirmation 3 à 5 jours avant. Utilisez la liste des participants pour préparer les badges nominatifs et repérer les besoins alimentaires.
Testez l’ordinateur portable, le vidéoprojecteur, l’écran, le micro et l’enceinte au moins 1 heure avant l’arrivée du public. Vérifiez chaque rallonge, multiprise et câble HDMI sur le branchement réel de la salle.
Installez la table d’accueil, les tables d’information, les chaises et le panneau d’accueil avant l’ouverture des portes. Préparez le café, le thé et les en-cas en dernier, puis gardez les boissons dans les glacières ou les thermos jusqu’au début de la réunion.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une réunion de sécurité de quartier ?: Prévoyez idéalement 4 à 6 semaines. Ce délai permet de réserver la salle, vérifier les déclarations, confirmer les intervenants, envoyer les invitations et préparer le matériel.
Quand envoyer les invitations à une réunion de sécurité de quartier ?: Envoyez-les environ 3 semaines avant la réunion. Faites partir une confirmation 3 à 5 jours avant avec l’horaire, l’adresse, le programme et les informations pratiques.
Combien de temps avant faut-il arriver dans la salle ?: Arrivez au moins 1 heure avant l’accueil des participants. Comptez ce temps pour installer les tables et les chaises, préparer les badges, tester la projection et régler le son.
Que faut-il vérifier la veille d’une réunion de sécurité de quartier ?: Vérifiez les inscriptions, les besoins alimentaires, les présentations et le programme des intervenants. Contrôlez aussi la liste des courses, les câbles, les rallonges, les multiprises et les itinéraires de circulation.

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