Eine Stadtteil-Sicherheitsversammlung Schritt für Schritt organisieren

Bei einer Stadtteil-Sicherheitsversammlung müssen Informationen, Beteiligung und ein klarer Ablauf zusammenpassen. Beginne deshalb mit Termin, Ort und den Themen, bevor du Referenten, Partner und Einladungen koordinierst. Plane anschließend Anmeldung, Gesprächsfragen, Präsentationen und die Informationen zur Anlaufstelle. Am Veranstaltungstag entscheiden ein verständlicher Raumplan, geprüfte Technik und ein vorbereiteter Empfang darüber, ob die Versammlung ruhig und zugänglich abläuft.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort festlegen
2 Personen
2
Programm und Themen festlegen
3 Personen
3
Referenten und Partner ansprechen
2 Personen
4
Raum reservieren
5
Genehmigungen und Meldungen prüfen
6
Einladungstext schreiben
2 Personen
7
Einladungen verschicken
2 Personen
8
Quartierpartner informieren
2 Personen
9
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
10
Ernährungswünsche erfassen
11
Fragen der Teilnehmenden beantworten
2 Personen
12
Bestätigungen an Teilnehmer senden
2 Personen
13
Sprecherprogramm bestätigen
2 Personen
14
Präsentationen sammeln
2 Personen
15
Gesprächsfragen vorbereiten
3 Personen
16
Informationen zur Anlaufstelle zusammenstellen
2 Personen
17
Lageplan und Laufwege erstellen
18
Namensschilder und Teilnehmerliste erstellen
2 Personen
19
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
20
Einkaufen gehen
3 Personen
21
Materialien zum Veranstaltungsort bringen
3 Personen
22
Kühlboxen füllen
2 Personen
23
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
24
Snacks vorbereiten
3 Personen
25
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
26
Empfangstheke einrichten
2 Personen
27
Cateringtisch einrichten
2 Personen
28
Präsentationstechnik anschließen
2 Personen
29
Präsentationen technisch testen
2 Personen
30
Beschilderung anbringen
2 Personen
31
Sicherheitskontrolle durchführen
2 Personen
32
Teambriefing durchführen
5 Personen

Event

33
Empfangstheke besetzen
2 Personen
34
Teilnehmer registrieren
2 Personen
35
Namensschilder ausgeben
36
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
37
Teilnehmende zum Saal begleiten
2 Personen
38
Eröffnung ankündigen
39
Redner betreuen
2 Personen
40
Präsentationen betreuen
41
Fragen aus dem Publikum sammeln
2 Personen
42
Snacks servieren
3 Personen
43
Getränke nachfüllen
2 Personen
44
Tische zwischendurch abräumen
2 Personen
45
Gesprächstische begleiten
5 Personen
46
Aktionspunkte pro Tisch notieren
5 Personen
47
Informationspunkte besetzen
4 Personen
48
Meldungen und Hinweise notieren
2 Personen
49
Pause ankündigen
50
Abendprogramm betreuen
2 Personen
51
Abschluss ankündigen
52
Teilnehmende zum Ausgang begleiten
2 Personen
53
Fundsachen sammeln
2 Personen

Nachbereitung

54
Übrig gebliebenes Catering verpacken
2 Personen
55
Abfall trennen und entsorgen
3 Personen
56
Geschirr und Materialien einsammeln
3 Personen
57
Geschirr abwaschen
3 Personen
58
Tische und Stühle zurückstellen
4 Personen
59
Präsentationstechnik abbauen
2 Personen
60
Raum reinigen
4 Personen
61
Beschilderung entfernen
2 Personen
62
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
63
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
64
Anwesenheitsliste bearbeiten
65
Fragen der Teilnehmenden beantworten
2 Personen
66
Bericht über Signale ausarbeiten
2 Personen
67
Dankesnachricht an die Teilnehmer senden
2 Personen
68
Informationen und Fotos archivieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 12
StühleAnz. 110
Empfangstisch
InformationstischeAnz. 4
HockerAnz. 8

Ausstattung

Laptop
Beamer
Projektionsleinwand
Tragbarer LautsprecherAnz. 2
Kabelloses MikrofonAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
HDMI-KabelAnz. 2
Präsentationsklicker

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 150
KaffeetassenAnz. 120
TellerAnz. 120
BestecksetsAnz. 120
ServierlöffelAnz. 8
ServierschalenAnz. 12

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 6
KühlboxenAnz. 4
SchneidebretterAnz. 3
Koch- und BrotmesserAnz. 4
ServierplattenAnz. 8
KüchenzangenAnz. 6

Dekoration

Willkommensschild
TischdeckeAnz. 12
NamensschilderAnz. 120
Stifte für NamensschilderAnz. 20
StadtteilkartenAnz. 20
WegweiserAnz. 12
TischnummernAnz. 8

Büromaterial

RegistrierungsformulareAnz. 120
KlemmbretterAnz. 8
KugelschreiberAnz. 40
NotizblöckeAnz. 120
Flipchart-BlöckeAnz. 4
MarkerAnz. 12
KlebezettelAnz. 12
KlebebandrollenAnz. 6
ScherenAnz. 4
TackerAnz. 2
DokumentenmappenAnz. 12

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
HandfegerAnz. 2
MüllgreiferAnz. 2

Beleuchtung

LED-TischlampenAnz. 6

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege zuerst Termin, Ort und Themen fest und prüfe danach Genehmigungen und Meldungen. So verschickst du keine Einladungen, bevor Raum und Rahmen geklärt sind.
Bitte Referenten spätestens einige Wochen vor dem Termin um eine verbindliche Zusage und einen Präsentationsentwurf. Sammle die Dateien vorab, damit Laptop, Beamer, Projektionsleinwand und HDMI-Kabel zusammen getestet werden können.
Bearbeite Anmeldungen fortlaufend und erfasse Ernährungswünsche spätestens 5 bis 7 Tage vorher. Sende danach Bestätigungen mit Beginn, Anlaufstelle und Zugangsinformationen.
Erstelle vor dem Aufbau einen Lageplan mit Laufwegen, Empfangstisch und Informationstischen. Lege Namensschilder und Teilnehmerliste am Empfang bereit und kennzeichne den Raum mit einem Willkommensschild.
Plane die Verpflegung als eigenen Arbeitsblock: Kühlboxen füllen, Kaffee und Tee vorbereiten und Snacks auf Servierplatten anrichten. Prüfe vor dem Transport auch wiederverwendbare Becher, Tassen, Teller und Besteck.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Stadtteil-Sicherheitsversammlung planen?: Beginne mindestens 6 bis 8 Wochen vorher mit Termin, Ort, Themen und Genehmigungsprüfung. Referenten und Quartierpartner solltest du direkt danach ansprechen, damit Einladungen nicht ohne bestätigtes Programm verschickt werden.
Wann verschickt man die Einladungen zur Sicherheitsversammlung?: Verschicke die Einladungen idealerweise 3 bis 4 Wochen vor dem Termin. Bitte um Anmeldungen und Ernährungswünsche mit einer Frist von etwa 5 bis 7 Tagen, damit Teilnehmerliste und Verpflegung rechtzeitig feststehen.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau vor einer Stadtteilversammlung?: Plane mindestens 90 Minuten für Tische, Stühle, Empfang, Informationstische und Technik ein. Für Beamer, Mikrofon, Lautsprecher und Präsentationen sollte zusätzlich ein vollständiger Funktionstest vor dem Einlass stattfinden.
Was muss man bei einer Sicherheitsversammlung am Empfang bereitlegen?: Am Empfang gehören Teilnehmerliste, Namensschilder, Willkommensschild und Informationen zur Anlaufstelle zusammen. Lege den Lageplan und die Laufwege spätestens 30 Minuten vor Beginn sichtbar aus, damit Fragen nicht erst im Saal geklärt werden müssen.

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