Organiser une réunion d’intégration, étape par étape

Une réunion d’intégration réussie repose surtout sur un bon enchaînement des préparatifs. Commence par réserver le lieu, puis construis le programme avant d’envoyer les invitations : les participants doivent connaître les horaires, l’itinéraire et les activités prévues. Les inscriptions servent ensuite à confirmer les effectifs, les besoins alimentaires et le nombre de badges. Les oublis arrivent souvent dans les derniers jours, notamment pour la technique, les boissons fraîches et l’accueil sur place.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver le lieu
2
Rédiger les invitations
2 personnes
3
Envoyer les invitations
2 personnes
4
Traiter les inscriptions
2 personnes
5
Confirmer les inscriptions
2 personnes
6
Recueillir les besoins alimentaires
2 personnes
7
Établir le programme
2 personnes
8
Confirmer les intervenants
9
Sélectionner les activités
2 personnes
10
Commander le catering
2 personnes
11
Réserver la technique
12
Répartir les bénévoles
2 personnes
13
Créer le plan
14
Concevoir le panneau de bienvenue
15
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
16
Imprimer les programmes
2 personnes
17
Envoyer les informations sur l’itinéraire
18
Faire la liste des présences
19
Préparer les étiquettes de régime
2 personnes
20
Faire les courses
3 personnes
21
Mettre en place les stocks non périssables
2 personnes
22
Contrôler les produits frais
2 personnes
23
Préparer les en-cas
4 personnes
24
Refroidir les boissons
2 personnes
25
Charger le matériel technique
26
Rassembler le matériel
2 personnes
27
Vérifier les prévisions météo

Événement

28
Ouvrir le lieu
2 personnes
29
Vérifier les espaces
2 personnes
30
Installer les tables
4 personnes
31
Installer les chaises
4 personnes
32
Installer la table d'inscription
2 personnes
33
Installer les tables de buffet
3 personnes
34
Préparer la vaisselle
2 personnes
35
Préparer les boissons
2 personnes
36
Suspendre la décoration
3 personnes
37
Raccorder la sonorisation
2 personnes
38
Tester la présentation
39
Trier les badges nominatifs
2 personnes
40
Remettre les plats à température
3 personnes
41
Briefer l’équipe d’accueil
2 personnes
42
Accueillir les invités
4 personnes
43
Enregistrer la présence
3 personnes
44
Servir la boisson de bienvenue
3 personnes
45
Accompagner l'ouverture
2 personnes
46
Animer l’activité de знакомства
4 personnes
47
Servir le café et le thé
3 personnes
48
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
49
Animer les tours de discussion
4 personnes
50
Servir des amuse-bouches
3 personnes
51
Présenter le buffet
2 personnes
52
Servir le buffet
5 personnes
53
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
54
Rassembler la vaisselle utilisée
3 personnes
55
Encadrer l’activité culturelle
4 personnes
56
Servir le dessert
3 personnes
57
Encadrer la clôture
2 personnes
58
Raccompagner les invités
3 personnes
59
Évacuer les déchets au fur et à mesure
2 personnes

Suivi

60
Faire la vaisselle
3 personnes
61
Démonter le buffet
3 personnes
62
Éteindre l’équipement
2 personnes
63
Remettre le mobilier en place
4 personnes
64
Nettoyer le lieu
4 personnes
65
Évacuer les déchets
2 personnes
66
Emballer le matériel
2 personnes
67
Rendre les articles empruntés
2 personnes
68
Répartir les restes de nourriture
2 personnes
69
Vérifier la vaisselle
2 personnes
70
Retirer la décoration
2 personnes
71
Rapporter les clés du lieu

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 10
Chaisesqté 70
Tables de buffetqté 4
Table d'inscription
Tables hautesqté 6
Portants à vêtementsqté 2

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 80
Assiettes à dessertqté 80
Bol à soupeqté 30
Verres à boireqté 100
Tasses à caféqté 80
Couvertsqté 80
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 16
Plateaux de serviceqté 8
Tassesqté 40

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Pinces de cuisineqté 8
Verres doseursqté 2
Gants de cuisineqté 4
Bacs de maintien au chaudqté 6
Bacs à glaçonsqté 4

Équipement

Enceinte portable
Micro sans fil
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Ordinateur portable
Télécommande de présentation

Décoration

Nappesqté 10
Guirlandes lumineusesqté 6
Guirlandes de fanionsqté 6
Compositions floralesqté 8
Panneau d’accueil
Pancartes de tableqté 12
Badges nominatifsqté 70
Stylosqté 30
Ruban adhésifqté 4
Ciseauxqté 4
Pâte adhésiveqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 6
Bacs à vaisselleqté 6
Épongesqté 8
Poubellesqté 4
Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Serpillièreqté 2
Seauxqté 3

Catering

Courses

Conseils

Réserve le lieu avant de finaliser les invitations, puis vérifie qu’il peut accueillir les tables, les chaises, le buffet et la table d’inscription. Garde une zone dégagée pour les activités et les déplacements.
Prépare le programme avant l’envoi des invitations et fixe une date limite d’inscription située au moins 7 jours avant la réunion. Tu auras ainsi le temps de confirmer les participants, les intervenants et les besoins alimentaires.
Traite les informations alimentaires dès la clôture des inscriptions. Prépare des étiquettes de régime pour le buffet et prévois une liste des présences à l’entrée afin de fluidifier l’accueil dès les premières minutes.
Réserve la technique au plus tard 10 jours avant l’événement : enceinte portable, micro sans fil et vidéoprojecteur doivent être compatibles avec le lieu. Charge le matériel et teste les branchements avant l’arrivée des participants.
Ne garde pas les achats et la mise en place pour le dernier moment. Installe les stocks non périssables la veille, contrôle les produits frais le jour même, refroidis les boissons plusieurs heures à l’avance et prépare les en-cas avant l’ouverture des portes.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une réunion d’intégration ?: Prévois environ 3 à 4 semaines pour une réunion avec repas, activités et intervenants. Réserve le lieu dès le début et bloque les derniers 3 jours pour les confirmations, les achats et la mise en place.
Quand envoyer les invitations pour une réunion d’intégration ?: Envoie-les environ 3 semaines avant la date prévue, avec une date limite d’inscription au moins 7 jours avant l’événement. Cela laisse le temps d’adapter le catering, les badges et les besoins alimentaires.
Quand préparer le buffet et les boissons ?: Mets les produits non périssables en place la veille. Contrôle les produits frais le jour même et refroidis les boissons au moins 4 heures avant le début de la réunion.
Quand tester le matériel technique ?: Teste le vidéoprojecteur, le micro et l’enceinte portable au moins 2 heures avant l’accueil des participants. Charge et regroupe le matériel technique la veille pour éviter une recherche de câbles ou d’adaptateurs le jour J.

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