Cómo organizar una reunión de integración sin improvisar
Una reunión de integración funciona mejor cuando combinas una agenda clara con momentos informales para conversar. Empieza por reservar el lugar y definir el objetivo; después coordina invitaciones, inscripciones, preferencias dietéticas y actividades. Durante las últimas dos semanas, cierra el programa, el catering, la técnica y la distribución del espacio. El día anterior, comprueba los productos frescos, enfría las bebidas y deja cargado el equipo técnico para no resolverlo todo a última hora.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Reservar el lugar
- 2
Redactar invitaciones
2 personas
- 3
Enviar invitaciones
2 personas
- 4
Gestionar inscripciones
2 personas
- 5
Confirmar inscripciones
2 personas
- 6
Recoger preferencias dietéticas
2 personas
- 7
Elaborar el programa
2 personas
- 8
Confirmar ponentes
- 9
Seleccionar actividades
2 personas
- 10
Pedir el catering
2 personas
- 11
Reservar técnica
- 12
Asignar voluntarios
2 personas
- 13
Hacer el plano
- 14
Diseñar el cartel de bienvenida
- 15
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
- 16
Imprimir programas
2 personas
- 17
Enviar información de ruta
- 18
Crear la lista de asistencia
- 19
Preparar etiquetas dietéticas
2 personas
- 20
Hacer la compra
3 personas
- 21
Preparar provisiones no perecederas
2 personas
- 22
Comprobar los productos frescos
2 personas
- 23
Preparar aperitivos
4 personas
- 24
Enfriar bebidas
2 personas
- 25
Cargar el equipo técnico
- 26
Reunir los materiales
2 personas
- 27
Comprobar el pronóstico del tiempo
Evento
- 28
Abrir la ubicación
2 personas
- 29
Comprobar los espacios
2 personas
- 30
Montar mesas
4 personas
- 31
Colocar las sillas
4 personas
- 32
Montar la mesa de registro
2 personas
- 33
Montar mesas de buffet
3 personas
- 34
Preparar la vajilla
2 personas
- 35
Preparar las bebidas
2 personas
- 36
Colgar la decoración
3 personas
- 37
Conectar el equipo de sonido
2 personas
- 38
Probar la presentación
- 39
Clasificar las tarjetas con nombres
2 personas
- 40
Poner la comida a temperatura
3 personas
- 41
Instruir al equipo de recepción
2 personas
- 42
Recibir a los invitados
4 personas
- 43
Registrar la asistencia
3 personas
- 44
Servir la bebida de bienvenida
3 personas
- 45
Acompañar la inauguración
2 personas
- 46
Coordinar la actividad de presentación
4 personas
- 47
Servir café y té
3 personas
- 48
Rellenar las bebidas
2 personas
- 49
Guiar las rondas de conversación
4 personas
- 50
Servir aperitivos
3 personas
- 51
Presentar el bufé
2 personas
- 52
Servir el bufé
5 personas
- 53
Reponer el bufé
3 personas
- 54
Recoger la vajilla usada
3 personas
- 55
Guiar la actividad cultural
4 personas
- 56
Servir el postre
3 personas
- 57
Guiar el cierre
2 personas
- 58
Despedir a los invitados
3 personas
- 59
Retirar la basura de vez en cuando
2 personas
Seguimiento
- 60
Lavar la vajilla
3 personas
- 61
Recoger el buffet
3 personas
- 62
Apagar el equipo
2 personas
- 63
Volver a colocar el mobiliario
4 personas
- 64
Limpiar el lugar
4 personas
- 65
Llevar la basura
2 personas
- 66
Empaquetar materiales
2 personas
- 67
Devolver los objetos prestados
2 personas
- 68
Repartir la comida sobrante
2 personas
- 69
Comprobar la vajilla
2 personas
- 70
Retirar la decoración
2 personas
- 71
Devolver las llaves del recinto
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesas plegablescant. 10
- Sillascant. 70
- Mesas de buffetcant. 4
- Mesa de registro
- Mesas altascant. 6
- Percheroscant. 2
Vajilla
- Platos de cenacant. 80
- Platos de postrecant. 80
- Tazones para sopacant. 30
- Vasoscant. 100
- Tazas de cafécant. 80
- Cubiertoscant. 80
- Cucharonescant. 12
- Bandejas de servircant. 16
- Bandejas para servircant. 8
- Tazascant. 40
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 6
- Neveras portátilescant. 4
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de chef y de pancant. 6
- Pinzas de cocinacant. 8
- Jarras medidorascant. 2
- Guantes de hornocant. 4
- Bandejas para mantener calientecant. 6
- Cubiterascant. 4
Equipo
- Altavoz portátil
- Micrófono inalámbrico
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
- Portátil
- Mando a distancia para presentaciones
Decoración
- Mantelescant. 10
- Guirnaldas de lucescant. 6
- Guirnaldascant. 6
- Arreglos floralescant. 8
- Cartel de bienvenida
- Carteles de mesacant. 12
- Tarjetas de nombrecant. 70
- Bolígrafoscant. 30
- Cinta adhesivacant. 4
- Tijerascant. 4
- Masilla adhesivacant. 4
Limpieza
- Papeleracant. 6
- Cubetas para lavarcant. 6
- Esponjascant. 8
- Cubos de basuracant. 4
- Escobacant. 2
- Recogedor y escobacant. 2
- Fregonacant. 2
- Cuboscant. 3
Catering
- Compras
Consejos
- Reserva el lugar antes de enviar las invitaciones y confirma que caben las mesas de registro, buffet, actividades y al menos una zona de conversación. Deja un recorrido despejado hacia el catering y los percheros.
- Cierra las inscripciones con una fecha límite concreta, idealmente entre 7 y 10 días antes. Así puedes confirmar asistentes, recoger preferencias dietéticas, preparar etiquetas y pedir el catering con cantidades reales.
- Envía el programa y la información de ruta al menos 3 días antes. Incluye la hora de registro, las actividades, los ponentes y cualquier indicación necesaria para llegar al lugar.
- Haz una prueba técnica el día anterior: micrófono inalámbrico, altavoz portátil, proyector y cables. Carga el equipo y coloca una persona responsable de resolver incidencias durante la reunión.
- Organiza la llegada antes de preparar la comida: coloca la mesa de registro, tarjetas de nombre, lista de asistencia y cartel de bienvenida. Enfría las bebidas con tiempo y separa los alimentos según las etiquetas dietéticas.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una reunión de integración?
- Empieza entre 4 y 6 semanas antes para reservar el lugar, enviar invitaciones y seleccionar actividades. Deja los últimos 7 días para confirmar inscripciones, catering, ponentes, voluntarios y necesidades técnicas.
- ¿Cuándo se deben enviar las invitaciones?
- Envíalas entre 3 y 4 semanas antes de la reunión y fija una fecha límite de inscripción 7-10 días antes. Ese margen permite confirmar asistentes y ajustar comida, materiales y distribución del espacio.
- ¿Qué se prepara el día anterior?
- El día anterior comprueba los productos frescos, prepara las provisiones no perecederas, enfría las bebidas e imprime programas y listas. También conviene cargar el equipo técnico y dejar listas las tarjetas de nombre y las etiquetas dietéticas.
- ¿Cómo calcular la bebida para una reunión de integración?
- Para la primera hora, calcula 2-3 bebidas por persona y después aproximadamente 1 por persona y hora, ajustando según la duración y el clima. Añade agua suficiente y mantén una parte refrigerada mientras se sirven las primeras bebidas.
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