Organiser une réunion d’information sur la construction

Une réunion d’information sur la construction demande surtout une bonne coordination entre intervenants, visiteurs et équipe technique. Commencez par fixer le programme, réserver la salle et vérifier le stationnement, puis ouvrez rapidement les inscriptions. Les dernières semaines servent à recueillir les questions, confirmer les présentations et commander le catering. Le jour J, prévoyez assez de temps pour installer les tables et les chaises, tester le projecteur, l’ordinateur portable, les microphones et les câbles avant l’arrivée du premier visiteur.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver la salle
2
Vérifier les possibilités de stationnement
3
Consigner le programme et les horaires
2 personnes
4
Confirmer les intervenants
5
Demander les présentations
6
Rédiger les invitations
2 personnes
7
Envoyer les invitations
8
Ouvrir le formulaire d’inscription
9
Traiter les inscriptions
10
Recueillir les besoins alimentaires
11
Recueillir les questions des visiteurs
12
Préparer les questions fréquentes
2 personnes
13
Imprimer la liste des visiteurs
14
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
15
Vérifier les présentations
2 personnes
16
Tester la technique
2 personnes
17
Imprimer les documents
2 personnes
18
Préparer les panneaux de direction
19
Commander le catering
20
Faire les courses
2 personnes
21
Acheminer le matériel sur le site
2 personnes
22
Ouvrir la salle
2 personnes
23
Vérifier la salle
2 personnes
24
Installer les tables
3 personnes
25
Installer les chaises
3 personnes
26
Aménager la table d'accueil
2 personnes
27
Installer le projecteur et l'écran
2 personnes
28
Installer les microphones
2 personnes
29
Tester le niveau sonore
2 personnes
30
Préparer les présentations
31
Préparer les documents à distribuer
2 personnes
32
Préparer le café et le thé
2 personnes
33
Mettre les boissons au frais
34
Préparer les en-cas
2 personnes
35
Installer les panneaux de parcours
2 personnes
36
Briefer l’équipe d’accueil
2 personnes

Événement

37
Accueillir les visiteurs
3 personnes
38
Cocher les inscriptions
2 personnes
39
Distribuer les badges nominatifs
2 personnes
40
Servir le café et le thé
2 personnes
41
Assurer l’ouverture
42
Animer les présentations
2 personnes
43
Recueillir les questions de la salle
44
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
45
Servir des amuse-bouches
2 personnes
46
Encadrer la pause
2 personnes
47
Encadrer le programme du soir
2 personnes
48
Gérer les micros de pupitre
49
Distribuer le matériel de présentation
2 personnes
50
Assurer la clôture
51
Reconduire les visiteurs
2 personnes

Suivi

52
Rassembler les objets trouvés
53
Ranger le service traiteur
2 personnes
54
Faire la vaisselle
2 personnes
55
Rassembler les déchets
2 personnes
56
Éteindre l’équipement
2 personnes
57
Emballer le matériel de présentation
2 personnes
58
Remettre les tables et les chaises en place
3 personnes
59
Nettoyer la salle
3 personnes
60
Retourner les matériels
2 personnes
61
Archiver la liste des visiteurs
62
Répondre aux questions de suivi
2 personnes
63
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 10
Chaisesqté 80
Tables de maquillageqté 2
Tabouretsqté 6

Équipement

Projecteur
Écran de projection
Ordinateur portable
Câble HDMIqté 2
Adaptateurs HDMIqté 3
Microphones sans filqté 3
Pied de microphone
Enceinte portable
Multiprisesqté 5
Rallongesqté 5
Cliqueur de présentation

Éclairage

Lampadairesqté 4
Piles de rechangeqté 12

Vaisselle

Tasses à caféqté 80
Verresqté 80
Assiettesqté 80
Couvertsqté 80

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 3
Plateaux de serviceqté 8
Cuillères de serviceqté 8
Tire-bouchonsqté 2

Décoration

Nappesqté 10
Supports de badges nominatifsqté 80
Panneaux indicateursqté 8
Panneaux d'informationqté 6
Poubellesqté 6

Nettoyage

Balaiqté 2
Aspirateur
Kit de lavage
Seau de nettoyageqté 2

Catering

Courses

Conseils

Fixez le programme et les horaires au moins 3 semaines avant la réunion, puis confirmez chaque intervenant séparément. Demandez les présentations dans le même délai afin de pouvoir vérifier les fichiers avant le jour J.
Ouvrez le formulaire d’inscription dès l’envoi des invitations et consultez-le chaque jour pendant la dernière semaine. Demandez aussi les besoins alimentaires et les questions des visiteurs, au lieu d’attendre leur arrivée.
Prévoyez une vérification technique complète 60 à 90 minutes avant l’accueil. Testez le projecteur, l’écran, l’ordinateur portable, le câble HDMI, les adaptateurs, les microphones sans fil et les multiprises avec les présentations définitives.
Imprimez la liste des visiteurs et préparez les badges nominatifs avant l’ouverture de la salle. Ajoutez des panneaux de direction visibles depuis l’entrée et vérifiez le stationnement pour éviter les arrivées tardives.
Faites acheminer le matériel sur place la veille ou au moins 2 heures avant le début. Installez d’abord les tables et les chaises, puis contrôlez les tasses, verres, assiettes, couverts, machines à café, bouilloires et thermos avant la livraison du catering.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une réunion d’information sur la construction ?: Envoyez-les environ 3 semaines avant la réunion, avec le programme provisoire et le lien d’inscription. Fermez les inscriptions 2 à 3 jours avant l’événement pour imprimer la liste des visiteurs et préparer les badges.
Combien de temps prévoir pour installer la salle ?: Prévoyez au moins 90 minutes avant l’arrivée des visiteurs pour installer les tables et les chaises, placer les documents et tester la technique. Ajoutez 30 minutes si le matériel doit être transporté depuis un autre site.
Quand commander le catering pour cette réunion ?: Passez la commande 5 à 7 jours avant la réunion, une fois le nombre d’inscrits et les besoins alimentaires connus. Gardez une petite marge pour les inscriptions tardives et vérifiez l’heure exacte de livraison la veille.
Que faut-il tester avant une réunion d’information sur la construction ?: Testez au minimum le projecteur, l’écran, l’ordinateur portable, le câble HDMI, les adaptateurs, les microphones sans fil et l’enceinte portable. Faites un essai avec chaque présentation 60 minutes avant le début, puis gardez des piles de rechange et des rallonges à portée de main.

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