Eine Informationsveranstaltung zum Bauvorhaben organisieren

Bei einer Informationsveranstaltung zum Bauvorhaben zählt eine klare Reihenfolge: Erst stehen Termin, Saal und Programm fest, danach folgen Referenten, Einladungen und Anmeldungen. Plane genügend Zeit für Besucherfragen, Präsentationsprüfung und einen Techniktest ein. Häufig fehlen am Veranstaltungstag nicht die großen Geräte, sondern HDMI-Adapter, Ersatzbatterien, Namensschilder oder gut sichtbare Routenschilder. Mit einem festen Zeitplan und einer ausgedruckten Besucherliste behält das Team auch bei kurzfristigen Änderungen den Überblick.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Saal reservieren
2
Parkmöglichkeiten prüfen
3
Programm und Zeiten festlegen
2 Personen
4
Referenten bestätigen
5
Präsentationen anfordern
6
Einladungen erstellen
2 Personen
7
Einladungen verschicken
8
Anmeldeformular öffnen
9
Anmeldungen bearbeiten
10
Ernährungswünsche erfassen
11
Fragen der Besucher sammeln
12
Häufig gestellte Fragen vorbereiten
2 Personen
13
Besucherliste ausdrucken
14
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
15
Präsentationen prüfen
2 Personen
16
Technik testen
2 Personen
17
Handouts drucken
2 Personen
18
Routenschilder vorbereiten
19
Catering bestellen
20
Einkaufen gehen
2 Personen
21
Materialien zum Veranstaltungsort bringen
2 Personen
22
Saal öffnen
2 Personen
23
Saal kontrollieren
2 Personen
24
Tische aufstellen
3 Personen
25
Stühle aufstellen
3 Personen
26
Empfangstisch einrichten
2 Personen
27
Projektor und Leinwand aufstellen
2 Personen
28
Mikrofone aufstellen
2 Personen
29
Lautstärke testen
2 Personen
30
Präsentationen vorbereiten
31
Handouts bereitlegen
2 Personen
32
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
33
Getränke kalt stellen
34
Snacks bereitstellen
2 Personen
35
Wegweiser aufstellen
2 Personen
36
Empfangsteam einweisen
2 Personen

Event

37
Besucher empfangen
3 Personen
38
Anmeldungen abhaken
2 Personen
39
Namensschilder verteilen
2 Personen
40
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
41
Eröffnung betreuen
42
Präsentationen betreuen
2 Personen
43
Fragen aus dem Publikum sammeln
44
Getränke nachfüllen
2 Personen
45
Snacks servieren
2 Personen
46
Pause betreuen
2 Personen
47
Abendprogramm betreuen
2 Personen
48
Tischmikrofone verwalten
49
Infomaterial verteilen
2 Personen
50
Abschluss organisieren
51
Besucher verabschieden
2 Personen

Nachbereitung

52
Fundsachen sammeln
53
Catering aufräumen
2 Personen
54
Geschirr abwaschen
2 Personen
55
Abfall sammeln
2 Personen
56
Geräte ausschalten
2 Personen
57
Präsentationsmaterial einpacken
2 Personen
58
Tische und Stühle zurückstellen
3 Personen
59
Saal reinigen
3 Personen
60
Materialien zurückgeben
2 Personen
61
Besucherliste archivieren
62
Rückfragen beantworten
2 Personen
63
Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 10
StühleAnz. 80
UmkleidetischeAnz. 2
HockerAnz. 6

Ausstattung

Projektor
Projektionsleinwand
Laptop
HDMI-KabelAnz. 2
HDMI-AdapterAnz. 3
FunkmikrofoneAnz. 3
Mikrofonständer
Tragbarer Lautsprecher
VerlängerungskabelAnz. 5
VerlängerungskabelAnz. 5
Präsentationsklicker

Beleuchtung

StehlampenAnz. 4
ErsatzbatterienAnz. 12

Geschirr

KaffeetassenAnz. 80
GläserAnz. 80
TellerAnz. 80
BestecksetsAnz. 80

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 4
KühlboxenAnz. 3
ServierschalenAnz. 8
ServierlöffelAnz. 8
FlaschenöffnerAnz. 2

Dekoration

TischdeckenAnz. 10
NamensschildhalterAnz. 80
WegweiserAnz. 8
InfotafelnAnz. 6
AbfallbehälterAnz. 6

Reinigung

BesenAnz. 2
Staubsauger
Wischset
Reinigungs-EimerAnz. 2

Catering

Einkäufe

Tipps

Reserviere den Saal früh und prüfe gleichzeitig die Parkmöglichkeiten. Kläre mindestens 4 Wochen vor dem Termin, wie viele Sitzplätze, Tische und Stehplätze tatsächlich verfügbar sind.
Lege Programm und Zeiten fest, bevor du Einladungen verschickst. Fordere Präsentationen spätestens 7 Tage vorher an, damit Folien, Dateiformate und Reihenfolge noch geprüft werden können.
Öffne das Anmeldeformular mindestens 3 Wochen vor der Veranstaltung und bearbeite Rückmeldungen täglich. Erfasse Ernährungswünsche nicht erst beim Catering, sondern spätestens 5 Tage vor dem Termin.
Sammle Fragen der Besucher schon mit der Anmeldung und bereite daraus eine FAQ-Liste vor. Drucke Besucherliste und Namensschilder am Vortag aus; so musst du am Einlass nicht mit einzelnen E-Mails arbeiten.
Teste Projektor, Leinwand, Laptop, HDMI-Kabel, Adapter und Mikrofone am Veranstaltungsort mindestens 2 Stunden vor Beginn. Lege Verlängerungskabel, Ersatzbatterien und einen Präsentationsklicker bereit, weil genau diese Kleinteile oft kurzfristig fehlen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Informationsveranstaltung zum Bauvorhaben planen?: Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Saal, Parkmöglichkeiten und Programm. Referenten, Präsentationen und Einladungen sollten spätestens 3 Wochen vor dem Termin feststehen.
Wann sollte man die Einladungen für eine Bauveranstaltung verschicken?: Verschicke die Einladungen etwa 3 Wochen vor der Veranstaltung und öffne gleichzeitig das Anmeldeformular. Plane 5 bis 7 Tage vor dem Termin eine Erinnerung für Personen ein, die noch nicht geantwortet haben.
Wie viel Zeit braucht der Techniktest vor einer Informationsveranstaltung?: Plane mindestens 2 Stunden vor dem Einlass für den Techniktest ein. Prüfe dabei nicht nur Projektor und Mikrofone, sondern auch HDMI-Adapter, Verlängerungskabel, Lautsprecher und Präsentationsdateien.
Wann bestellt man das Catering für eine Informationsveranstaltung?: Bestelle das Catering etwa 7 bis 10 Tage vorher, sobald die Anmeldezahlen belastbar sind. Aktualisiere die Menge spätestens 5 Tage vor Beginn und gib erfasste Ernährungswünsche an den Anbieter weiter.

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