Organiser une rencontre de réseautage sans rien oublier

Une rencontre de réseautage réussie repose sur un enchaînement précis : fixer la date, réserver le lieu, puis ouvrir les inscriptions avec toutes les informations utiles. Prévoyez rapidement le traiteur, les besoins alimentaires et les conditions de stationnement. La dernière semaine sert surtout à confirmer les participants, préparer les badges et vérifier les livraisons. Le jour J, l’accueil, les tables et les boissons doivent être prêts avant l’arrivée du premier invité.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Réserver le lieu
3
Réserver le catering
4
Rédiger les invitations
2 personnes
5
Envoyer les invitations
6
Traiter les inscriptions
7
Confirmer les inscriptions
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Envoyer les infos de parking
10
Concevoir les badges nominatifs
11
Imprimer les badges nominatifs
12
Imprimer la liste de présence
13
Imprimer le programme
14
Vérifier la liste des participants
15
Confirmer les livraisons
16
Inventorier le matériel
2 personnes
17
Vérifier la liste des courses
2 personnes
18
Faire les courses
2 personnes
19
Refroidir les boissons
2 personnes
20
Trier les badges nominatifs
21
Préparer le service traiteur
3 personnes
22
Ouvrir le lieu
2 personnes
23
Vérifier l’espace
2 personnes
24
Dégager l’entrée
2 personnes
25
Installer les tables
3 personnes
26
Installer les chaises
3 personnes
27
Installer la table d'inscription
2 personnes
28
Préparer les badges nominatifs
29
Préparer les programmes
30
Monter le buffet
3 personnes
31
Mettre en place le point café
2 personnes
32
Préparer les boissons
2 personnes
33
Disposer les amuse-bouches sur des plateaux
3 personnes
34
Installer la décoration
2 personnes
35
Vérifier l'éclairage
36
Tester la musique
37
Installer les poubelles
38
Vérifier les toilettes
39
Faire le briefing de l’équipe d’accueil
3 personnes
40
Donner le briefing à l'équipe catering
3 personnes

Événement

41
Tenir le bureau d'accueil
2 personnes
42
Enregistrer les invités
2 personnes
43
Distribuer les badges
2 personnes
44
Orienter les invités vers le vestiaire
45
Servir le café et le thé
2 personnes
46
Servir des amuse-bouches
3 personnes
47
Assurer l'accueil
48
Encadrer le tour de réseautage
2 personnes
49
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
50
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
51
Rassembler la vaisselle utilisée
2 personnes
52
Dégager les tables au fil de l’événement
2 personnes
53
Servir les repas diététiques
2 personnes
54
Servir les en-cas du soir
2 personnes
55
Accompagner les invités vers la sortie
56
Ranger les dernières boissons
2 personnes

Suivi

57
Rassembler le matériel d'inscription
58
Démonter le buffet
3 personnes
59
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
60
Faire la vaisselle
3 personnes
61
Rassembler les déchets
2 personnes
62
Nettoyer l’espace
3 personnes
63
Nettoyer les toilettes
64
Retirer la décoration
2 personnes
65
Éteindre l’équipement
66
Emballer le matériel
3 personnes
67
Rassembler les objets perdus
68
Fermer le lieu
2 personnes
69
Retourner les matériels
2 personnes
70
Vérifier les stocks restants
71
Rendre les objets trouvés
72
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables cocktailqté 8
Tables de buffetqté 4
Chaisesqté 60
Table d'inscription
Portant à vêtementsqté 2
Cintres de vestiaireqté 70

Vaisselle

Verres à eauqté 70
Verres à vinqté 70
Tasses à caféqté 60
Assiettesqté 80
Assiettes à dessertqté 70
Couvertsqté 80
Cuillères à caféqté 60
Saladiers de serviceqté 12
Cuillères de serviceqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Pincesqté 8
Petits bolsqté 16
Plateaux de serviceqté 10

Équipement

Enceinte Bluetoothqté 2
Microphone
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Stations de rechargeqté 2
Ordinateur portable
Adaptateur de présentation
Batteries externesqté 4

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 4
Lampes LEDqté 8

Décoration

Chemins de tableqté 12
Compositions floralesqté 8
Panneau d’accueil
Stylosqté 20
Supports de badges nominatifsqté 60
Paperboard
Feuilles de paperboardqté 20
Marqueursqté 8
Papier d’impressionqté 2
Badges nominatifsqté 60
Flyers du programmeqté 70
Pots à stylosqté 4
Numéros de tableqté 8
Jetons de vestiaireqté 80

Catering

Courses
Thermoboxesqté 4
Plateaux de présentationqté 12
Filtres à caféqté 2
Carafes d’eauqté 8
Tire-bouchonsqté 4
Tire-bouchonsqté 4
Tire-bouchonsqté 2
Cuillères à glaceqté 2
Distributeurs de boissonsqté 3

Nettoyage

Poubellesqté 6
Poubelles avec couvercleqté 2
Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Sets de serpillièreqté 2
Seauxqté 2
Gants en caoutchoucqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Porte-rouleaux de serviettesqté 4

Conseils

Bloquez la date et le programme avant d’envoyer les invitations. Prévoyez au moins 2 à 3 semaines pour recueillir les inscriptions et relancer les personnes qui n’ont pas répondu.
Demandez les besoins alimentaires dès l’inscription et transmettez le récapitulatif au traiteur au plus tard 5 jours avant la rencontre. Une modification reçue le jour même est difficile à intégrer.
Préparez les badges nominatifs à partir d’une liste de participants arrêtée 48 heures avant l’événement. Classez-les par ordre alphabétique et gardez quelques badges vierges à la table d’inscription.
Ne reportez pas les informations pratiques à la dernière invitation : envoyez le programme, le parking et l’horaire d’arrivée au moins 3 jours à l’avance. Cela réduit les questions à l’accueil.
Ouvrez le lieu au moins 90 minutes avant le début. Vérifiez l’espace, dégagez l’entrée, installez les tables cocktail et le buffet, puis testez le microphone, l’enceinte et les rallonges avant la livraison du traiteur.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une rencontre de réseautage ?: Prévoyez idéalement 4 à 6 semaines. Les réservations du lieu et du traiteur doivent être faites au début, tandis que les badges et l’impression de la liste de présence peuvent attendre les dernières 48 heures.
Quand envoyer les invitations pour une rencontre de réseautage ?: Envoyez-les 3 à 4 semaines avant la date prévue, avec le programme, l’adresse et les informations de parking. Fixez une date limite de réponse environ 7 jours avant l’événement.
Quand confirmer le nombre de participants au traiteur ?: Faites une première estimation une semaine avant, puis confirmez le nombre final et les besoins alimentaires 3 à 5 jours avant la rencontre. Gardez une petite marge pour les changements de dernière minute.
Que préparer le jour d’une rencontre de réseautage ?: Arrivez au moins 90 minutes avant l’ouverture pour vérifier la salle, installer les tables, refroidir les boissons et préparer l’accueil. Testez aussi le microphone, l’enceinte, les prises et les stations de recharge avant l’arrivée des participants.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.