Cómo organizar un encuentro de networking sin perder contactos ni tiempo
Un encuentro de networking funciona cuando las personas saben adónde ir, con quién hablar y cuánto dura cada parte. Empieza cerrando la fecha, el programa y el lugar; después organiza las invitaciones, las inscripciones y el catering. Durante la última semana, confirma asistentes, preferencias dietéticas y entregas. El día del encuentro, reserva al menos dos horas para abrir el espacio, montar las mesas, preparar las bebidas y revisar la acreditación antes de que llegue la primera persona.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Fijar la fecha y el programa
2 personas
- 2
Reservar el lugar
- 3
Reservar el catering
- 4
Redactar invitaciones
2 personas
- 5
Enviar invitaciones
- 6
Gestionar inscripciones
- 7
Confirmar inscripciones
- 8
Recoger preferencias dietéticas
- 9
Enviar la información de aparcamiento
- 10
Diseñar tarjetas de nombre
- 11
Imprimir etiquetas con nombres
- 12
Imprimir la lista de asistencia
- 13
Imprimir el programa
- 14
Comprobar la lista de participantes
- 15
Confirmar entregas
- 16
Inventariar materiales
2 personas
- 17
Comprobar la lista de la compra
2 personas
- 18
Hacer la compra
2 personas
- 19
Enfriar bebidas
2 personas
- 20
Clasificar las tarjetas con nombres
- 21
Preparar el catering
3 personas
- 22
Abrir la ubicación
2 personas
- 23
Comprobar el espacio
2 personas
- 24
Despejar la entrada
2 personas
- 25
Montar mesas
3 personas
- 26
Colocar las sillas
3 personas
- 27
Montar la mesa de registro
2 personas
- 28
Preparar tarjetas con nombres
- 29
Preparar los programas
- 30
Montar el buffet
3 personas
- 31
Montar el punto de café
2 personas
- 32
Preparar las bebidas
2 personas
- 33
Poner los aperitivos en bandejas
3 personas
- 34
Colgar la decoración
2 personas
- 35
Comprobar la iluminación
- 36
Probar la música
- 37
Colocar cubos de basura
- 38
Comprobar los baños
- 39
Dar briefing al equipo de recepción
3 personas
- 40
Dar briefing al equipo de catering
3 personas
Evento
- 41
Atender la mesa de recepción
2 personas
- 42
Registrar a los invitados
2 personas
- 43
Repartir las tarjetas con nombres
2 personas
- 44
Indicar a los invitados el guardarropa
- 45
Servir café y té
2 personas
- 46
Servir aperitivos
3 personas
- 47
Hacer la presentación
- 48
Coordinar la ronda de networking
2 personas
- 49
Rellenar las bebidas
2 personas
- 50
Reponer el bufé
3 personas
- 51
Recoger la vajilla usada
2 personas
- 52
Retirar las mesas entre tiempos
2 personas
- 53
Servir comidas especiales
2 personas
- 54
Servir los aperitivos de la noche
2 personas
- 55
Acompañar a los invitados a la salida
- 56
Recoger las últimas bebidas
2 personas
Seguimiento
- 57
Reunir el material de registro
- 58
Desmontar el buffet
3 personas
- 59
Desmontar mesas y sillas
4 personas
- 60
Lavar la vajilla
3 personas
- 61
Recoger la basura
2 personas
- 62
Limpiar el espacio
3 personas
- 63
Limpiar los baños
- 64
Retirar la decoración
2 personas
- 65
Apagar el equipo
- 66
Empaquetar materiales
3 personas
- 67
Recoger objetos perdidos
- 68
Cerrar el recinto
2 personas
- 69
Devolver los materiales
2 personas
- 70
Comprobar el stock restante
- 71
Devolver los objetos perdidos
- 72
Enviar mensaje de agradecimiento
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesas altascant. 8
- Mesas de buffetcant. 4
- Sillascant. 60
- Mesa de registro
- Percherocant. 2
- Perchas para el guardarropacant. 70
Vajilla
- Vasos para aguacant. 70
- Copas de vinocant. 70
- Tazas de cafécant. 60
- Platoscant. 80
- Platos de postrecant. 70
- Cubiertoscant. 80
- Cucharillas de cafécant. 60
- Cuencos de serviciocant. 12
- Cucharones de servircant. 12
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 6
- Neveras portátilescant. 4
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de cocinacant. 4
- Pinzascant. 8
- Cuencoscant. 16
- Bandejas de servircant. 10
Equipo
- Altavoz Bluetoothcant. 2
- Micrófono
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
- Estaciones de cargacant. 2
- Portátil
- Adaptador de presentación
- Baterías externascant. 4
Iluminación
- Guirnalda de lucescant. 4
- Lámparas LEDcant. 8
Decoración
- Manteles runnerscant. 12
- Arreglos floralescant. 8
- Cartel de bienvenida
- Bolígrafoscant. 20
- Portanombrescant. 60
- Pizarra de hojas
- Hojas de rotafoliocant. 20
- Rotuladores fosforescentescant. 8
- Papel de impresióncant. 2
- Tarjetas de nombrecant. 60
- Folletos del programacant. 70
- Portalápicescant. 4
- Números de mesacant. 8
- Etiquetas de guardarropacant. 80
Catering
- Compras
- Cajas térmicascant. 4
- Bandejas de presentacióncant. 12
- Filtros de cafécant. 2
- Jarras de aguacant. 8
- Sacacorchoscant. 4
- Abrebotellascant. 4
- Sacacorchoscant. 2
- Cucharillas para heladocant. 2
- Dispensadores de bebidascant. 3
Limpieza
- Papeleracant. 6
- Papelera con tapacant. 2
- Escobacant. 2
- Recogedor y escobacant. 2
- Fregonascant. 2
- Cuboscant. 2
- Guantes de gomacant. 4
- Dispensadores de jabón de manoscant. 4
- Portarrollos de toallascant. 4
Consejos
- Cierra el programa antes de enviar las invitaciones. Indica la hora de apertura, el inicio de las presentaciones y el momento previsto para café o catering, para que los asistentes puedan organizar su llegada.
- Envía las invitaciones con al menos 3 semanas de antelación y fija una fecha límite de inscripción 5 días antes del encuentro. Así tendrás tiempo para confirmar asistentes y recoger preferencias dietéticas.
- Prepara la acreditación el día anterior: imprime las etiquetas con nombres, ordénalas alfabéticamente y deja lista una copia de la lista de asistencia en la mesa de registro. Evita escribir nombres a mano cuando ya esté entrando la gente.
- Confirma las entregas y revisa el inventario 48 horas antes. Comprueba especialmente vasos de agua, copas, tazas, platos, cubiertos, termos, máquinas de café y cables alargadores; son elementos fáciles de olvidar y difíciles de sustituir a última hora.
- Llega al lugar al menos 2 horas antes. Despeja la entrada, coloca el guardarropa, monta las mesas altas y de buffet, prueba el micrófono y el altavoz, y enfría las bebidas antes de abrir las puertas.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un encuentro de networking?
- Empieza entre 4 y 6 semanas antes para reservar el lugar, cerrar el programa y contratar el catering. Envía las invitaciones al menos 3 semanas antes y confirma el número final de asistentes 5 días antes.
- ¿Cuándo se deben enviar las invitaciones para un networking?
- Envíalas 3 semanas antes del encuentro como mínimo. Deja abierta la inscripción durante unos 10-14 días y manda una confirmación final con horario, aparcamiento y datos prácticos 2 o 3 días antes.
- ¿Cuánto tiempo antes hay que preparar el espacio?
- Reserva 2 horas para abrir el lugar, comprobar el espacio, montar las mesas, preparar el catering y revisar el equipo. Si hay muchas mesas, guardarropa o material técnico, añade otros 30 minutos.
- ¿Cuándo hay que confirmar el catering y las dietas?
- Recoge las preferencias dietéticas durante la inscripción y confirma el número final con el catering 5 días antes. Haz una última comprobación al recibir la entrega para separar claramente las opciones especiales.
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