Organiser une réception du Nouvel An, étape par étape

Pour organiser une réception du Nouvel An, commencez par verrouiller la date, le lieu et le nombre d’invités avant de réserver le traiteur ou le matériel. Les inscriptions servent aussi à repérer les allergies et régimes alimentaires, souvent signalés trop tard. Ensuite, prévoyez l’aménagement de la salle, le buffet, le bar et la circulation avant de faire les courses. Le jour même, gardez les boissons au frais, testez le son et réservez du temps pour les toilettes, les manteaux et le réassort.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2
Établir la liste des invités
2 personnes
3
Envoyer les invitations
2 personnes
4
Traiter les inscriptions
5
Recueillir les besoins alimentaires
6
Déterminer les quantités de catering
2 personnes
7
Faire les réservations
8
Faire l’aménagement de la salle
2 personnes
9
Créer les menus et les étiquettes
2 personnes
10
Composer la playlist musicale
11
Vérifier la liste des courses
2 personnes
12
Faire les courses
3 personnes
13
Préparer les stocks et le matériel
2 personnes
14
Refroidir les boissons
2 personnes
15
Préparer les en-cas
4 personnes
16
Couper les fruits et légumes
2 personnes
17
Réapprovisionner le coin café et thé
2 personnes
18
Installer les tables
3 personnes
19
Installer les chaises
3 personnes
20
Monter le buffet
3 personnes
21
Installer le bar à boissons
2 personnes
22
Suspendre la décoration
3 personnes
23
Installer l’éclairage
2 personnes
24
Tester le système de sonorisation
2 personnes
25
Vérifier les toilettes
26
Installer la table d'inscription
2 personnes
27
Briefer rapidement l’équipe
3 personnes

Événement

28
Accueillir les invités
3 personnes
29
Servir les boissons de bienvenue
3 personnes
30
Servir des amuse-bouches
4 personnes
31
Servir le café et le thé
2 personnes
32
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
33
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
34
Rassembler la vaisselle utilisée
2 personnes
35
Essuyer les tables entre les services
2 personnes
36
Évacuer les déchets au fur et à mesure
37
Accompagner le départ des invités
2 personnes

Suivi

38
Fermer le buffet et le bar
3 personnes
39
Faire la vaisselle
3 personnes
40
Ranger le mobilier
4 personnes
41
Retirer la décoration
2 personnes
42
Nettoyer l’espace
3 personnes
43
Trier et évacuer les déchets
2 personnes
44
Remettre le stock en place
2 personnes
45
Nettoyer et sécher le matériel
2 personnes
46
Rendre les articles empruntés
2 personnes
47
Conserver les restes en toute sécurité

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables de buffetqté 4
Tables hautesqté 8
Chaisesqté 50
Porte-manteauxqté 2
Poubellesqté 4

Vaisselle

Verres à vinqté 70
Verres à champagneqté 60
Verres à eauqté 70
Assiettesqté 70
Tasses à caféqté 50
Couvertsqté 70
Couverts de serviceqté 12

Décoration

Nappesqté 12
Ballons du Nouvel Anqté 30
Guirlandesqté 8
Confettisqté 4
Bougiesqté 24
Porte-menusqté 8
Badges nominatifsqté 60

Équipement

Enceinte Bluetoothqté 2
Microphone
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Glacièresqté 4
Bacs à glaçonsqté 4
Thermosqté 4

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Saladiersqté 4
Plateaux de serviceqté 10
Petits bolsqté 12
Tire-bouchonsqté 3

Nettoyage

Seauxqté 3
Serpillièresqté 3
Balai et pelleqté 2
Chiffons microfibresqté 12

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 4
Lampes de tableqté 6

Catering

Courses

Conseils

Fixez le nombre d’invités avant de calculer le catering : chaque inscription doit inclure les besoins alimentaires et une date limite de réponse, idéalement 10 à 14 jours avant la réception.
Organisez la salle par zones distinctes : buffet, bar, coin café, tables hautes et vestiaire. Laissez les passages dégagés et installez les poubelles près des points où l’on mange et boit.
Ne gardez pas les boissons pour la dernière heure : mettez-les au frais plusieurs heures avant l’arrivée et utilisez les glacières ou bacs à glaçons pour maintenir le stock accessible.
Préparez les éléments qui ralentissent le service avant le jour J : menus et étiquettes, fruits et légumes coupés, plateaux de service et couverts de service. Le buffet doit pouvoir être réapprovisionné sans quitter les invités longtemps.
Testez l’enceinte Bluetooth, le microphone, les rallonges et les multiprises avant l’ouverture. Faites aussi un dernier passage dans les toilettes et vérifiez les chaises, porte-manteaux, éclairage et décoration au moins 60 minutes avant l’arrivée.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une réception du Nouvel An ?: Prévoyez au moins 3 à 4 semaines pour confirmer le lieu, envoyer les invitations, recueillir les réponses et faire les réservations. Gardez les 2 derniers jours pour les courses, la préparation du buffet et le refroidissement des boissons.
Quand demander les allergies et régimes alimentaires des invités ?: Ajoutez la question à l’invitation et fixez une réponse 10 à 14 jours avant la réception. Après cette date, transmettez le nombre définitif et les contraintes au traiteur ou adaptez les quantités du buffet.
Quand installer la salle pour une réception du Nouvel An ?: Montez les tables, chaises, buffet, bar et décoration le jour même, au moins 2 heures avant l’arrivée. Gardez la dernière heure pour les boissons, les aliments frais, le test du son et le contrôle des toilettes.
Combien de boissons prévoir par personne pour le Nouvel An ?: Prévoyez environ 2 à 3 verres par personne pendant la première heure, puis 1 à 2 verres par heure selon la durée et le type de réception. Ajoutez de l’eau, des boissons sans alcool et suffisamment de verres à champagne, à vin et à eau.

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