Cómo organizar una recepción de Año Nuevo sin prisas

Una recepción de Año Nuevo se organiza mejor en tres fases: confirmar asistentes y necesidades, cerrar compras y reservas, y montar el espacio el mismo día. Empieza por la fecha, el lugar y la lista de invitados; después calcula el catering y separa las preferencias dietéticas. La última semana sirve para comprar, enfriar bebidas y preparar la decoración. El día del evento, deja listas primero las mesas, el buffet y la barra, y reserva tiempo para probar el sonido y revisar los baños.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Confirmar fecha y ubicación
2
Elaborar la lista de invitados
2 personas
3
Enviar invitaciones
2 personas
4
Gestionar inscripciones
5
Recoger preferencias dietéticas
6
Determinar las cantidades del catering
2 personas
7
Hacer reservas
8
Distribuir el espacio
2 personas
9
Hacer las cartas y etiquetas
2 personas
10
Crear lista de reproducción musical
11
Comprobar la lista de la compra
2 personas
12
Hacer la compra
3 personas
13
Preparar el material y los suministros
2 personas
14
Enfriar bebidas
2 personas
15
Preparar aperitivos
4 personas
16
Cortar verduras y frutas
2 personas
17
Reponer el puesto de café y té
2 personas
18
Montar mesas
3 personas
19
Colocar las sillas
3 personas
20
Montar el buffet
3 personas
21
Montar la barra de bebidas
2 personas
22
Colgar la decoración
3 personas
23
Instalar la iluminación
2 personas
24
Probar el sistema de sonido
2 personas
25
Comprobar los baños
26
Preparar la mesa de inscripción
2 personas
27
Instruir brevemente al equipo
3 personas

Evento

28
Recibir a los invitados
3 personas
29
Servir las bebidas de bienvenida
3 personas
30
Servir aperitivos
4 personas
31
Servir café y té
2 personas
32
Rellenar las bebidas
2 personas
33
Reponer el bufé
2 personas
34
Recoger la vajilla usada
2 personas
35
Limpiar las mesas entre turnos
2 personas
36
Retirar la basura entre turnos
37
Coordinar la despedida de los invitados
2 personas

Seguimiento

38
Cerrar el buffet y la barra
3 personas
39
Lavar la vajilla
3 personas
40
Recoger el mobiliario
4 personas
41
Retirar la decoración
2 personas
42
Limpiar el espacio
3 personas
43
Clasificar y retirar residuos
2 personas
44
Devolver el material al almacén
2 personas
45
Limpiar y secar los materiales
2 personas
46
Devolver los objetos prestados
2 personas
47
Guardar los sobrantes de forma segura

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas de buffetcant. 4
Mesas altascant. 8
Sillascant. 50
Percheroscant. 2
Papeleracant. 4

Vajilla

Copas de vinocant. 70
Copas de champáncant. 60
Vasos para aguacant. 70
Platoscant. 70
Tazas de cafécant. 50
Cubiertoscant. 70
Cubiertos de serviciocant. 12

Decoración

Mantelescant. 12
Globos de Año Nuevocant. 30
Guirnaldascant. 8
Confeticant. 4
Velascant. 24
Portamenúscant. 8
Tarjetas de nombrecant. 60

Equipo

Altavoz Bluetoothcant. 2
Micrófono
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4
Neveras portátilescant. 4
Cubiterascant. 4
Termoscant. 4

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chef y de pancant. 6
Cuencos para mezclarcant. 4
Bandejas para servircant. 10
Cuencoscant. 12
Abrebotellascant. 3

Limpieza

Cuboscant. 3
Fregonascant. 3
Escoba y recogedorcant. 2
Paños de microfibracant. 12

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 4
Lámparas de mesacant. 6

Catering

Compras

Consejos

Cierra las confirmaciones y las preferencias dietéticas al menos 7 días antes. Con ese número puedes calcular las cantidades del catering, preparar etiquetas y evitar comprar comida especial a última hora.
Planifica las bebidas por franjas: calcula entre 2 y 3 copas por persona durante la primera hora y deja agua visible durante toda la recepción. Enfría las botellas con varias horas de antelación y prepara cubiteras de reserva.
Monta el espacio en este orden: mesas y sillas, buffet, barra, decoración e iluminación. Deja un recorrido despejado entre la comida y las bebidas, y coloca percheros y papeleras antes de que lleguen los invitados.
Prepara aperitivos, frutas y verduras el mismo día o la víspera, según el alimento. Etiqueta las opciones dietéticas y coloca los cubiertos de servicio en cada bandeja para que no se mezclen utensilios.
Haz una prueba de sonido como mínimo 2 horas antes de empezar y comprueba cables, regletas y volumen. Revisa también los baños, repón café y té y deja una lista de compras comprobada antes de salir a comprar.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una recepción de Año Nuevo?: Empieza entre 3 y 4 semanas antes para confirmar fecha, ubicación e invitados. Deja cerradas las reservas, el catering y las preferencias dietéticas al menos 7 días antes.
¿Cuánta bebida necesito para una recepción de Año Nuevo?: Calcula entre 2 y 3 bebidas por persona durante la primera hora y después aproximadamente 1 por persona y hora. Añade agua suficiente y enfría las bebidas varias horas antes de la llegada.
¿Cuándo se monta el buffet de Año Nuevo?: Las mesas y la distribución pueden montarse entre 3 y 4 horas antes. Coloca la comida y los aperitivos cerca del inicio, para que no pierdan temperatura ni frescura.
¿Qué hay que comprobar justo antes de recibir a los invitados?: Haz una revisión final 60 minutos antes: sonido, iluminación, baños, bebidas frías, etiquetas, servilletas y recorrido entre mesas. Reserva los últimos 15 minutos para retirar cajas y dejar libres las superficies visibles.

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