Organiser une randonnée de 5 jours, étape par étape

Une randonnée de cinq jours se prépare d’abord comme un itinéraire, puis comme une opération logistique. Commence par fixer le parcours, les points de départ et d’arrivée, les étapes et les lieux à réserver avant d’ouvrir les inscriptions. Ensuite, collecte les informations utiles sur les participants, répartis les groupes et construis un planning précis pour les bénévoles. Les derniers jours servent surtout à vérifier la météo, acheminer le matériel et baliser le premier parcours sans improvisation.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le concept d’itinéraire
2 personnes
2
Vérifier les itinéraires de randonnée
3 personnes
3
Définir le lieu de départ et d'arrivée
2 personnes
4
Faire des réservations de lieux
5
Faire imprimer les cartes d’itinéraire
6
Vérifier l’assurance et les autorisations
7
Recruter des bénévoles
2 personnes
8
Établir le planning des bénévoles
9
Envoyer les invitations
2 personnes
10
Traiter les inscriptions
2 personnes
11
Vérifier les données des participants
2 personnes
12
Recueillir les besoins alimentaires
13
Enregistrer les contacts d'urgence
2 personnes
14
Répartir les groupes de départ
2 personnes
15
Trier les flèches de parcours par jour
2 personnes
16
Préparer les flèches et les rubans
2 personnes
17
Envoyer les informations aux participants
18
Vérifier les prévisions météo
19
Faire les courses
3 personnes
20
Acheminer le matériel sur le site
3 personnes
21
Marquer les points d'itinéraire pour le premier jour
4 personnes
22
Installer la table d’inscription
2 personnes
23
Monter l’arche de départ et d’arrivée
3 personnes
24
Installer les tables et les chaises
3 personnes
25
Installer les postes de secours
4 personnes
26
Mettre les boissons au frais
2 personnes
27
Préparer les kits de départ
3 personnes
28
Marquer les points de parcours du jour 2
4 personnes
29
Marquer les points d’itinéraire pour le jour 3
4 personnes
30
Marquer les points d’itinéraire pour le jour quatre
4 personnes
31
Marquer les points de parcours pour le cinquième jour
4 personnes

Événement

32
Faire le briefing du parcours
3 personnes
33
Inscrire les participants
4 personnes
34
Distribuer les kits de départ
3 personnes
35
Faire partir les marcheurs
4 personnes
36
Assurer la permanence aux postes de ravitaillement
8 personnes
37
Effectuer un contrôle du parcours
3 personnes
38
Enregistrer les arrivants
3 personnes
39
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
40
Distribuer des en-cas
3 personnes
41
Répondre aux informations des participants
2 personnes
42
Inscrire les participants du jour deux
3 personnes
43
Faire partir les randonneurs du jour deux
4 personnes
44
Tenir les postes de secours du jour deux
8 personnes
45
Vérifier l’itinéraire du jour deux
3 personnes
46
Enregistrer les finishers du jour 2
3 personnes
47
Réapprovisionner les boissons du jour 2
2 personnes
48
Enregistrer les participants du jour trois
3 personnes
49
Faire partir les marcheurs du jour 3
4 personnes
50
Tenir les postes de ravitaillement du jour trois
8 personnes
51
Vérifier l’itinéraire du jour 3
3 personnes
52
Enregistrer les finishers du troisième jour
3 personnes
53
Réapprovisionner les boissons du jour 3
2 personnes
54
Inscrire les participants du jour quatre
3 personnes
55
Faire partir les randonneurs le quatrième jour
4 personnes
56
Tenir les postes de ravitaillement du jour quatre
8 personnes
57
Vérifier l’itinéraire du jour 4
3 personnes
58
Enregistrer les finishers du jour 4
3 personnes
59
Réapprovisionner les boissons du jour 4
2 personnes
60
Enregistrer les participants du cinquième jour
3 personnes
61
Faire partir les marcheurs le cinquième jour
4 personnes
62
Encadrer les postes de secours du cinquième jour
8 personnes
63
Vérifier le parcours du jour 5
3 personnes
64
Enregistrer les arrivants
4 personnes
65
Organiser la remise des médailles
3 personnes
66
Réapprovisionner les boissons
2 personnes

Suivi

67
Retirer les flèches d’itinéraire
3 personnes
68
Ranger la zone de départ et d’arrivée
4 personnes
69
Retirer les flèches d’itinéraire du deuxième jour
3 personnes
70
Retirer les flèches de parcours du jour trois
3 personnes
71
Retirer les flèches d’itinéraire du jour 4
3 personnes
72
Retirer les dernières flèches de parcours
4 personnes
73
Ranger entièrement le site
5 personnes
74
Faire la vaisselle
3 personnes
75
Collecter et évacuer les déchets
3 personnes
76
Nettoyer le lieu
4 personnes
77
Inventorier le matériel
2 personnes
78
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
79
Archiver les cartes d’itinéraire et les inscriptions
80
Rassembler les objets trouvés
2 personnes
81
Ranger les courses restantes
2 personnes
82
Nettoyer les glacières
2 personnes
83
Trier les flèches de parcours et le ruban
2 personnes
84
Informer les participants des objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Tables d’inscriptionqté 4
Tables du poste de ravitaillementqté 10
Chaises pliantesqté 30
Tables hautesqté 6
Poubellesqté 10
Portants à vêtementsqté 2

Équipement

Glacièresqté 8
Distributeurs d'eauqté 10
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Talkies-walkiesqté 12
Mégaphonesqté 2
Chargeurs de téléphoneqté 6

Matériel de parcours

Flèches de directionqté 450
Ruban de balisageqté 20
Cônesqté 40
Panneaux de directionqté 35
Supports de poteauqté 35
Attaches-câblesqté 500
Piquetsqté 100
Marteauqté 4
Cartes d'itinéraireqté 180
Presse-papiersqté 12
Marqueurs indélébilesqté 24
Numéros de départqté 180
Braceletsqté 900
Rubans de médailleqté 180

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 4
Compresses froidesqté 20
Gilets de sécuritéqté 25
Lampes de pocheqté 12
Couvertures de survieqté 20
Gel hydroalcooliqueqté 12

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Assiettes réutilisablesqté 120
Couverts réutilisablesqté 180
Tasses à caféqté 80
Carafesqté 12
Plateauxqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chef et couteaux à painqté 10
Louchesqté 8
Thermosqté 10
Pains de glaceqté 30
Bacs alimentairesqté 20
Papier aluminiumqté 4
Film alimentaireqté 4

Décoration

Arche de départ et d'arrivée
Guirlandes de fanionsqté 12
Drapeaux de l'événementqté 10
Ballonsqté 150
Nappesqté 14
Panneau d’accueilqté 2

Éclairage

Lampes LEDqté 12
Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes à pilesqté 8

Nettoyage

Seauxqté 6
Épongesqté 12
Brosses à vaisselleqté 6
Balais à mainqté 4
Raclettes de solqté 3
Balayette et pelleqté 4

Catering

Courses

Conseils

Valide les itinéraires et les lieux de départ, d’arrivée et d’étape avant d’envoyer les invitations. Pour cinq jours, prévois une fiche claire par journée avec les points de ravitaillement et les éventuels postes de secours.
Ferme les inscriptions assez tôt pour vérifier les coordonnées, les contacts d’urgence et les besoins alimentaires. Une dernière relance entre 7 et 10 jours avant le départ évite de découvrir des informations manquantes sur place.
Prépare le balisage jour par jour : trie les flèches, rubans, panneaux, piquets et attaches dans des contenants séparés. Ne mélange pas le matériel des cinq étapes, sinon le montage du matin prend rapidement du retard.
Donne à chaque bénévole une mission, un horaire et un moyen de contact. Réserve les talkies-walkies aux postes qui doivent communiquer pendant la marche et garde un planning imprimé à la table d’inscription.
Fais les courses et achemine le matériel avant le premier départ, puis vérifie la météo la veille et le matin même. Les tables, chaises, tentes, distributeurs d’eau et postes de secours doivent être installés avant l’arrivée des participants.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une randonnée de 5 jours ?: Prévois idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai permet de vérifier les itinéraires, réserver les lieux, obtenir les autorisations, recruter les bénévoles et traiter les inscriptions sans tout concentrer sur la dernière semaine.
Quand faut-il ouvrir les inscriptions pour une randonnée de 5 jours ?: Ouvre-les dès que le parcours, les lieux et les conditions de participation sont confirmés, généralement 6 à 8 semaines avant le départ. Fixe une date de clôture 7 à 10 jours avant l’événement pour contrôler les données et répartir les groupes.
Quand préparer le balisage d’une randonnée de cinq jours ?: Trie et étiquette les flèches, rubans et panneaux au moins 3 à 5 jours avant. Le marquage du parcours du premier jour se fait ensuite sur le terrain, de préférence la veille, après une dernière vérification de l’itinéraire et de la météo.
Combien de bénévoles faut-il pour une randonnée de 5 jours ?: Le nombre dépend des points de ravitaillement, des postes de secours et du nombre de groupes, mais établis un planning avec au moins un responsable par poste et un coordinateur mobile. Prévois les relais sur les cinq jours plutôt que de faire travailler les mêmes personnes du matin au soir.

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