Zo organiseer je een wandelvijfdaagse
Een wandelvijfdaagse organiseren begint niet bij de inschrijftafel, maar bij vijf haalbare routes en een vaste planning. Leg eerst datum, routeconcept en start- en finishlocatie vast. Controleer daarna vergunningen, verzekering en reserveringen, en regel vrijwilligers voordat je deelnemers uitnodigt. Werk per wandeldag met een aparte materialen- en routechecklist: pijlen, linten, routekaarten en verzorgingsposten raken anders snel door elkaar.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Datum en routeconcept vastleggen
2 personen
- 2
Wandelroutes controleren
3 personen
- 3
Start- en finishlocatie vastleggen
2 personen
- 4
Reserveringen voor locaties maken
- 5
Routekaarten laten drukken
- 6
Verzekering en vergunningen controleren
- 7
Vrijwilligers werven
2 personen
- 8
Vrijwilligersrooster opstellen
- 9
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 10
Aanmeldingen verwerken
2 personen
- 11
Deelnemersgegevens controleren
2 personen
- 12
Dieetwensen verzamelen
- 13
Noodcontacten registreren
2 personen
- 14
Startgroepen indelen
2 personen
- 15
Routepijlen per dag sorteren
2 personen
- 16
Pijlen en linten voorbereiden
2 personen
- 17
Deelnemersinformatie versturen
- 18
Weersverwachting controleren
- 19
Boodschappen doen
3 personen
- 20
Materialen naar locatie brengen
3 personen
- 21
Routepunten voor dag één markeren
4 personen
- 22
Inschrijftafel opbouwen
2 personen
- 23
Start- en finishboog opbouwen
3 personen
- 24
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
- 25
Verzorgingsposten inrichten
4 personen
- 26
Dranken koud zetten
2 personen
- 27
Startpakketten klaarleggen
3 personen
- 28
Routepunten voor dag twee markeren
4 personen
- 29
Routepunten voor dag drie markeren
4 personen
- 30
Routepunten voor dag vier markeren
4 personen
- 31
Routepunten voor dag vijf markeren
4 personen
Event
- 32
Routebriefing geven
3 personen
- 33
Deelnemers aanmelden
4 personen
- 34
Startpakketten uitdelen
3 personen
- 35
Wandelaars laten starten
4 personen
- 36
Verzorgingsposten bemannen
8 personen
- 37
Routecontrole uitvoeren
3 personen
- 38
Finishers registreren
3 personen
- 39
Dranken bijvullen
2 personen
- 40
Hapjes uitdelen
3 personen
- 41
Deelnemersinformatie beantwoorden
2 personen
- 42
Dag twee deelnemers aanmelden
3 personen
- 43
Dag twee wandelaars laten starten
4 personen
- 44
Dag twee verzorgingsposten bemannen
8 personen
- 45
Dag twee route controleren
3 personen
- 46
Dag twee finishers registreren
3 personen
- 47
Dag twee dranken bijvullen
2 personen
- 48
Dag drie deelnemers aanmelden
3 personen
- 49
Dag drie wandelaars laten starten
4 personen
- 50
Dag drie verzorgingsposten bemannen
8 personen
- 51
Dag drie route controleren
3 personen
- 52
Dag drie finishers registreren
3 personen
- 53
Dag drie dranken bijvullen
2 personen
- 54
Dag vier deelnemers aanmelden
3 personen
- 55
Dag vier wandelaars laten starten
4 personen
- 56
Dag vier verzorgingsposten bemannen
8 personen
- 57
Dag vier route controleren
3 personen
- 58
Dag vier finishers registreren
3 personen
- 59
Dag vier dranken bijvullen
2 personen
- 60
Dag vijf deelnemers aanmelden
3 personen
- 61
Dag vijf wandelaars laten starten
4 personen
- 62
Dag vijf verzorgingsposten bemannen
8 personen
- 63
Dag vijf route controleren
3 personen
- 64
Finishers registreren
4 personen
- 65
Medaille-uitreiking verzorgen
3 personen
- 66
Dranken bijvullen
2 personen
Nazorg
- 67
Routepijlen verwijderen
3 personen
- 68
Start- en finishterrein opruimen
4 personen
- 69
Dag twee routepijlen verwijderen
3 personen
- 70
Dag drie routepijlen verwijderen
3 personen
- 71
Dag vier routepijlen verwijderen
3 personen
- 72
Laatste routepijlen verwijderen
4 personen
- 73
Terrein volledig opruimen
5 personen
- 74
Servies afwassen
3 personen
- 75
Afval verzamelen en afvoeren
3 personen
- 76
Locatie schoonmaken
4 personen
- 77
Materialen inventariseren
2 personen
- 78
Geleende materialen retourneren
2 personen
- 79
Routekaarten en registraties archiveren
- 80
Gevonden voorwerpen verzamelen
2 personen
- 81
Overgebleven boodschappen opslaan
2 personen
- 82
Koelboxen reinigen
2 personen
- 83
Routepijlen en lint sorteren
2 personen
- 84
Deelnemers informeren over gevonden voorwerpen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 4
- Inschrijftafelsaantal 4
- Tafels verzorgingspostaantal 10
- Klapstoelenaantal 30
- Statafelsaantal 6
- Afvalbakkenaantal 10
- Kledingrekkenaantal 2
Apparatuur
- Koelboxenaantal 8
- Waterdispensersaantal 10
- Koffiezetapparatenaantal 3
- Waterkokersaantal 3
- Verlengkabelsaantal 8
- Stekkerdozenaantal 6
- Portofoonsaantal 12
- Megafonenaantal 2
- Telefoonopladersaantal 6
Routebenodigdheden
- Routepijlenaantal 450
- Markeerlintaantal 20
- Pionnenaantal 40
- Routebordenaantal 35
- Paalhoudersaantal 35
- Tie-wrapsaantal 500
- Haringenaantal 100
- Hameraantal 4
- Routekaartenaantal 180
- Clipboardsaantal 12
- Watervaste stiftenaantal 24
- Startnummersaantal 180
- Polsbandjesaantal 900
- Medaillelintenaantal 180
Veiligheid
- EHBO-koffersaantal 4
- Koelcompressenaantal 20
- Veiligheidshesjesaantal 25
- Zaklampenaantal 12
- Reddingsdekensaantal 20
- Handgelaantal 12
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 250
- Herbruikbare bordenaantal 120
- Herbruikbaar bestekaantal 180
- Koffiemokkenaantal 80
- Schenkkanenaantal 12
- Dienbladenaantal 8
Keuken
- Snijplankenaantal 6
- Koks- en broodmessenaantal 10
- Opscheplepelsaantal 8
- Thermoskannenaantal 10
- Koelelementenaantal 30
- Voedselbakkenaantal 20
- Aluminiumfolieaantal 4
- Vershoudfolieaantal 4
Decoratie
- Startfinishboog
- Vlaggenlijnenaantal 12
- Evenementvlaggenaantal 10
- Ballonnenaantal 150
- Tafelkledenaantal 14
- Wegwijzerbord welkomaantal 2
Verlichting
- Ledlampenaantal 12
- Lichtslingersaantal 6
- Batterijlantaarnsaantal 8
Schoonmaak
- Emmersaantal 6
- Sponzenaantal 12
- Afwasborstelsaantal 6
- Handvegersaantal 4
- Vloertrekkersaantal 3
- Stoffer en blikaantal 4
Catering
- Boodschappen
Tips
- Controleer elke route op volledige bewegwijzering en bereikbaarheid van verzorgingsposten. Sorteer routepijlen en markeerlint per dag in aparte stapels en maak dag één pas uit zodra de weersverwachting en routecontrole zijn afgerond.
- Maak het vrijwilligersrooster per tijdsblok, niet alleen per taak. Plan bij de start, finish en verzorgingsposten steeds een overdracht, zodat niemand na vijf wandeldagen zonder vervanging blijft staan.
- Verstuur de deelnemersinformatie uiterlijk één week voor de start. Vermeld daarin startgroep, routekaart, noodnummer, verzamelpunt en wat deelnemers zelf moeten meenemen.
- Verzamel dieetwensen en noodcontacten direct bij de aanmelding en controleer de gegevens opnieuw vóór de eerste wandeldag. Een ontbrekend noodcontact valt op de startdag meestal pas te laat op.
- Breng materialen per dag naar de locatie in gelabelde bakken. Houd routebenodigdheden zoals pionnen, paalhouders, tie-wraps, haringen en een hamer bij elkaar, en test portofoons, waterdispensers en verlengkabels vooraf.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een wandelvijfdaagse organiseren?
- Begin minimaal 12 weken vooraf met datum, routes en start- en finishlocatie. Regel vergunningen, verzekering en locatie-reserveringen bij voorkeur uiterlijk 8 weken voor de eerste wandeldag.
- Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een wandelvijfdaagse?
- Maak eerst een bezetting per start, finish, verzorgingspost en routecontrole. Reken per gelijktijdig bemand punt op minimaal 2 personen, plus een reserve van ongeveer 10 tot 15 procent voor uitval.
- Wanneer verstuur je de deelnemersinformatie?
- Stuur de praktische informatie 7 dagen voor de start en een korte weers- of route-update 24 uur vooraf. Controleer de deelnemersgegevens, startgroepen, dieetwensen en noodcontacten nog één keer vóór verzending.
- Wanneer zet je de routepijlen van een wandelvijfdaagse uit?
- Markeer routepunten voor dag één op de ochtend van de start of de avond ervoor, afhankelijk van toestemming op de route. Controleer na het uitzetten de volledige route opnieuw en haal pijlen en linten na iedere wandeldag weg.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!