Eine Wanderung über 5 Tage organisieren

Bei einer fünftägigen Wanderung entscheidet nicht nur die Strecke über den Ablauf, sondern auch die tägliche Logistik. Lege zuerst Datum, Routen und Start- sowie Zielorte fest, bevor du Anmeldungen öffnest. Danach folgen Genehmigungen, Reservierungen, Helferplanung und die Erfassung von Ernährungswünschen und Notfallkontakten. Kurz vor dem Start werden Markierungen, Versorgungsstationen, Unterlagen und die Ausrüstung für jeden einzelnen Tag vorbereitet.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Routenkonzept festlegen
2 Personen
2
Wanderwege kontrollieren
3 Personen
3
Start- und Zielort festlegen
2 Personen
4
Reservierungen für Veranstaltungsorte vornehmen
5
Routenpläne drucken lassen
6
Versicherung und Genehmigungen prüfen
7
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
8
Freiwilligenplan erstellen
9
Einladungen verschicken
2 Personen
10
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
11
Teilnehmerdaten prüfen
2 Personen
12
Ernährungswünsche erfassen
13
Notfallkontakte erfassen
2 Personen
14
Startgruppen einteilen
2 Personen
15
Routepfeile pro Tag sortieren
2 Personen
16
Pfeile und Bänder vorbereiten
2 Personen
17
Teilnehmerinformationen versenden
18
Wettervorhersage prüfen
19
Einkaufen gehen
3 Personen
20
Materialien zum Veranstaltungsort bringen
3 Personen
21
Markierung der Streckenpunkte für Tag eins
4 Personen
22
Anmeldetisch aufbauen
2 Personen
23
Start- und Zielbogen aufbauen
3 Personen
24
Tische und Stühle aufstellen
3 Personen
25
Versorgungsstationen einrichten
4 Personen
26
Getränke kalt stellen
2 Personen
27
Startpakete bereitlegen
3 Personen
28
Routenpunkte für Tag 2 markieren
4 Personen
29
Routepunkte für Tag drei markieren
4 Personen
30
Routenpunkte für Tag vier markieren
4 Personen
31
Routenpunkte für Tag 5 markieren
4 Personen

Event

32
Streckenbriefing geben
3 Personen
33
Teilnehmer anmelden
4 Personen
34
Startpakete verteilen
3 Personen
35
Wanderer starten lassen
4 Personen
36
Versorgungsstationen besetzen
8 Personen
37
Streckenkontrolle durchführen
3 Personen
38
Zieleinläufe erfassen
3 Personen
39
Getränke nachfüllen
2 Personen
40
Snacks verteilen
3 Personen
41
Teilnehmerinformationen beantworten
2 Personen
42
Teilnehmer für Tag zwei anmelden
3 Personen
43
Am Tag zwei Wanderer starten lassen
4 Personen
44
Verpflegungsstationen an Tag zwei besetzen
8 Personen
45
Am Tag zwei die Route prüfen
3 Personen
46
Finisher von Tag zwei erfassen
3 Personen
47
Getränke an Tag zwei nachfüllen
2 Personen
48
Tag drei Teilnehmende anmelden
3 Personen
49
Wanderer an Tag drei starten lassen
4 Personen
50
Am Tag drei Verpflegungsposten besetzen
8 Personen
51
Route für Tag drei kontrollieren
3 Personen
52
Zieleinläufer an Tag drei registrieren
3 Personen
53
Tag drei Getränke nachfüllen
2 Personen
54
Teilnehmende für Tag vier anmelden
3 Personen
55
Wanderer an Tag vier starten lassen
4 Personen
56
Am Tag vier Verpflegungsposten besetzen
8 Personen
57
Route für Tag vier überprüfen
3 Personen
58
Finisher von Tag vier erfassen
3 Personen
59
Getränke für Tag vier nachfüllen
2 Personen
60
Am Tag fünf Teilnehmer anmelden
3 Personen
61
Wanderer an Tag fünf starten lassen
4 Personen
62
Am fünften Tag die Verpflegungsstationen besetzen
8 Personen
63
Route für Tag fünf prüfen
3 Personen
64
Zieleinläufe erfassen
4 Personen
65
Medaillenverleihung durchführen
3 Personen
66
Getränke nachfüllen
2 Personen

Nachbereitung

67
Wegweiser entfernen
3 Personen
68
Start- und Zielbereich aufräumen
4 Personen
69
Routenpfeile für Tag 2 entfernen
3 Personen
70
Am dritten Tag die Wegweiser entfernen
3 Personen
71
Am vierten Tag die Wegweiser entfernen
3 Personen
72
Letzte Routenpfeile entfernen
4 Personen
73
Gelände komplett aufräumen
5 Personen
74
Geschirr abwaschen
3 Personen
75
Abfall sammeln und entsorgen
3 Personen
76
Location reinigen
4 Personen
77
Materialien inventarisieren
2 Personen
78
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
79
Routenkarten und Anmeldungen archivieren
80
Fundsachen sammeln
2 Personen
81
Übrig gebliebene Einkäufe einlagern
2 Personen
82
Kühlboxen reinigen
2 Personen
83
Routepfeile und Band sortieren
2 Personen
84
Teilnehmer über Fundgegenstände informieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 4
AnmeldetischeAnz. 4
Tische für die VersorgungsstationAnz. 10
KlappstühleAnz. 30
StehtischeAnz. 6
AbfallbehälterAnz. 10
KleiderständerAnz. 2

Ausstattung

KühlboxenAnz. 8
WasserspenderAnz. 10
KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 6
FunkgeräteAnz. 12
MegafoneAnz. 2
TelefonladegeräteAnz. 6

Routenmaterial

WegweiserAnz. 450
AbsperrbandAnz. 20
KegelAnz. 40
WegweiserAnz. 35
PfahlhalterAnz. 35
KabelbinderAnz. 500
HeringeAnz. 100
HammerAnz. 4
RoutenpläneAnz. 180
KlemmbretterAnz. 12
Wasserfeste StifteAnz. 24
StartnummernAnz. 180
ArmbänderAnz. 900
MedaillenbänderAnz. 180

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 4
KühlkompressenAnz. 20
SicherheitswestenAnz. 25
TaschenlampenAnz. 12
RettungsdeckenAnz. 20
HanddesinfektionsgelAnz. 12

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 250
Mehrweg-TellerAnz. 120
Wiederverwendbares BesteckAnz. 180
KaffeebecherAnz. 80
KaraffenAnz. 12
TablettsAnz. 8

Küche

SchneidebretterAnz. 6
Koch- und BrotmesserAnz. 10
ServierlöffelAnz. 8
ThermoskannenAnz. 10
KühlelementeAnz. 30
LebensmittelboxenAnz. 20
AluminiumfolieAnz. 4
FrischhaltefolieAnz. 4

Dekoration

Start-Ziel-Bogen
WimpelkettenAnz. 12
EventfahnenAnz. 10
BallonsAnz. 150
TischdeckenAnz. 14
Wegweiserschild willkommenAnz. 2

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 12
LichterkettenAnz. 6
BatterielaternenAnz. 8

Reinigung

EimerAnz. 6
SchwämmeAnz. 12
SpülbürstenAnz. 6
HandfegerAnz. 4
BodenabzieherAnz. 3
Handfeger und KehrblechAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Plane die Route für jeden der fünf Tage separat und kontrolliere die Wege kurz vor der Veranstaltung erneut. Drucke die Routenpläne nicht erst am Vorabend, damit Änderungen noch eingearbeitet werden können.
Teile die Helfer nicht nur nach Aufgaben, sondern nach Tagen und Einsatzzeiten ein. Für Anmeldung, Streckenmarkierung und Versorgungsstationen brauchst du einen schriftlichen Plan mit erreichbaren Ansprechpartnern.
Erfasse bei der Anmeldung neben den Teilnehmerdaten auch Ernährungswünsche und Notfallkontakte. Prüfe die Angaben vor dem Versand der Teilnehmerinformationen und halte eine aktuelle Liste am Anmeldetisch bereit.
Sortiere Wegweiser, Pfeile, Bänder, Kabelbinder und Pfahlhalter nach Wandertag. So wird die Strecke morgens schneller markiert und Material für Tag drei liegt nicht versehentlich im Fahrzeug für Tag eins.
Richte Versorgungsstationen mit Wasserspendern, Kühlboxen, Tischen und Abfallbehältern ein und prüfe Strombedarf sowie Verlängerungskabel vor dem Aufbau. Die Wettervorhersage solltest du täglich kontrollieren, besonders bei Zelten und unbefestigten Streckenabschnitten.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine fünftägige Wanderung planen?: Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Routenkonzept und Wegkontrolle. Genehmigungen, Reservierungen und die Helferplanung sollten spätestens 4 Wochen vor dem Start geklärt sein.
Wie organisiert man die Verpflegung bei einer Wanderung über 5 Tage?: Plane für jeden Wandertag eigene Versorgungsstationen und ordne Einkauf, Transport und Aufbau einem festen Verantwortlichen zu. Kühlboxen, Wasserspender und Abfallbehälter solltest du spätestens am Vortag am jeweiligen Veranstaltungsort bereitstellen.
Wann verschickt man die Teilnehmerinformationen?: Sende die Informationen etwa 7 bis 10 Tage vor Beginn, sobald Route, Startzeiten und Treffpunkte feststehen. Bei einer wesentlichen Wetter- oder Routenänderung folgt eine aktualisierte Nachricht spätestens am Abend davor.
Was muss man vor dem ersten Wandertag kontrollieren?: Prüfe am Vortag Wettervorhersage, Teilnehmerlisten, Notfallkontakte, Funkgeräte und die nach Tagen sortierten Markierungen. Am Morgen kontrollierst du zusätzlich Startbogen, Anmeldung, Routenpläne und die erste Streckenmarkierung.

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