Zo organiseer je een landgoedwandeling

Een landgoedwandeling organiseer je vanuit de route en de toegang, niet vanuit de catering. Bevestig eerst dat de groep het landgoed mag betreden en inspecteer de route zelf, inclusief een alternatief bij slecht weer of afgesloten paden. Daarna regel je de wandelbegeleiding, deelnemersinformatie en veiligheid. Pas wanneer aantallen en dieetwensen bekend zijn, koop je catering en richt je de ontvangstplek in. Zo voorkom je dat gasten wachten, verdwalen of zonder droge zitplek aankomen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Toegang landgoed bevestigen
2
Wandelroute inspecteren
2 personen
3
Alternatieve route bepalen
2 personen
4
Wandelbegeleider vastleggen
5
Uitnodigingen versturen
6
Aanmeldingen verwerken
7
Dieetwensen verzamelen
8
Praktische informatie versturen
9
Parkeerinformatie controleren
10
Weersverwachting controleren
11
Deelnemerslijst afdrukken
12
Naamlabels voorbereiden
13
Boodschappen doen
2 personen
14
Routekaarten afdrukken
15
Routeaanduidingen voorbereiden
2 personen
16
EHBO-set controleren
17
Telefoons en portofoons opladen
18
Catering gekoeld opslaan
2 personen
19
Materialen inpakken
2 personen
20
Vrijwilligers instrueren
21
Ontvangsttafel opbouwen
2 personen
22
Routeaanduidingen plaatsen
3 personen
23
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
24
Drankenstation klaarzetten
2 personen
25
Catering klaarzetten
3 personen

Event

26
Deelnemers ontvangen
3 personen
27
Aanwezigheid registreren
2 personen
28
Naamlabels uitdelen
29
Route en veiligheid uitleggen
2 personen
30
Wandeling begeleiden
3 personen
31
Achterhoede begeleiden
2 personen
32
Route en weersituatie bewaken
2 personen
33
Pauzehapjes serveren
3 personen
34
Dranken bijvullen
2 personen
35
Avondmaaltijd serveren
4 personen
36
Deelnemers naar vertrekpunt begeleiden
2 personen
37
Afval tijdens evenement verzamelen
2 personen

Nazorg

38
Routeaanduidingen verwijderen
3 personen
39
Materialen naar opslag brengen
3 personen
40
Tafels en stoelen afbreken
3 personen
41
Servies afwassen
2 personen
42
Cateringruimte schoonmaken
2 personen
43
Afval sorteren en afvoeren
2 personen
44
Terrein volledig nalopen
2 personen
45
Geleende materialen retourneren
46
Gevonden voorwerpen registreren
47
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 4
Klapstoelenaantal 30
Tafelkledenaantal 4

Servies

Herbruikbare mokkenaantal 35
Herbruikbare drinkbekersaantal 35
Bordenaantal 35
Besteksetsaantal 35
Serveerbladenaantal 4
Opscheptangenaantal 4

Keuken

Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3

Apparatuur

Waterkokersaantal 2
Portofoonsaantal 4
Powerbanksaantal 4

Route en veiligheid

Routekaartenaantal 35
Pijlbordenaantal 20
Markeerlintenaantal 4
EHBO-setaantal 2
Veiligheidsvestenaantal 6
Fluitjesaantal 6
Kompasaantal 2

Verlichting

LED-lantaarnsaantal 6
Reservebatterijenaantal 12

Administratie

Klembordenaantal 3
Balpennenaantal 12
Naamlabelsaantal 35

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Herbruikbare schoonmaakdoekenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Inspecteer de route uiterlijk één tot twee weken vooraf en noteer tijdsduur, rustpunten, smalle passages en plekken waar pijlborden of markeerlinten nodig zijn. Loop ook de alternatieve route volledig na; een route op papier blijkt bij regen vaak onbruikbaar.
Sluit de deelnemerslijst drie tot vijf dagen voor de wandeling en verzamel dieetwensen op hetzelfde moment. Druk daarna de lijst, naamlabels en routekaarten af, met enkele extra exemplaren voor late aanmeldingen.
Stuur de praktische informatie minimaal vijf dagen vooraf: starttijd, verzamelpunt, parkeerinformatie, verwachte wandelduur, kledingadvies en een telefoonnummer voor de dag zelf. Vermeld ook wat er gebeurt bij een routewijziging door weer of terreinbeheer.
Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en bepaal dan definitief of de alternatieve route nodig is. Laad telefoons en portofoons volledig op, controleer de EHBO-set en leg veiligheidsvesten, fluitjes en een kompas bij de routebegeleiding.
Plan de opbouw met een ontvangsttafel, routeaanduidingen, zitplaatsen en een dranken- en cateringplek vóór de eerste deelnemers arriveren. Bewaar gekoelde catering in koelboxen en zet thermoskannen, bekers en servies pas klaar wanneer de ontvangst begint.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een landgoedwandeling organiseren?: Begin minimaal vier tot zes weken vooraf met toestemming voor het landgoed, route-inspectie en het vastleggen van een wandelbegeleider. Verstuur de uitnodigingen daarna ongeveer drie weken voor de wandeling, zodat je drie tot vijf dagen vooraf de deelnemers en catering kunt afronden.
Hoe maak ik een alternatieve route voor een landgoedwandeling?: Loop een tweede route vooraf helemaal na en controleer of die dezelfde start- en eindplek gebruikt. Houd bij voorkeur een alternatief achter de hand dat 20 tot 30 procent korter is, zodat je bij regen of gladheid niet ter plekke hoeft te improviseren.
Wanneer controleer ik het weer voor een landgoedwandeling?: Controleer de verwachting eerst 48 uur vooraf en nogmaals op de ochtend zelf. Neem uiterlijk de dag ervoor een besluit over de alternatieve route, extra routeaanduidingen en de communicatie aan deelnemers.
Hoeveel catering heb ik nodig voor een landgoedwandeling?: Baseer de boodschappen op het definitieve aantal deelnemers en tel ongeveer 10 procent reserve voor drinken en eenvoudige catering. Leg dieetwensen uiterlijk drie tot vijf dagen vooraf vast, zodat je gekoelde producten en aparte opties gericht kunt inkopen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.