Organiser une promenade dans le village, étape par étape

Une promenade dans le village se prépare d’abord sur le terrain, pas autour de la table. Commencez par définir un itinéraire réaliste, ses points de repos et les lieux de départ et d’arrivée, puis vérifiez la sécurité et les autorisations. Les inscriptions, les préférences alimentaires et la répartition des bénévoles doivent être réglées avant les derniers jours. Le jour venu, le fléchage, l’accueil et la soupe demandent une organisation séparée pour éviter les files et les participants égarés.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Définir l’itinéraire et les points de repos
2 personnes
2
Réserver le lieu de départ et d’arrivée
3
Vérifier la sécurité du parcours
2 personnes
4
Créer les informations de l’événement et l’invitation
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Ouvrir le formulaire d’inscription
7
Traiter les inscriptions
8
Recueillir les préférences alimentaires et les restrictions
9
Envoyer la confirmation aux participants
10
Planifier les bénévoles
11
Vérifier les autorisations de parcours
12
Vérifier les prévisions météo et le plan de repli
13
Faire les courses
2 personnes
14
Imprimer les cartes du parcours et les listes de participants
15
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
16
Créer les flèches de parcours et les panneaux d’information
2 personnes
17
Préparer les kits de premiers secours et de sécurité
18
Charger les talkies-walkies et les téléphones
19
Préparer la soupe et les garnitures pour le pain
3 personnes
20
Installer les tables et les chaises
4 personnes
21
Installer les tentes de fête
4 personnes
22
Placer des flèches de parcours le long du trajet
3 personnes
23
Installer la table d’inscription
2 personnes
24
Installer un point café et boissons
2 personnes
25
Informer les accompagnateurs
2 personnes

Événement

26
Enregistrer les participants
3 personnes
27
Distribuer les cartes d’itinéraire et les badges
2 personnes
28
Prononcer le mot de bienvenue
29
Encadrer la promenade
2 personnes
30
Encadrer la fin de course
2 personnes
31
Tenir les points de repos
3 personnes
32
Servir le café et le thé
3 personnes
33
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
34
Servir la soupe et le repas à base de pain
4 personnes
35
Vérifier les flèches de parcours pendant l’événement
2 personnes
36
Clôturer et remercier

Suivi

37
Débarrasser la vaisselle et les tables
3 personnes
38
Retirer les flèches et panneaux d’itinéraire
3 personnes
39
Démonter les tentes de fête et le mobilier
4 personnes
40
Nettoyer le lieu
3 personnes
41
Laver et sécher la vaisselle
2 personnes
42
Collecter et évacuer les déchets
2 personnes
43
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
44
Enregistrer les objets trouvés
45
Envoyer un message de remerciement aux participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 70
Porte-manteauxqté 2

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 80
Bol à soupeqté 70
Assiettesqté 70
Couvertsqté 70
Plateaux de serviceqté 10

Cuisine

Thermosqté 8
Marmites à soupeqté 3
Corbeilles à painqté 6

Équipement

Machines à caféqté 2
Glacièresqté 4

Matériel de parcours

Cartes d'itinéraireqté 80
Flèches de directionqté 35
Panneaux d'informationqté 8
Piquets de solqté 40
Cônes de signalisationqté 20

Sécurité

Gilets de sécuritéqté 10
Trousses de premiers secoursqté 2
Talkies-walkiesqté 6

Aménagement

Panneaux d’inscriptionqté 2
Presse-papiersqté 4
Stylosqté 15
Supports de badges nominatifsqté 80
Nappesqté 8

Éclairage

Lampes à pilesqté 6

Catering

Courses

Conseils

Faites le parcours à pied au moins trois semaines avant l’événement. Notez les passages dangereux, les endroits sans réseau et prévoyez un point de repos suffisamment grand pour accueillir les participants.
Fixez une date limite d’inscription environ 7 jours avant la promenade. Vous aurez ainsi le nombre de repas, les restrictions alimentaires et le nombre de bénévoles nécessaires pour préparer les tables et les boissons.
Répartissez les bénévoles par zones plutôt que de leur donner une mission générale. Prévoyez au minimum une personne à l’inscription, une personne au départ, une personne à l’arrivée et un responsable joignable pendant le parcours.
Installez les flèches, panneaux et cônes le jour même, après une dernière vérification du trajet. Comptez le matériel au retour : les panneaux oubliés ou déplacés sont une cause fréquente de mauvaises directions.
Décidez du plan de repli au moins 48 heures à l’avance selon la météo. Vérifiez que les tentes, lampes à piles, trousses de premiers secours, téléphones et talkies-walkies sont disponibles et chargés avant l’installation.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une promenade dans le village ?: Prévoyez 4 à 6 semaines pour un parcours avec inscriptions, bénévoles et autorisations. Gardez les 7 derniers jours pour confirmer les participants, acheter les courses et imprimer les cartes.
Quand faut-il vérifier les autorisations du parcours ?: Vérifiez les autorisations dès que l’itinéraire est défini, idéalement au moins 4 semaines avant l’événement. Ne diffusez pas les invitations avant d’avoir confirmé que le trajet peut être utilisé.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour une promenade ?: Prévoyez au moins 1 bénévole pour l’accueil, 1 pour le départ, 1 pour l’arrivée et 1 responsable du parcours. Ajoutez une personne par point de repos ou zone nécessitant une surveillance particulière.
Quand préparer la soupe et le matériel d’accueil ?: Rassemblez le matériel la veille et préparez la soupe le jour même, suffisamment tôt pour qu’elle soit chaude à l’arrivée du premier groupe. Installez les tables, les tentes, le café et les boissons avant l’ouverture des inscriptions.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.