Checklist pour organiser une promenade dans le village

Une promenade dans le village demande plus qu’un itinéraire agréable. Il faut prévoir les points de repos, sécuriser le parcours, suivre les inscriptions et coordonner les bénévoles avant le jour J. Cette checklist rassemble les préparatifs dans l’ordre, du choix du départ et de l’arrivée jusqu’à la soupe, au café et à la signalisation. Elle vous aide aussi à ne pas oublier les autorisations, le plan de repli en cas de pluie et les informations destinées aux accompagnateurs.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Définir l’itinéraire et les points de repos
2 personnes
Réserver le lieu de départ et d’arrivée
Vérifier la sécurité du parcours
2 personnes
Créer les informations de l’événement et l’invitation
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Traiter les inscriptions
Recueillir les préférences alimentaires et les restrictions
Envoyer la confirmation aux participants
Planifier les bénévoles
Vérifier les autorisations de parcours
Vérifier les prévisions météo et le plan de repli
Faire les courses
2 personnes
Imprimer les cartes du parcours et les listes de participants
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Créer les flèches de parcours et les panneaux d’information
2 personnes
Préparer les kits de premiers secours et de sécurité
Charger les talkies-walkies et les téléphones
Préparer la soupe et les garnitures pour le pain
3 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer les tentes de fête
4 personnes
Placer des flèches de parcours le long du trajet
3 personnes
Installer la table d’inscription
2 personnes
Installer un point café et boissons
2 personnes
Informer les accompagnateurs
2 personnes

Événement

Enregistrer les participants
3 personnes
Distribuer les cartes d’itinéraire et les badges
2 personnes
Prononcer le mot de bienvenue
Encadrer la promenade
2 personnes
Encadrer la fin de course
2 personnes
Tenir les points de repos
3 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir la soupe et le repas à base de pain
4 personnes
Vérifier les flèches de parcours pendant l’événement
2 personnes
Clôturer et remercier

Suivi

Débarrasser la vaisselle et les tables
3 personnes
Retirer les flèches et panneaux d’itinéraire
3 personnes
Démonter les tentes de fête et le mobilier
4 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Laver et sécher la vaisselle
2 personnes
Collecter et évacuer les déchets
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Envoyer un message de remerciement aux participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 70
Porte-manteauxqté 2

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 80
Bol à soupeqté 70
Assiettesqté 70
Couvertsqté 70
Plateaux de serviceqté 10

Cuisine

Thermosqté 8
Marmites à soupeqté 3
Corbeilles à painqté 6

Équipement

Machines à caféqté 2
Glacièresqté 4

Matériel de parcours

Cartes d'itinéraireqté 80
Flèches de directionqté 35
Panneaux d'informationqté 8
Piquets de solqté 40
Cônes de signalisationqté 20

Sécurité

Gilets de sécuritéqté 10
Trousses de premiers secoursqté 2
Talkies-walkiesqté 6

Aménagement

Panneaux d’inscriptionqté 2
Presse-papiersqté 4
Stylosqté 15
Supports de badges nominatifsqté 80
Nappesqté 8

Éclairage

Lampes à pilesqté 6

Catering

Courses

Conseils

Fixez l’itinéraire et les points de repos au moins 4 semaines avant la promenade. Prévoyez une carte imprimée et vérifiez chaque passage avec les responsables de la sécurité.
Fermez les inscriptions 7 à 10 jours avant l’événement afin de confirmer les effectifs, les restrictions alimentaires et le nombre de bénévoles nécessaires.
Préparez les flèches, panneaux, cônes et piquets la veille, puis chargez les talkies-walkies et les téléphones. Une signalisation manquante est difficile à corriger une fois les participants partis.
Comptez les gobelets, assiettes, couverts et bols de soupe pour chaque participant inscrit, avec une réserve d’environ 10 %. Prévoyez aussi les thermos, marmites et machines à café avant les courses.
Installez la table d’inscription au moins 60 minutes avant le départ. Gardez les listes, badges, stylos et presse-papiers ensemble, et informez les accompagnateurs de leur rôle avant l’accueil du public.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance faut-il organiser une promenade dans le village ?: Commencez 4 à 6 semaines avant la date prévue. Ce délai laisse le temps de réserver les lieux de départ et d’arrivée, vérifier les autorisations du parcours, ouvrir les inscriptions et recruter les bénévoles.
Quand fermer les inscriptions pour une promenade dans le village ?: Fermez-les idéalement 7 à 10 jours avant l’événement. Vous pourrez ainsi acheter les bonnes quantités, traiter les restrictions alimentaires, imprimer les listes et préparer les badges nominatifs.
Que prévoir en cas de pluie pour une promenade dans le village ?: Décidez du plan de repli au plus tard 7 jours avant la promenade et communiquez-le dans la confirmation envoyée aux participants. Vérifiez également les tentes, les lampes à piles et l’accès aux points de départ et d’arrivée.
Combien de bénévoles faut-il pour une promenade dans le village ?: Prévoyez au minimum un responsable pour l’accueil, un pour la sécurité du parcours et un pour le ravitaillement, puis adaptez l’équipe au nombre de participants et aux points de repos. Répartissez les rôles 3 à 5 jours avant et remettez à chacun ses consignes.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.