Zo organiseer je een dorpswandeling

Begin met de route, niet met de catering. Leg eerst start- en eindlocatie, rustpunten, afstand en een alternatief bij slecht weer vast. Controleer daarna de veiligheid en eventuele routevergunningen, zodat je weet wat haalbaar is voordat je uitnodigingen verstuurt. Met een aanmeldformulier krijg je zicht op het aantal deelnemers, dieetwensen en beperkingen. Pas daarna plan je vrijwilligers, boodschappen, routeaanduiding en de inrichting van de ontvangst en afsluiting.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Route en rustpunten vastleggen
2 personen
2
Start- en eindlocatie reserveren
3
Route op veiligheid controleren
2 personen
4
Eventinformatie en uitnodiging maken
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldformulier openen
7
Aanmeldingen verwerken
8
Dieetwensen en beperkingen verzamelen
9
Deelnemersbevestiging versturen
10
Vrijwilligers inroosteren
11
Routevergunningen controleren
12
Weersverwachting en alternatief controleren
13
Boodschappen doen
2 personen
14
Routekaarten en deelnemerslijsten printen
15
Naambadges voorbereiden
2 personen
16
Routepijlen en informatieborden maken
2 personen
17
EHBO- en veiligheidsmaterialen inpakken
18
Portofoons en telefoons opladen
19
Soep en broodbeleg voorbereiden
3 personen
20
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
21
Partytenten opzetten
4 personen
22
Routepijlen langs de route plaatsen
3 personen
23
Aanmeldtafel inrichten
2 personen
24
Koffie- en drinkstation inrichten
2 personen
25
Begeleiders instrueren
2 personen

Event

26
Deelnemers registreren
3 personen
27
Routekaarten en badges uitdelen
2 personen
28
Welkomstwoord geven
29
Wandeling begeleiden
2 personen
30
Achterhoede begeleiden
2 personen
31
Rustpunten bemannen
3 personen
32
Koffie en thee serveren
3 personen
33
Dranken bijvullen
2 personen
34
Soep en broodmaaltijd serveren
4 personen
35
Routepijlen tijdens het event controleren
2 personen
36
Afsluiting en bedankwoord geven

Nazorg

37
Servies en tafels afruimen
3 personen
38
Routepijlen en borden verwijderen
3 personen
39
Partytenten en meubilair afbreken
4 personen
40
Locatie schoonmaken
3 personen
41
Servies afwassen en drogen
2 personen
42
Afval verzamelen en wegbrengen
2 personen
43
Geleende materialen retourneren
2 personen
44
Gevonden voorwerpen registreren
45
Bedankbericht aan deelnemers sturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 70
Kapstokkenaantal 2

Servies

Herbruikbare bekersaantal 80
Soepkommenaantal 70
Bordenaantal 70
Besteksetsaantal 70
Serveerschalenaantal 10

Keuken

Thermoskannenaantal 8
Soepketelsaantal 3
Broodmandenaantal 6

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Koelboxenaantal 4

Routebenodigdheden

Routekaartenaantal 80
Routepijlenaantal 35
Informatiebordenaantal 8
Grondpennenaantal 40
Afzetkegelsaantal 20

Veiligheid

Veiligheidshesjesaantal 10
EHBO-koffersaantal 2
Portofoonsaantal 6

Inrichting

Aanmeldbordenaantal 2
Klembordenaantal 4
Pennenaantal 15
Naambadgehoudersaantal 80
Tafelkledenaantal 8

Verlichting

Batterijlantaarnsaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de route op tijd en loop haar minstens één keer volledig na. Controleer kruisingen, smalle paden, rustpunten en plekken waar routepijlen of afzetkegels nodig zijn; noteer per begeleider welk deel hij of zij bewaakt.
Open de aanmelding zodra route, starttijd en eindlocatie vaststaan. Vraag behalve naam en contactgegevens ook dieetwensen, mobiliteitsbeperkingen en een telefoonnummer voor de dag zelf; stuur de deelnemersbevestiging uiterlijk één week vooraf.
Maak een vrijwilligersrooster met duidelijke rollen: ontvangst, routebegeleiding, koffie- en drinkstation, EHBO en opruimen. Plan bij elke groep minstens één begeleider met een opgeladen telefoon of portofoon en instrueer iedereen vóór vertrek.
Regel de bewegwijzering niet pas op de ochtend zelf. Maak routepijlen en informatieborden vooraf, bundel ze per routegedeelte en leg grondpennen, veiligheidshesjes en batterijlantaarns klaar in aparte bakken.
Bereid de ontvangst en afsluiting voor op het verwachte aantal deelnemers. Zet tafels, stoelen, partytenten, aanmeldborden en naambadges klaar en reken soep, broodbeleg, koffie en drinken apart door; zo voorkom je dat catering of servies als laatste knelpunt ontstaat.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een dorpswandeling organiseren?: Begin minimaal 6 tot 8 weken vooraf. Gebruik de eerste 2 weken voor route, locaties, veiligheid en vergunningen, en verstuur de uitnodiging daarna zodat je nog ongeveer 4 weken hebt voor aanmeldingen en planning.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een dorpswandeling?: Reken op minimaal 1 begeleider per routegroep en daarnaast mensen voor ontvangst, catering, EHBO en opruimen. Voor een wandeling met 50 deelnemers kom je meestal uit op ongeveer 6 tot 8 vrijwilligers, afhankelijk van route en groepsindeling.
Wanneer controleer je de routevergunningen voor een dorpswandeling?: Controleer dit uiterlijk 6 weken voor de wandeling, vóór je uitnodigingen verstuurt. Vraag ook na of je toestemming nodig hebt voor bewegwijzering, gebruik van openbare ruimte of een tijdelijke start- en eindlocatie.
Hoeveel drinken en soep heb je nodig voor een dorpswandeling?: Plan voor het rust- of eindpunt ongeveer 2 drankjes per persoon en 1 kom soep per deelnemer, plus 10 procent reserve. Bij 50 deelnemers betekent dat circa 110 drankjes en 55 kommen soep; controleer dieetwensen minstens één week vooraf.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.