Organiser une promenade dans le village sans rien laisser au hasard

Commencez par fixer la date, le point de départ et un itinéraire réellement praticable. Repérez le parcours à l’avance, mesurez sa distance et prévoyez une solution de repli avant d’ouvrir les inscriptions. Ensuite, répartissez les bénévoles, balisez les passages sensibles et recueillez les besoins alimentaires. Le jour venu, l’accueil, les boissons fraîches, les encas et les panneaux doivent être prêts avant l’arrivée des participants.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et l’itinéraire
2 personnes
2
Confirmer le lieu de départ
3
Repérer l’itinéraire à l’avance
2 personnes
4
Fixer un itinéraire alternatif
2 personnes
5
Déterminer les points de repos
2 personnes
6
Vérifier la distance du parcours
2 personnes
7
Élaborer le descriptif de l'itinéraire
2 personnes
8
Marquer les passages sécurisés
2 personnes
9
Envoyer les invitations
2 personnes
10
Ouvrir les inscriptions
11
Afficher la promotion
2 personnes
12
Traiter les inscriptions
13
Recueillir les besoins alimentaires
14
Répartir les bénévoles
2 personnes
15
Désigner les signaleurs
2 personnes
16
Concevoir les panneaux de direction
17
Imprimer la liste des participants
18
Vérifier les réservations
19
Vérifier la liste des courses
2 personnes
20
Faire les courses
2 personnes
21
Créer des panneaux de direction
2 personnes
22
Trier les bracelets
23
Rassembler le matériel
2 personnes
24
Refroidir les boissons
2 personnes
25
Préparer les en-cas
3 personnes
26
Préparer le café et le thé
2 personnes
27
Nettoyer le point de départ
2 personnes
28
Monter les tentes de réception
4 personnes
29
Installer les tables et les chaises
4 personnes
30
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
31
Installer les panneaux d'itinéraire
4 personnes
32
Placer les flèches le long du parcours
4 personnes
33
Aménager un espace de repos
2 personnes
34
Préparer la trousse de premiers secours

Événement

35
Tenir le bureau d'accueil
2 personnes
36
Enregistrer les participants
2 personnes
37
Expliquer l’itinéraire
2 personnes
38
Encadrer les départs par groupes
3 personnes
39
Encadrer le groupe de tête
2 personnes
40
Accompagner le groupe de l'arrière
2 personnes
41
Sécuriser les points de circulation
4 personnes
42
Tenir le point de repos
2 personnes
43
Distribuer de l'eau
2 personnes
44
Compter les participants
2 personnes
45
Vérifier les flèches d’itinéraire
2 personnes
46
Enregistrer les arrivants
2 personnes
47
Servir le café et le thé
3 personnes
48
Servir des amuse-bouches
3 personnes
49
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
50
Vider les poubelles
2 personnes
51
Gérer la musique
52
Accueillir les derniers randonneurs
2 personnes

Suivi

53
Dégager les tables
3 personnes
54
Faire la vaisselle
3 personnes
55
Retirer les panneaux d’orientation
4 personnes
56
Vérifier les déchets sur le parcours
3 personnes
57
Démonter les tentes de fête
4 personnes
58
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
59
Nettoyer le point de départ
3 personnes
60
Évacuer les déchets
2 personnes
61
Inventorier le matériel
2 personnes
62
Rendre les articles empruntés
2 personnes
63
Ranger les courses restantes
64
Conserver les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tente de réceptionqté 2
Table plianteqté 6
Chaise plianteqté 40
Table d'inscription
Nappeqté 6
Glacièreqté 4

Vaisselle

Assiette réutilisableqté 80
Gobelet réutilisableqté 100
Tasse à caféqté 60
Verre à théqté 60
Couteau réutilisableqté 80
Fourchette réutilisableqté 80
Cuillère réutilisableqté 80
Plat de serviceqté 8
Pince de serviceqté 4

Cuisine

Machine à caféqté 2
Bouilloireqté 2
Thermosqté 6
Planche à découperqté 3
Couteau à painqté 2
Couteau de cuisineqté 3
Tasse à mesurerqté 2
Accumulateur de froidqté 12

Équipement

Enceinte portable
Rallonge électriqueqté 3
Multipriseqté 3

Éclairage

Lampe LEDqté 8
Guirlande lumineuseqté 4

Matériel de parcours

Panneau d’orientationqté 20
Panneau de fléchageqté 35
Serre-câblesqté 100
Poteau de piquetage en boisqté 40
Ruban de balisageqté 4
Gilet de sécuritéqté 12
Presse-papiersqté 4
Marqueur indélébileqté 12
Carte d’itinéraireqté 100
Braceletqté 100

Sécurité

Trousse de premiers secours
Lampe de pocheqté 6
Batterie externeqté 4
Téléphone mobileqté 4

Nettoyage

Poubelleqté 8
Support pour sac poubelleqté 4
Balayetteqté 2
Pelle et balayetteqté 2

Catering

Courses

Conseils

Repérez l’itinéraire plusieurs jours avant l’ouverture des inscriptions. Notez les passages dangereux, les endroits où le groupe peut s’arrêter et un parcours alternatif utilisable immédiatement.
Indiquez la distance, la durée estimée et les points de repos dans le descriptif envoyé aux participants. Prévoyez au moins un point de repos pour chaque heure de marche.
Fermez les inscriptions assez tôt pour imprimer la liste des participants, trier les bracelets et répartir les bénévoles. Un délai de 3 à 5 jours évite les changements de dernière minute.
Désignez les signaleurs avant le jour de la promenade et donnez-leur un emplacement précis. Les panneaux de direction doivent être conçus, imprimés et préparés avant l’installation sur place.
Refroidissez les boissons et préparez les encas la veille. Installez la table d’inscription, la glacière, les gobelets réutilisables et les panneaux avant l’heure annoncée du départ.

Questions fréquentes

Quand ouvrir les inscriptions pour une promenade dans le village ?: Ouvrez-les environ 3 à 4 semaines avant la date prévue. Fermez-les 3 à 5 jours avant le départ afin de vérifier les réservations, les besoins alimentaires et la liste des participants.
Combien de temps faut-il pour repérer l’itinéraire ?: Prévoyez une reconnaissance complète au moins 7 jours avant l’événement, puis une vérification finale 1 à 2 jours avant. Cela laisse le temps de modifier le parcours ou de préparer un itinéraire alternatif.
Combien de bénévoles faut-il prévoir ?: Répartissez au minimum une personne pour l’accueil, une personne pour les inscriptions et un signaleur à chaque passage nécessitant une indication. Ajoutez une personne responsable des pauses et du ravitaillement si le parcours dépasse 2 heures.
Quand préparer les boissons et les encas ?: Achetez et rassemblez le matériel 2 à 3 jours avant, puis préparez les encas et mettez les boissons au frais la veille. Gardez le matin de l’événement pour l’installation, les contrôles et les imprévus.

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