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Dorfrundgang organisieren: So gehst du Schritt für Schritt vor

Bei einem Dorfrundgang entscheidet nicht die Verpflegung über den Ablauf, sondern eine geprüfte Route mit klaren Zuständigkeiten. Lege zuerst Datum, Startort und Strecke fest, erkunde den Weg und plane eine Alternative. Danach folgen Anmeldungen, Verkehrshelfer, Beschilderung und Teilnehmerliste. Erst wenn die erwartete Personenzahl feststeht, planst du Getränke, Snacks und die Ausgabe am Start- oder Ruhepunkt.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • 1

    Datum und Route festlegen

    2 Personen

  • 2

    Startort bestätigen

  • 3

    Route vorab erkunden

    2 Personen

  • 4

    Alternative Route festlegen

    2 Personen

  • 5

    Ruhepunkte festlegen

    2 Personen

  • 6

    Routenentfernung prüfen

    2 Personen

  • 7

    Wegbeschreibung ausarbeiten

    2 Personen

  • 8

    Sichere Überquerungsstellen markieren

    2 Personen

  • 9

    Einladungen verschicken

    2 Personen

  • 10

    Anmeldungen öffnen

  • 11

    Werbung aufhängen

    2 Personen

  • 12

    Anmeldungen bearbeiten

  • 13

    Ernährungswünsche erfassen

  • 14

    Freiwillige einteilen

    2 Personen

  • 15

    Verkehrshelfer einteilen

    2 Personen

  • 16

    Wegweiser gestalten

  • 17

    Teilnehmerliste ausdrucken

  • 18

    Reservierungen prüfen

  • 19

    Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • 20

    Einkaufen gehen

    2 Personen

  • 21

    Wegweiser erstellen

    2 Personen

  • 22

    Armbänder sortieren

  • 23

    Materialien zusammenstellen

    2 Personen

  • 24

    Getränke kühlen

    2 Personen

  • 25

    Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • 26

    Kaffee und Tee bereitstellen

    2 Personen

  • 27

    Startbereich reinigen

    2 Personen

  • 28

    Partyzelte aufbauen

    4 Personen

  • 29

    Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • 30

    Anmeldetisch einrichten

    2 Personen

  • 31

    Wegweiser aufstellen

    4 Personen

  • 32

    Pfeile entlang der Strecke anbringen

    4 Personen

  • 33

    Ruhebereich einrichten

    2 Personen

  • 34

    Erste-Hilfe-Tasche bereitstellen

Event

  • 35

    Empfangstisch betreuen

    2 Personen

  • 36

    Teilnehmer registrieren

    2 Personen

  • 37

    Route erklären

    2 Personen

  • 38

    Abreise in Gruppen begleiten

    3 Personen

  • 39

    Vordergruppe begleiten

    2 Personen

  • 40

    Hintere Gruppe betreuen

    2 Personen

  • 41

    Verkehrspunkte sichern

    4 Personen

  • 42

    Ruhebereich betreuen

    2 Personen

  • 43

    Wasser verteilen

    2 Personen

  • 44

    Teilnehmende zählen

    2 Personen

  • 45

    Wegweiser prüfen

    2 Personen

  • 46

    Einlass registrieren

    2 Personen

  • 47

    Kaffee und Tee servieren

    3 Personen

  • 48

    Snacks servieren

    3 Personen

  • 49

    Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • 50

    Mülleimer leeren

    2 Personen

  • 51

    Musik bedienen

  • 52

    Letzte Wanderer in Empfang nehmen

    2 Personen

Nachbereitung

  • 53

    Tische abräumen

    3 Personen

  • 54

    Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • 55

    Routenschilder entfernen

    4 Personen

  • 56

    Route auf Müll kontrollieren

    3 Personen

  • 57

    Partyzelte abbauen

    4 Personen

  • 58

    Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • 59

    Startbereich reinigen

    3 Personen

  • 60

    Abfall entsorgen

    2 Personen

  • 61

    Materialien inventarisieren

    2 Personen

  • 62

    Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • 63

    Übrig gebliebene Einkäufe verstauen

  • 64

    Fundgegenstände aufbewahren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • FestzeltAnz. 2
  • Klapp­tischAnz. 6
  • KlappstuhlAnz. 40
  • Anmeldetisch
  • TischdeckeAnz. 6
  • KühlboxAnz. 4

Geschirr

  • Wiederverwendbarer TellerAnz. 80
  • MehrwegbecherAnz. 100
  • KaffeetasseAnz. 60
  • TeeglasAnz. 60
  • Wiederverwendbares MesserAnz. 80
  • Wiederverwendbare GabelAnz. 80
  • Wiederverwendbarer LöffelAnz. 80
  • ServierplatteAnz. 8
  • ServierzangeAnz. 4

Küche

  • KaffeemaschineAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskanneAnz. 6
  • SchneidebrettAnz. 3
  • BrotmesserAnz. 2
  • KüchenmesserAnz. 3
  • MessbecherAnz. 2
  • KühlelementAnz. 12

Ausstattung

  • Tragbarer Lautsprecher
  • VerlängerungskabelAnz. 3
  • SteckdosenleisteAnz. 3

Beleuchtung

  • LED-LampeAnz. 8
  • LichterketteAnz. 4

Routenmaterial

  • WegweiserAnz. 20
  • PfeilschildAnz. 35
  • KabelbinderAnz. 100
  • HolzpfostenAnz. 40
  • AbsperrbandAnz. 4
  • SicherheitswesteAnz. 12
  • KlemmbrettAnz. 4
  • Wasserfester MarkerAnz. 12
  • StreckenkarteAnz. 100
  • ArmbandAnz. 100

Sicherheit

  • Erste-Hilfe-Tasche
  • TaschenlampeAnz. 6
  • PowerbankAnz. 4
  • MobiltelefonAnz. 4

Reinigung

  • MülleimerAnz. 8
  • MüllsackhalterAnz. 4
  • HandfegerAnz. 2
  • Kehrblech und HandfegerAnz. 2

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Erkunde die Route mindestens zwei bis drei Wochen vorher zu Fuß. Prüfe dabei die Entfernung, sichere Überquerungsstellen und mindestens eine Ausweichroute für Baustellen oder schlechtes Wetter.
  • Plane Ruhepunkte nicht nur nach Kilometern, sondern nach der tatsächlichen Gehzeit. Bei längeren Abschnitten sollte spätestens nach 45 bis 60 Minuten eine Sitz- oder Trinkmöglichkeit erreichbar sein.
  • Teile Verkehrshelfer und weitere Freiwillige spätestens eine Woche vor dem Rundgang ein. Jeder Helfer braucht einen festen Abschnitt, eine konkrete Uhrzeit und eine erreichbare Kontaktperson.
  • Drucke die Teilnehmerliste am Vortag aus und sortiere Armbänder sowie Informationsmaterialien nach Ausgabe. So bleibt am Anmeldetisch auch bei mehreren Ankommenden gleichzeitig der Ablauf übersichtlich.
  • Kühle Getränke am Vorabend und bereite Snacks einige Stunden vor Beginn vor. Stelle für Kaffee und Tee eine Kaffeemaschine, einen Wasserkocher und Thermoskannen bereit; Verlängerungskabel und Steckdosenleiste solltest du vorher am Startort testen.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen Dorfrundgang planen?
Beginne mindestens vier Wochen vor dem Termin mit Datum, Startort und Routenplanung. Die Route sollte zwei bis drei Wochen vorher erkundet und die Helfereinteilung spätestens sieben Tage vorher abgeschlossen sein.
Wie lang sollte die Route für einen Dorfrundgang sein?
Prüfe die Routenentfernung anhand der langsamsten erwarteten Gruppe und plane nach 45 bis 60 Minuten einen Ruhepunkt ein. Eine alternative Route sollte bereits feststehen, bevor Einladungen verschickt werden.
Wann sollte man die Anmeldungen für einen Dorfrundgang öffnen?
Öffne die Anmeldungen, sobald Startort und Route bestätigt sind, idealerweise drei bis vier Wochen vor dem Rundgang. Erfasse dabei auch Ernährungswünsche, damit du Snacks und Getränke rechtzeitig einplanen kannst.
Was muss am Tag des Dorfrundgangs zuerst passieren?
Richte den Anmeldetisch mindestens 30 Minuten vor dem Start ein und bringe Teilnehmerliste, Armbänder und Wegweiser an ihren Platz. Prüfe anschließend die Einteilung der Verkehrshelfer, bevor die Gruppe losgeht.

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