Zo organiseer je een filmvertoning zonder verrassingen

Begin niet met stoelen klaarzetten, maar met de film en de vertoningsrechten. Reserveer daarna een zaal die verduisterd kan worden en leg het programma, de capaciteit en het ontvangst vast. Test het filmbestand ruim vóór de vertoning met precies de laptop, beamer, kabels en luidsprekers die je gebruikt. Op de dag zelf draait alles om een korte technische controle, een duidelijke bezoekersstroom en genoeg tijd voor koffie, hapjes en opruimen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Film en vertoningsrechten regelen
2
Locatie en zaal reserveren
3
Filmprogramma vastleggen
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Dieetwensen verzamelen
7
Bezoekerslijst controleren
8
Reserveringen bevestigen
9
Filmbestand downloaden
10
Filmbestand technisch testen
2 personen
11
Beeldverhouding instellen
12
Geluidsniveau testen
2 personen
13
Boodschappenlijst controleren
14
Boodschappen doen
2 personen
15
Filmkaartjes printen
16
Bewegwijzering printen
17
Film en presentatietekst klaarzetten
18
Koelboxen vullen
2 personen
19
Hapjes voorbereiden
3 personen
20
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
21
Zaal openen
2 personen
22
Zaal en foyer schoonmaken
3 personen
23
Tafels opstellen
3 personen
24
Stoelen opstellen
4 personen
25
Projectiescherm opstellen
2 personen
26
Projector aansluiten
2 personen
27
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
28
Licht en verduistering instellen
2 personen
29
Cateringbuffet klaarzetten
3 personen
30
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
31
Bewegwijzering ophangen
2 personen

Event

32
Deuren openen
2 personen
33
Bezoekers ontvangen
3 personen
34
Kaartjes controleren
2 personen
35
Koffie en thee serveren
2 personen
36
Hapjes serveren
2 personen
37
Film aankondigen
38
Film starten
39
Dranken bijvullen
2 personen
40
Pauzebuffet aanvullen
2 personen
41
Techniek tijdens film bewaken
42
Bezoekers uitgeleiden
2 personen

Nazorg

43
Restanten veilig koelen
2 personen
44
Afval verzamelen
3 personen
45
Servies afwassen
3 personen
46
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
47
Techniek uitschakelen
2 personen
48
Apparatuur inpakken
2 personen
49
Zaal schoonmaken
3 personen
50
Sanitair controleren
51
Borden en materialen verwijderen
2 personen
52
Locatie afsluiten
2 personen
53
Huurapparatuur retourneren
2 personen
54
Overgebleven boodschappen opbergen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 55
Tafelsaantal 6
Tafelkledenaantal 6
Ontvangsttafel
Afvalbakkenaantal 4

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Laptop
HDMI-kabelaantal 2
HDMI-adapteraantal 2
Luidsprekersaantal 2
Audiomixer
Microfoon
USB-stickaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Kabelmattenaantal 6
Zaklampenaantal 3

Verlichting

LED-lampenaantal 6
Sfeerverlichtingaantal 4

Verduistering

Verduisteringsdoekenaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 70
Koffiekopjesaantal 60
Bordenaantal 60
Besteksetsaantal 60
Serveerschalenaantal 8
Serveertangenaantal 6

Keuken

Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokeraantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 3
Snijplankenaantal 2
Broodmessenaantal 2
Keukenmessenaantal 2
Maatbekersaantal 2
Koelelementenaantal 12

Decoratie

Filmdoekdecoratie
Tafeldecoratieaantal 6
Naamkaartjesaantal 60
Pijlbordenaantal 8
Plakbandaantal 4
Kabelbindersaantal 30

Schoonmaak

Emmersaantal 2
Dweilenaantal 2
Schoonmaaksponsjesaantal 6
Microvezeldoekenaantal 12
Handschoenenaantal 6
Handzeepdispensersaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Regel de film en de vertoningsrechten voordat je uitnodigingen verstuurt. Zet ook meteen vast welke versie en speelduur je vertoont, zodat je programma en communicatie niet later opnieuw moeten worden aangepast.
Test het filmbestand uiterlijk enkele dagen vooraf op de echte apparatuur. Controleer beeldverhouding, ondertiteling, geluidsniveau, HDMI-adapter en aansluitingen; een USB-stick als reserve voorkomt vertraging als de laptop of verbinding niet meewerkt.
Plan de zaalopbouw achteruit vanaf de inloop. Reken voor het opstellen van scherm, beamer, stoelen, tafels en kabelmatten minimaal 60 tot 90 minuten, plus extra tijd als de zaal nog moet worden schoongemaakt of verduisterd.
Verzamel dieetwensen bij de aanmelding en controleer de bezoekerslijst vóór je boodschappen doet. Zet bij de ontvangsttafel filmkaartjes, bewegwijzering en een pen klaar; die kleine zaken worden vaak pas gemist als de eerste bezoekers binnenkomen.
Zet koffie, thee, water en hapjes pas klaar nadat beeld en geluid zijn getest. Gebruik thermoskannen en koelboxen om het eerste uur rustig te overbruggen en houd afvalbakken, bekers, borden en serveertangen op één vaste plek in de foyer.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een filmvertoning organiseren?: Begin minimaal 4 tot 6 weken vooraf met de film, vertoningsrechten en zaalreservering. Verstuur uitnodigingen zodra programma, capaciteit en datum vaststaan; houd de laatste week vrij voor aanmeldingen, boodschappen en de technische test.
Wanneer moet ik de beamer en het geluid testen voor een filmvertoning?: Test de volledige opstelling uiterlijk 2 tot 3 dagen vooraf met het definitieve filmbestand. Doe op de dag zelf nog een korte controle van beeld, geluidsniveau, kabels en stroom voordat bezoekers binnenkomen.
Hoeveel tijd heb je nodig om een filmvertoning op te bouwen?: Plan minimaal 60 tot 90 minuten voor scherm, beamer, laptop, luidsprekers, stoelen, tafels en kabels. Voeg 30 minuten toe voor schoonmaken, verduisteren, koffie en hapjes als de zaal nog niet gebruiksklaar is.
Wanneer doe je de boodschappen voor een filmvertoning?: Controleer de boodschappenlijst 2 tot 3 dagen vooraf en doe de houdbare boodschappen dan. Haal gekoelde producten bij voorkeur op de dag zelf of maximaal 1 dag eerder en vul de koelboxen pas vlak voor de inloop.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.