Organiser une première de théâtre sans rien laisser au hasard

Une première de théâtre se prépare bien avant l’ouverture des portes. Commence par bloquer la date, la salle de spectacle et la salle de répétition, puis fixe le programme avant d’inviter qui que ce soit. Les dernières semaines servent à coordonner la technique, le catering, la presse et l’accueil. La veille, vérifie séparément les artistes, les équipements, les costumes, le maquillage et les accessoires : ce sont souvent ces détails qui créent les retards le soir de la première.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date de première
2 personnes
2
Réserver la salle de théâtre
3
Réserver la salle de répétition
4
Définir le programme de la première
2 personnes
5
Établir la liste des invités
2 personnes
6
Concevoir les invitations
7
Envoyer les invitations
2 personnes
8
Traiter les inscriptions
2 personnes
9
Recueillir les besoins alimentaires
10
Réserver le catering
11
Coordonner la technique
2 personnes
12
Élaborer le plan d'éclairage
2 personnes
13
Élaborer le plan sonore
2 personnes
14
Rédiger le texte du programme
15
Faire imprimer les programmes
16
Envoyer les invitations presse
17
Confirmer le photographe
18
Confirmer le vidéaste
19
Vérifier la liste des artistes
20
Vérifier le matériel technique
2 personnes
21
Vérifier la décoration et les accessoires
3 personnes
22
Vérifier les vêtements et le maquillage
2 personnes
23
Envoyer les informations d'accès et de parking
24
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
25
Préparer le contrôle des accès
2 personnes
26
Composer les dossiers de presse
2 personnes
27
Faire les courses
2 personnes
28
Mettre les boissons au frais
2 personnes
29
Préparer les en-cas
3 personnes
30
Préparer les programmes
2 personnes

Événement

31
Ouvrir la salle de théâtre
2 personnes
32
Vérifier la scène et la piste
3 personnes
33
Monter la décoration
4 personnes
34
Installer les accessoires
2 personnes
35
Monter l’installation lumière
3 personnes
36
Installer le système de sonorisation
3 personnes
37
Tester la technique
3 personnes
38
Tester les microphones
2 personnes
39
Programmer les réglages d’éclairage
2 personnes
40
Monter le buffet traiteur
3 personnes
41
Aménager la table d'accueil
2 personnes
42
Installer les tables du foyer
2 personnes
43
Installer la décoration
2 personnes
44
Installer des panneaux directionnels
2 personnes
45
Aménager les vestiaires
2 personnes
46
Préparer les costumes
2 personnes
47
Installer la table de maquillage
2 personnes
48
Vérifier l’espace public
2 personnes
49
Accueillir les artistes
2 personnes
50
Enregistrer les invités
3 personnes
51
Distribuer les programmes
2 personnes
52
Servir les boissons de bienvenue
3 personnes
53
Servir des amuse-bouches
4 personnes
54
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
55
Accompagner le public à la salle
3 personnes
56
Fermer les portes
2 personnes
57
Assurer la première représentation
12 personnes
58
Servir les boissons de la pause
4 personnes
59
Reconduire le public
3 personnes
60
Animer le moment des applaudissements
2 personnes
61
Prévoir un moment convivial
4 personnes
62
Accueillir la presse et les invités
2 personnes
63
Servir les dernières boissons
2 personnes
64
Accompagner le public à la sortie
3 personnes

Suivi

65
Démonter le décor
4 personnes
66
Rassembler les accessoires
2 personnes
67
Éteindre la technique
3 personnes
68
Faire la vaisselle
3 personnes
69
Rassembler les déchets
2 personnes
70
Nettoyer le foyer
3 personnes
71
Nettoyer la salle
3 personnes
72
Nettoyer les vestiaires
2 personnes
73
Inventorier le matériel
2 personnes
74
Rendre les articles empruntés
2 personnes
75
Ranger la nourriture restante du catering
2 personnes
76
Rassembler les photos et vidéos
77
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables bistrotqté 10
Chaises pliantesqté 120
Table d’accueil
Portant à vêtementsqté 2
Cintresqté 120
Tables de buffetqté 4
Éléments de podiumqté 6
Tables pliantes en backstageqté 3

Vaisselle

Verres à vinqté 120
Verres à eauqté 120
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 120
Fourchettesqté 120
Couteauxqté 120
Louchesqté 12

Équipement

Microphones sans filqté 4
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection

Éclairage

Projecteurs de théâtre LEDqté 8
Pieds d’éclairageqté 4
Rallongesqté 10
Multiprisesqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Plateaux de serviceqté 6
Couteaux à painqté 4

Décoration

Nappesqté 14
Rideaux de théâtreqté 2
Compositions floralesqté 6
Mur photo
Tapis rouge
Cônesqté 8
Badges nominatifsqté 120
Programmesqté 130
Dossiers de presseqté 20
Panneaux directionnelsqté 8
Ruban adhésifqté 6
Attaches-câblesqté 100

Nettoyage

Aspirateur
Kit de lavageqté 2
Seau de nettoyageqté 2
Chiffons microfibresqté 12
Brosses de nettoyage pour toilettesqté 4

Catering

Courses

Conseils

Réserve la salle de théâtre et la salle de répétition dès que la date est confirmée. Garde au moins un créneau de répétition technique avant la représentation, avec les micros, la console, les haut-parleurs et les projecteurs.
Définis le programme avant de concevoir les invitations. Indique clairement l’horaire d’ouverture des portes, le début du spectacle et le moment prévu pour l’accueil ou le buffet.
Envoie les invitations suffisamment tôt pour traiter les inscriptions et les besoins alimentaires. Prévois une relance 7 à 10 jours avant la première et transmets ensuite les informations d’accès et de parking.
Fais imprimer les programmes après validation du texte, puis compte les exemplaires sur la base des invités confirmés, avec une petite réserve. Prépare aussi les badges nominatifs avant le jour J, pas à l’entrée.
Organise un contrôle final la veille avec une liste distincte pour la technique, les artistes, les vêtements, le maquillage, la décoration et les accessoires. Sur place, installe la table d’accueil, le vestiaire et les tables de buffet avant l’arrivée du public.

Questions fréquentes

Quand faut-il envoyer les invitations pour une première de théâtre ?: Envoie-les idéalement 4 à 6 semaines avant la première. Prévois une relance 7 à 10 jours avant afin de finaliser les inscriptions, les besoins alimentaires et le nombre de programmes à imprimer.
Combien de temps prévoir pour les répétitions techniques avant une première ?: Bloque au moins une demi-journée pour la répétition technique, et davantage si le spectacle utilise une projection, plusieurs microphones ou un plan d’éclairage complexe. Termine par un filage complet avant l’ouverture des portes.
Quand réserver le catering d’une première de théâtre ?: Réserve le catering au plus tard 3 à 4 semaines avant l’événement, dès que le programme et le nombre prévisionnel d’invités sont connus. Confirme le nombre final et les contraintes alimentaires 5 à 7 jours avant.
Que faut-il vérifier la veille d’une première de théâtre ?: Vérifie la liste des artistes, le matériel technique, les costumes, le maquillage, les accessoires, les badges et les informations d’accès. Fais cette vérification au moins 24 heures avant, puis garde une personne responsable de chaque zone le jour de la première.

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