Eine Theaterpremiere Schritt für Schritt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Lege den Premierentermin zuerst fest und reserviere Theater- und Proberaum möglichst mehrere Wochen vorher. Ohne festen Saal lassen sich Einladungen, Technik und Catering nicht zuverlässig koordinieren.
• Verschicke Einladungen etwa vier bis sechs Wochen vor der Premiere und bitte um Rückmeldung bis spätestens sieben Tage vorher. Erfasse dabei auch Ernährungswünsche, damit das Catering die endgültige Personenzahl kennt.
• Plane für Technik mindestens einen vollständigen Termin vor der Aufführung ein. Funkmikrofone, Lautsprecher, Mischpult, Beamer, Leinwand und LED-Theaterspots müssen mit dem Laptop und dem vorhandenen Stromanschluss getestet werden.
• Drucke Programmtexte und Namensschilder erst nach der letzten inhaltlichen Prüfung, aber nicht später als drei Tage vor der Premiere. So bleiben genügend Exemplare für Künstler, Presse und Publikum und Änderungen können noch eingearbeitet werden.
• Lege für den Premierenabend einen Zeitplan mit mindestens 90 Minuten Aufbau, anschließendem Soundcheck und einer Lichtprobe fest. Beschrifte Empfangstisch, Garderobe und Einlasskontrolle, damit Gäste nicht gleichzeitig nach Plätzen, Jacken und Programmen suchen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Theaterpremiere organisieren?

Beginne idealerweise acht bis zwölf Wochen vorher mit Termin, Saal und Proberaum. Vier bis sechs Wochen vor der Premiere sollten Einladungen, Programm und technische Abstimmung laufen.

Wann verschickt man Einladungen zur Theaterpremiere?

Verschicke die Einladungen etwa vier bis sechs Wochen vor dem Termin. Setze die Rückmeldefrist auf sieben Tage vor der Premiere, damit Catering, Sitzplätze und Namensschilder planbar bleiben.

Wie viel Zeit braucht der Aufbau für eine Theaterpremiere?

Plane mindestens 90 Minuten für Mobiliar, Empfang, Buffet und Dekor ein. Für Technik kommen Soundcheck und Lichtprobe hinzu; reserviere dafür je nach Ausstattung weitere 60 bis 90 Minuten.

Wie viele Getränke braucht man für eine Theaterpremiere?

Rechne für den Empfang mit etwa zwei bis drei Getränken pro Person in der ersten Stunde, zusätzlich mit Wasser für alle Gäste. Bestelle die endgültige Menge erst nach Ablauf der Rückmeldefrist und berücksichtige dabei die Dauer des anschließenden Caterings.

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