Organiser une matinée café, étape par étape
Une matinée café se prépare surtout dans le bon ordre. Commencez par réserver la salle, envoyer les invitations et suivre les inscriptions, puis adaptez les achats aux réponses reçues. Les derniers jours servent à sécuriser le café, le thé, les aliments frais et le matériel de service. Le jour même, prévoyez le temps nécessaire pour installer les tables, préparer l’accueil et ouvrir les portes sans précipitation.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Réserver la salle
- 2
Rédiger les invitations
- 3
Envoyer les invitations
2 personnes
- 4
Traiter les inscriptions
- 5
Recueillir les besoins alimentaires
- 6
Mettre à jour la liste des visiteurs
- 7
Réserver les machines à café
- 8
Vérifier la liste des courses
2 personnes
- 9
Faire les courses
2 personnes
- 10
Mettre en place les stocks non périssables
- 11
Réfrigérer les aliments frais
- 12
Récupérer la clé du lieu
- 13
Vérifier l’espace
2 personnes
- 14
Installer les tables
3 personnes
- 15
Installer les chaises
3 personnes
- 16
Dresser les tables
3 personnes
- 17
Préparer le café
2 personnes
- 18
Préparer le thé et l’eau
2 personnes
- 19
Préparer le pain et les garnitures
3 personnes
- 20
Préparer les pâtisseries et les fruits
2 personnes
- 21
Préparer les badges nominatifs
- 22
Aménager la table d'accueil
2 personnes
- 23
Indiquer les allergènes
Événement
- 24
Ouvrir les portes
2 personnes
- 25
Accueillir les visiteurs
3 personnes
- 26
Servir le café et le thé
3 personnes
- 27
Servir les sandwiches et les pâtisseries
2 personnes
- 28
Informer les visiteurs
2 personnes
- 29
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 30
Réapprovisionner la nourriture
2 personnes
- 31
Rassembler la vaisselle utilisée
2 personnes
- 32
Annoncer le dernier tour
- 33
Saluer les visiteurs à leur départ
2 personnes
Suivi
- 34
Ranger la nourriture et les boissons
3 personnes
- 35
Faire la vaisselle
3 personnes
- 36
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
- 37
Rassembler les déchets
2 personnes
- 38
Nettoyer l’espace
3 personnes
- 39
Nettoyer l’équipement
2 personnes
- 40
Rendre les articles empruntés
2 personnes
- 41
Rendre la clé du lieu
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tables pliantesqté 6
- Chaisesqté 50
- Nappesqté 6
Vaisselle
- Tasses à caféqté 50
- Verres à théqté 50
- Assiettesqté 60
- Couvertsqté 60
- Cuillères à caféqté 60
- Plateaux de serviceqté 8
- Cuillères de serviceqté 8
- Pichets à laitqté 4
- Sucriersqté 3
Équipement
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Thermosqté 4
- Glacièresqté 2
- Multiprisesqté 3
Cuisine
- Planches à découperqté 3
- Couteaux à painqté 3
- Couteaux de cuisineqté 2
- Pinces de serviceqté 4
- Mesures à verserqté 2
- Bacs isothermesqté 4
Décoration
- Compositions floralesqté 4
- Badges nominatifsqté 50
- Stylosqté 10
- Panneau d’accueil
Nettoyage
- Poubellesqté 3
Catering
- Courses
Conseils
- Demandez les besoins alimentaires dès l’inscription et reportez-les sur une liste unique. Vérifiez cette liste avant les courses, puis indiquez clairement les allergènes sur la table d’accueil.
- Réservez les machines à café assez tôt et contrôlez leur fonctionnement avant le jour J. Prévoyez aussi les multiprises, les bouilloires et les thermos pour éviter une file d’attente autour d’une seule machine.
- Récupérez la clé et vérifiez l’espace au moins la veille. Repérez les prises, l’emplacement des tables et la zone où seront posés les aliments frais, les boissons et les poubelles.
- Installez les tables et les chaises avant de dresser les nappes, les tasses, les verres, les assiettes et les couverts. Gardez les plateaux et les pinces de service accessibles plutôt que rangés dans des cartons.
- Préparez l’accueil avant l’ouverture : badges nominatifs, stylos, panneau d’accueil et liste des visiteurs doivent être réunis au même endroit. Arrivez environ 60 minutes avant le début pour préparer le café, le thé, l’eau, le pain, les garnitures, les pâtisseries et les fruits.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour préparer une matinée café ?
- Prévoyez environ 2 à 3 semaines pour réserver la salle, envoyer les invitations et traiter les inscriptions. Gardez la dernière journée pour les courses, le rangement des produits frais et la vérification du matériel.
- Quand envoyer les invitations pour une matinée café ?
- Envoyez-les idéalement 2 à 3 semaines avant la date prévue, avec une échéance d’inscription claire. Relancez les personnes qui n’ont pas répondu 5 à 7 jours avant l’événement.
- Quand faire les courses pour une matinée café ?
- Achetez les produits non périssables 2 à 3 jours avant, puis les aliments frais la veille ou le matin même selon leur conservation. Réfrigérez immédiatement les produits frais dès leur arrivée sur place.
- À quelle heure arriver pour organiser une matinée café ?
- Arrivez environ 60 minutes avant l’ouverture des portes. Ce délai permet d’installer les tables et les chaises, préparer les boissons et les aliments, organiser les badges et vérifier l’accueil des visiteurs.
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