Kaffeemorgen organisieren: Schritt für Schritt
Ein Kaffeemorgen wirkt unkompliziert, braucht aber einen klaren Ablauf. Beginne mit Raum, Termin und Einladungen, damit du Anmeldungen und Ernährungswünsche rechtzeitig kennst. Danach folgen Geräte, Einkauf und die Vorbereitung haltbarer sowie frischer Lebensmittel. Am Veranstaltungstag zählen kurze Wege: Erst Raum und Tische aufbauen, dann Kaffee, Tee, Brot, Belag, Gebäck und Obst bereitstellen. Plane außerdem Zeit für Beschriftungen, Schlüsselübergabe und den Empfang ein.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Raum reservieren
- 2
Einladungen erstellen
- 3
Einladungen verschicken
2 Personen
- 4
Anmeldungen bearbeiten
- 5
Ernährungswünsche erfassen
- 6
Besucherliste aktualisieren
- 7
Kaffeemaschinen reservieren
- 8
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
- 9
Einkaufen gehen
2 Personen
- 10
Haltbare Vorräte bereitstellen
- 11
Frische Lebensmittel kühlen
- 12
Location-Schlüssel abholen
- 13
Raum kontrollieren
2 Personen
- 14
Tische aufstellen
3 Personen
- 15
Stühle aufstellen
3 Personen
- 16
Tische eindecken
3 Personen
- 17
Kaffee zubereiten
2 Personen
- 18
Tee und Wasser bereitstellen
2 Personen
- 19
Brot und Belag bereitstellen
3 Personen
- 20
Gebäck und Obst bereitstellen
2 Personen
- 21
Namensschilder bereitlegen
- 22
Empfangstisch einrichten
2 Personen
- 23
Allergene kennzeichnen
Event
- 24
Türen öffnen
2 Personen
- 25
Besucher empfangen
3 Personen
- 26
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
- 27
Brötchen und Gebäck servieren
2 Personen
- 28
Besucher informieren
2 Personen
- 29
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 30
Essen nachfüllen
2 Personen
- 31
Benutztes Geschirr sammeln
2 Personen
- 32
Letzte Runde ankündigen
- 33
Besucher verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
- 34
Essen und Getränke aufräumen
3 Personen
- 35
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 36
Tische und Stühle aufräumen
3 Personen
- 37
Abfall sammeln
2 Personen
- 38
Raum reinigen
3 Personen
- 39
Geräte reinigen
2 Personen
- 40
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
- 41
Schlüssel für den Veranstaltungsort zurückbringen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- KlappischeAnz. 6
- StühleAnz. 50
- TischdeckenAnz. 6
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 50
- TeegläserAnz. 50
- TellerAnz. 60
- BestecksetsAnz. 60
- TeelöffelAnz. 60
- ServierschalenAnz. 8
- ServierlöffelAnz. 8
- MilchkännchenAnz. 4
- ZuckerdosenAnz. 3
Ausstattung
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 4
- KühlboxenAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 3
Küche
- SchneidebretterAnz. 3
- BrotmesserAnz. 3
- KüchenmesserAnz. 2
- ServierzangenAnz. 4
- MesskannenAnz. 2
- KühlwannenAnz. 4
Dekoration
- BlumenarrangementsAnz. 4
- NamensschilderAnz. 50
- StifteAnz. 10
- Willkommensschild
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 3
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Verschicke die Einladungen mindestens 3 Wochen vorher und setze eine Anmeldefrist von etwa 7 Tagen vor dem Kaffeemorgen. So kannst du die Besucherliste und Ernährungswünsche noch rechtzeitig aktualisieren.
- Reserviere Kaffeemaschinen nicht erst am Veranstaltungstag. Prüfe außerdem, ob pro Maschine ein Verlängerungskabel und eine freie Steckdose eingeplant sind, damit der Aufbau nicht ins Stocken gerät.
- Teile den Einkauf in zwei Zeitpunkte: haltbare Vorräte einige Tage vorher, frische Lebensmittel am Vortag. Kühlboxen oder Kühlwannen sollten bereits vor dem Einkauf bereitstehen.
- Rechne für den Aufbau mindestens 90 Minuten ein. Stelle zuerst Tische und Stühle auf, decke anschließend Tassen, Teller und Besteck ein und richte erst danach Empfangs- und Kaffeetisch ein.
- Kennzeichne Allergene direkt an den Servierschalen und stelle Namensschilder, Stifte sowie ein Willkommensschild vor dem Öffnen der Türen bereit. Diese Kleinigkeiten werden sonst oft erst bemerkt, wenn die ersten Besucher eintreffen.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen Kaffeemorgen organisieren?
- Beginne etwa 3 bis 4 Wochen vorher mit Raumreservierung und Einladungen. Die Anmeldefrist sollte ungefähr 7 Tage vor dem Termin enden, damit Einkauf und Sitzordnung angepasst werden können.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau für einen Kaffeemorgen?
- Plane mindestens 90 Minuten für Schlüsselübergabe, Raumkontrolle, Tische, Stühle, Geschirr und die Getränkestation ein. Bei ausgeliehenen Kaffeemaschinen oder einem großen Raum sind 2 Stunden realistischer.
- Wann sollte man die Lebensmittel für einen Kaffeemorgen einkaufen?
- Haltbare Vorräte kannst du 2 bis 3 Tage vorher besorgen. Brot, Belag, Gebäck und Obst kaufst du am besten am Vortag und lagerst frische Lebensmittel gekühlt.
- Wie viele Kaffeemaschinen braucht man für einen Kaffeemorgen?
- Das hängt von der Besucherzahl und der Kapazität der Maschinen ab. Plane so, dass der Kaffee spätestens 15 bis 20 Minuten vor dem Empfang bereitsteht und nicht alle Gäste auf eine einzige Maschine warten müssen.
Ähnliche Pläne
Starte diesen Plan in Lizzt
Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.
Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisierenKostenlos organisieren und deine Kontakte einladen!