Marche pour l’eau : la checklist d’organisation

Une Marche pour l’eau demande plus qu’un itinéraire et des participants. Il faut sécuriser le parcours, coordonner les autorisations, prévoir les pauses et organiser le ravitaillement jusqu’à l’arrivée. Cette checklist regroupe les étapes dans l’ordre, des premières démarches aux dernières vérifications. Elle vous aide aussi à ne pas oublier les détails qui posent souvent problème le jour J : signalisation, batteries, gobelets, météo et changements de parcours.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Consigner le parcours et la distance
2 personnes
Réserver le lieu de départ et d’arrivée
Gérer les autorisations et les déclarations
Vérifier l’assurance
Parcourir l'itinéraire plusieurs fois
3 personnes
Déterminer les points de repos
2 personnes
Cartographier les points de congestion routière
2 personnes
Concevoir la carte d'itinéraire
Créer le formulaire d'inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Répartir les bénévoles
2 personnes
Organiser le personnel de premiers secours
Organiser les agents de circulation
Répartir le personnel du point de repos
2 personnes
Concevoir les dossards
Faire imprimer les panneaux d’orientation
Calculer les besoins en boissons et en nourriture
2 personnes
Acheter le catering
2 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Réapprovisionner le matériel
Envoyer les informations aux participants
Vérifier les prévisions météo
Communiquer les changements d’itinéraire
Composer les kits de démarrage
4 personnes
Trier les courses
3 personnes
Remplir les glacières
2 personnes
Installer les panneaux d’itinéraire
2 personnes
Préparer le briefing des bénévoles

Événement

Installer le lieu de départ
6 personnes
Balisage du parcours
5 personnes
Installer les points de repos
6 personnes
Aménager les postes de premiers secours
2 personnes
Briefer les agents de circulation
2 personnes
Briefing des bénévoles
2 personnes
Préparer les dossards
2 personnes
Tenir le bureau d’inscription
3 personnes
Enregistrer les participants
3 personnes
Donner les consignes de départ
2 personnes
Faire partir les marcheurs
4 personnes
Tenir le poste de route
5 personnes
Refaire le plein d’eau
4 personnes
Distribuer des fruits et des snacks
4 personnes
Garder les boissons au frais
2 personnes
Prodiguer les premiers secours
2 personnes
Encadrer les traversées de route
4 personnes
Encadrer les retardataires
2 personnes
Tenir le suivi des arrivées
2 personnes
Servir les boissons de l'arrivée
3 personnes
Servir la soupe et le pain
4 personnes
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
Vider les poubelles pendant l’événement
2 personnes
Vérifier l'itinéraire
2 personnes
Accueillir les derniers randonneurs
2 personnes

Suivi

Retirer les panneaux d’orientation
4 personnes
Démonter la zone d’arrivée
6 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Gérer les restes alimentaires
2 personnes
Envoyer un message de remerciement aux participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 10
Chaises pliantesqté 20
Poubellesqté 8
Nappesqté 10

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Bol à soupeqté 120
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Louchesqté 6

Équipement

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 8
Thermosqté 8
Glacièresqté 8
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Téléphones portablesqté 8
Batteries externesqté 6

Matériel de sport

Sacs à eauqté 6
Cartes d'itinéraireqté 150
Numéros de départqté 150
Gilets de sécuritéqté 20
Bâtons de marcheqté 6
Ruban de parcoursqté 12
Panneaux d’orientationqté 45
Cônesqté 30
Pincesqté 60
Stylosqté 30
Presse-papiersqté 8
Braceletsqté 150
Rubans de médailleqté 150
Médailles de finisherqté 150
Cartes de poinçonnageqté 150
Pince à bornesqté 8
Lampes de pocheqté 10
Flèches de directionqté 30

Cuisine

Marmites à soupeqté 3
Carafes d’eauqté 12
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Plateaux de serviceqté 8
Louches à soupeqté 6
Verres doseursqté 4

Nettoyage

Bacs à vaisselleqté 6
Éponges de nettoyageqté 12
Balais à mainqté 3
Pinces à déchetsqté 4
Seauxqté 6

Premiers secours

Trousses de premiers secoursqté 3
Couvertures isolantesqté 10
Gants jetablesqté 100
Packs de froidqté 20

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 4

Catering

Courses

Conseils

Commencez par mesurer et parcourir l’itinéraire plusieurs fois. Notez la distance, les points de congestion routière et les endroits où une pause est réellement possible avant de concevoir la carte du parcours.
Réservez les lieux de départ et d’arrivée assez tôt, puis vérifiez les autorisations, les déclarations et l’assurance. Gardez une copie de chaque confirmation avec les coordonnées des responsables.
Calculez les boissons et la nourriture à partir des inscriptions et des besoins alimentaires recueillis. Prévoyez un point de repos clairement identifié, avec tables, gobelets réutilisables, glacières et thermos prêts avant l’arrivée des marcheurs.
Répartissez les bénévoles par fonction, pas seulement par zone : premiers secours, circulation, accueil, point de repos et orientation. Donnez à chaque équipe un téléphone chargé, une batterie externe et les consignes utiles.
Envoyez les informations aux participants avant le départ et vérifiez les prévisions météo la veille. Si l’itinéraire change, communiquez-le immédiatement et remplacez les panneaux, cartes et indications déjà distribués.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une Marche pour l’eau ?: Prévoyez au moins 8 à 12 semaines pour organiser le parcours, les autorisations, l’assurance, les inscriptions et les équipes. Commencez plus tôt si plusieurs administrations ou routes doivent être coordonnées.
Quand faut-il vérifier l’itinéraire d’une Marche pour l’eau ?: Parcourez l’itinéraire au moins 3 fois : lors de sa conception, après la validation des points de repos et dans la semaine précédant l’événement. Refaites une vérification après toute modification ou prévision météo défavorable.
Combien de bénévoles faut-il prévoir ?: Répartissez les bénévoles entre l’accueil, les premiers secours, la circulation, les points de repos et l’orientation. Finalisez les affectations au plus tard 7 jours avant le départ, puis transmettez à chacun son emplacement et son horaire.
Quand acheter le matériel et le ravitaillement ?: Vérifiez le matériel environ 14 jours avant la marche et complétez les stocks à ce moment-là. Achetez les denrées périssables dans les 2 à 3 jours précédant l’événement, après avoir arrêté le nombre d’inscrits et les besoins alimentaires.

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