Checklist pour organiser une course de 24 heures
Une course de 24 heures demande une préparation étalée sur plusieurs semaines : lieu, parcours, autorisations, inscriptions et bénévoles doivent avancer ensemble. La checklist vous aide à suivre chaque étape, des premières réservations à l’installation de nuit. Prévoyez aussi le comptage des tours, l’éclairage, les moyens de communication et l’accueil des participants. Les oublis les plus fréquents concernent la circulation sur le parcours, les batteries de rechange et la répartition des bénévoles pendant les heures creuses.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Réserver le lieu
Définir le parcours
3 personnes
Demander les autorisations nécessaires
Vérifier l’assurance
Faire les réservations
Ouvrir le formulaire d’inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier les informations du match
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Recruter des bénévoles
2 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Commander les dossards
Effectuer un contrôle du parcours
3 personnes
Vérifier les prévisions météo
Faire les courses
3 personnes
Trier les dossards
2 personnes
Préparer les inscriptions
2 personnes
Créer des panneaux de direction
2 personnes
Acheminer le matériel sur le site
4 personnes
Mettre en place le parcours
5 personnes
Installer l’arche de départ et d’arrivée
4 personnes
Monter les tentes de réception
5 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Tester l’alimentation électrique
2 personnes
Installer le bureau d'inscription
2 personnes
Mettre en place le catering
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
Préparer les dossards
2 personnes
Faire le briefing des bénévoles
3 personnes
Événement
Inscrire les participants
4 personnes
Vérifier la zone de départ
3 personnes
Informer les participants
2 personnes
Lancer la course de 24 heures
4 personnes
Enregistrer les tours
3 personnes
Tenir le point d'eau
2 personnes
Servir les repas
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Aménager le poste de nuit
3 personnes
Vérifier l’éclairage nocturne
2 personnes
Relayer l'équipe de nuit
2 personnes
Enregistrer les tours pendant la nuit
3 personnes
Servir le repas de nuit
2 personnes
Servir des boissons chaudes
2 personnes
Réapprovisionner les boissons la nuit
2 personnes
Servir le petit-déjeuner
3 personnes
Enregistrer les passages le matin
3 personnes
Rester à l’accueil eau
2 personnes
Préparer la zone d’arrivée
3 personnes
Accompagner les derniers participants
3 personnes
Clore officiellement la course
4 personnes
Vérifier les totaux des tours
3 personnes
Remercier les participants
2 personnes
Suivi
Retirer le matériel du parcours
5 personnes
Démonter les tentes
5 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Rapporter le matériel
3 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Publier les résultats
Envoyer des messages aux participants
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tentes de réceptionqté 3
- Tablesqté 8
- Chaisesqté 30
- Ensembles de tables de bièreqté 4
- Portants à vêtementsqté 2
Équipement
- Glacièresqté 6
- Rallongesqté 6
- Multiprisesqté 6
- Chronomètresqté 4
- Mégaphone
- Talkies-walkiesqté 6
- Batteries externesqté 6
Éclairage
- Projecteurs de chantier LEDqté 8
- Guirlandes lumineuses LEDqté 4
- Lampes frontalesqté 12
Matériel de sport
- Numéros de départqté 80
- Bracelets de dossardqté 80
- Flèches de directionqté 40
- Ruban de balisageqté 6
- Cônes de signalisationqté 30
- Bornes kilométriquesqté 10
- Presse-papiersqté 6
- Fiches de comptageqté 500
- Gilets de sécuritéqté 20
- Cartes du parcoursqté 30
- Arche de départ et d’arrivée
- Lacets de rechangeqté 20
Vaisselle
- Gobelets réutilisablesqté 150
- Assiettesqté 100
- Couvertsqté 100
- Tasses à caféqté 60
- Thermosqté 8
Cuisine
- Bouilloiresqté 3
- Planches à découperqté 4
- Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
- Pinces de serviceqté 8
- Casseroles à soupeqté 2
- Louchesqté 4
- Pains de glaceqté 24
Nettoyage
- Poubellesqté 8
- Balais à main et pellesqté 3
- Serpillièresqté 3
- Seauxqté 4
- Épongesqté 12
- Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
- Gel désinfectantqté 6
- Rouleaux de papier toiletteqté 24
- Rouleaux d’essuie-toutqté 12
Premiers secours
- Trousses de premiers secoursqté 2
- Gants jetablesqté 4
- Compresses froidesqté 12
- Ruban de sportqté 8
- Pansements blisterqté 4
- Couvertures de survieqté 10
Catering
- Courses
Conseils
- Commencez par réserver le lieu et définir le parcours, puis demandez les autorisations nécessaires avant d’ouvrir les inscriptions. Gardez une marge d’au moins 4 à 6 semaines pour les réponses administratives.
- Répartissez les bénévoles par créneaux couvrant les 24 heures, avec un passage de relais écrit. Prévoyez au moins une équipe dédiée au comptage et une autre pour la sécurité du parcours à chaque période.
- Testez l’éclairage avant la tombée de la nuit : projecteurs LED, guirlandes, lampes frontales, rallonges et multiprises doivent être installés sans gêner les coureurs. Chargez les batteries externes et les talkies-walkies le jour du montage.
- Préparez séparément les dossards, bracelets, fiches de comptage, cartes et flèches de direction. Un tri par participant ou par équipe évite de bloquer les inscriptions le jour du départ.
- Faites un contrôle complet du parcours juste avant l’ouverture : balisage, cônes, bornes kilométriques et panneaux doivent être visibles de jour comme de nuit. Vérifiez aussi la météo et protégez les feuilles, le matériel d’inscription et les prises électriques contre l’humidité.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser une course de 24 heures ?
- Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Les autorisations, l’assurance, la réservation du lieu et le recrutement des bénévoles prennent souvent plus de temps que prévu.
- Quand ouvrir les inscriptions pour une course de 24 heures ?
- Ouvrez-les environ 4 à 6 semaines avant le départ, une fois le lieu, le parcours et les principales consignes validés. Fermez-les quelques jours avant l’épreuve pour finaliser les dossards et les besoins alimentaires.
- Combien de bénévoles faut-il pour une course de 24 heures ?
- Le nombre dépend du parcours et du public, mais prévoyez plusieurs équipes afin de couvrir les 24 heures sans laisser un poste seul. Organisez des créneaux de 3 à 4 heures et ajoutez des remplaçants pour les pauses et les absences.
- Que faut-il prévoir pour une course de 24 heures la nuit ?
- Prévoyez un éclairage continu aux départs, arrivées et points sensibles, ainsi que des lampes frontales pour les bénévoles. Testez tout le réseau électrique avant le départ et gardez des batteries externes et des rallonges de secours sur place.
Des plans du même genre
Lancez ce plan dans Lizzt
Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.
Organisez cet événement gratuitement avec LizztOrganisez gratuitement et invitez vos contacts !