Organiser une marche de Pâques, étape par étape

Une marche de Pâques se prépare en deux temps : sécuriser le parcours, puis organiser l’accueil et le repas. Commencez par fixer la date, l’itinéraire et les points de départ et d’arrivée avant d’envoyer les invitations. Les inscriptions servent ensuite à prévoir les besoins alimentaires, les boissons et le matériel. Le jour J, le balisage, le briefing des bénévoles et l’enregistrement des participants doivent être terminés avant l’arrivée du premier groupe.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer l'itinéraire et la date
2 personnes
2
Vérifier l’itinéraire à l’avance
2 personnes
3
Définir le point de départ et d'arrivée
2 personnes
4
Envoyer les invitations
2 personnes
5
Traiter les inscriptions
6
Recueillir les besoins alimentaires
7
Mettre à jour la liste des participants
8
Préparer la carte d’itinéraire et le briefing
2 personnes
9
Vérifier les prévisions météo
10
Faire les courses
2 personnes
11
Préparer les flèches de direction
2 personnes
12
Informer les participants
13
Préparer le café et le thé
2 personnes
14
Préparer les encas et le déjeuner
3 personnes
15
Préparer la soupe et le pain
2 personnes
16
Installer les flèches d'orientation
3 personnes
17
Installer les tables et les chaises
3 personnes
18
Suspendre la décoration
2 personnes
19
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
20
Mettre les boissons au frais
2 personnes
21
Préparer la trousse de premiers secours
22
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

23
Accueillir les participants
3 personnes
24
Enregistrer la présence
2 personnes
25
Servir le café et le thé
2 personnes
26
Donner le briefing de sécurité
27
Encadrer la promenade
4 personnes
28
Vérifier les flèches de signalisation en cours de route
2 personnes
29
Encadrer les retardataires
2 personnes
30
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
31
Accueil après la promenade
2 personnes
32
Servir la soupe et le pain
3 personnes
33
Encadrer la chasse aux œufs de Pâques
3 personnes
34
Servir les amuse-bouches et le dessert
2 personnes
35
Réapprovisionner les boissons
2 personnes

Suivi

36
Retirer les flèches d’itinéraire
3 personnes
37
Rassembler les déchets
3 personnes
38
Faire la vaisselle
3 personnes
39
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
40
Retirer la décoration
2 personnes
41
Nettoyer l’espace
3 personnes
42
Réfrigérer les restes
2 personnes
43
Vérifier le matériel
2 personnes
44
Rendre les articles empruntés
2 personnes
45
Vérifier la route pour les déchets
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tente de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 6
Chaisesqté 60
Tables de bièreqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 80
Bol à soupeqté 70
Assiettesqté 70
Tasses à caféqté 70
Couteauxqté 70
Fourchettesqté 70
Cuillèresqté 70
Louchesqté 6

Cuisine

Thermosqté 8
Marmites à soupeqté 3
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Plateaux de serviceqté 8
Glacièresqté 6

Équipement

Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 3

Décoration

Fanions de Pâquesqté 6
Branches de Pâquesqté 4
Décoration d’œufs de Pâquesqté 60

Matériel de parcours

Flèches de directionqté 30
Ruban de balisageqté 4
Cartes d'itinéraireqté 70
Stylosqté 10

Sécurité

Trousse de premiers secoursqté 2
Lampes de pocheqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 8
Seaux de nettoyageqté 3
Serpillièreqté 3
Balaiqté 3

Catering

Courses

Conseils

Fixez l’itinéraire et vérifiez-le à l’avance, idéalement au moins 7 jours avant la marche. Repérez les passages difficiles, choisissez clairement le départ et l’arrivée, puis préparez une carte simple pour le briefing.
Envoyez les invitations seulement après avoir confirmé la date et le parcours. Demandez une réponse avec les besoins alimentaires et mettez à jour la liste des participants jusqu’à 2 ou 3 jours avant l’événement.
Préparez le balisage la veille : flèches de direction, ruban de balisage et cartes doivent être regroupés par zone. Installez les flèches avant l’accueil, afin que les bénévoles ne doivent pas quitter le comptoir d’inscription au dernier moment.
Calculez le repas à partir des inscriptions définitives et prévoyez un service distinct pour le café, le thé, la soupe, le pain, les encas et le déjeuner. Les thermos, bouilloires, machines à café et marmites sont souvent oubliés alors qu’ils conditionnent le service.
Organisez un briefing court avec les bénévoles avant l’ouverture des inscriptions : répartition des rôles, parcours, horaires, accueil et trousse de premiers secours. Vérifiez aussi la météo la veille et prévoyez les adaptations nécessaires avant d’installer les tables et les chaises.

Questions fréquentes

Quand préparer une marche de Pâques ?: Commencez au moins 3 à 4 semaines avant la date prévue. Gardez les 7 derniers jours pour vérifier l’itinéraire, confirmer les inscriptions, contrôler la météo et préparer le balisage.
Quand envoyer les invitations pour une marche de Pâques ?: Envoyez-les dès que la date et l’itinéraire sont fixés, idéalement 3 semaines à l’avance. Demandez une réponse avec les besoins alimentaires et fixez une date limite d’inscription 2 ou 3 jours avant la marche.
Comment baliser une marche de Pâques ?: Préparez les flèches et le ruban de balisage la veille, puis installez-les avant l’arrivée des participants. Faites vérifier chaque embranchement par un bénévole et gardez les cartes d’itinéraire au point d’inscription.
Que prévoir pour le repas d’une marche de Pâques ?: Prévoyez le café, le thé, la soupe, le pain, les encas et le déjeuner selon le nombre d’inscrits confirmé 2 ou 3 jours avant. Sortez aussi la vaisselle, les thermos, les bouilloires, les machines à café et les marmites avant le début de l’accueil.

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