Zo organiseer je een paaswandeling

Een paaswandeling staat of valt met een duidelijke route, een haalbare planning en een ontvangst waar deelnemers meteen weten wat ze moeten doen. Leg eerst datum, startpunt, eindpunt en route vast; regel daarna aanmeldingen, dieetwensen en vrijwilligers. Controleer het parcours vooraf en bereid routekaarten, pijlen en briefing voor. Plan de koffie, lunch en soep op het eindpunt, zodat je onderweg niets hoeft te improviseren. Houd bovendien rekening met regen, modder en deelnemers die later aankomen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Route en datum vastleggen
2 personen
2
Route vooraf controleren
2 personen
3
Start- en eindpunt bepalen
2 personen
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Dieetwensen verzamelen
7
Deelnemerslijst bijwerken
8
Routekaart en briefing maken
2 personen
9
Weersverwachting controleren
10
Boodschappen doen
2 personen
11
Routepijlen voorbereiden
2 personen
12
Deelnemers informeren
13
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
14
Hapjes en lunch voorbereiden
3 personen
15
Soep en brood voorbereiden
2 personen
16
Routepijlen plaatsen
3 personen
17
Tafels en stoelen plaatsen
3 personen
18
Versiering ophangen
2 personen
19
Inschrijftafel inrichten
2 personen
20
Dranken koud zetten
2 personen
21
EHBO-set klaarleggen
22
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

23
Deelnemers ontvangen
3 personen
24
Aanwezigheid registreren
2 personen
25
Koffie en thee serveren
2 personen
26
Veiligheidsbriefing geven
27
Wandeling begeleiden
4 personen
28
Routepijlen onderweg controleren
2 personen
29
Achterblijvers begeleiden
2 personen
30
Dranken bijvullen
2 personen
31
Ontvangst na de wandeling
2 personen
32
Soep en brood serveren
3 personen
33
Paaseieren zoeken begeleiden
3 personen
34
Hapjes en dessert serveren
2 personen
35
Dranken blijven bijvullen
2 personen

Nazorg

36
Routepijlen verwijderen
3 personen
37
Afval verzamelen
3 personen
38
Servies afwassen
3 personen
39
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
40
Versiering verwijderen
2 personen
41
Ruimte schoonmaken
3 personen
42
Overgebleven eten koelen
2 personen
43
Materialen controleren
2 personen
44
Geleende spullen retourneren
2 personen
45
Route controleren op afval
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentaantal 2
Inklaptafelsaantal 6
Stoelenaantal 60
Biertafelsaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 80
Soepkommenaantal 70
Bordenaantal 70
Koffiekopjesaantal 70
Messenaantal 70
Vorkenaantal 70
Lepelsaantal 70
Opscheplepelsaantal 6

Keuken

Thermoskannenaantal 8
Soepketelsaantal 3
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Serveerbladenaantal 8
Koelboxenaantal 6

Apparatuur

Waterkokersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 3

Decoratie

Paasvlaggetjesaantal 6
Paastakkenaantal 4
Paaseieren decoratieaantal 60

Routebenodigdheden

Routepijlenaantal 30
Markeerlintaantal 4
Routekaartenaantal 70
Pennenaantal 10

Veiligheid

EHBO-setaantal 2
Zaklampenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Schoonmaakemmersaantal 3
Dweilaantal 3
Bezemaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Controleer de route minstens één week vooraf en nogmaals twee dagen voor de wandeling. Let op omleidingen, modderige stukken, ontbrekende markeringen en een bereikbare plek voor start en eindpunt.
Stuur de uitnodiging uiterlijk drie weken vooraf en sluit de aanmeldingen enkele dagen voor de wandeling. Vraag daarbij meteen dieetwensen en werk de deelnemerslijst bij, zodat je eten en zitplaatsen kunt voorbereiden.
Maak voor vrijwilligers een briefing van maximaal één A4 met starttijd, route, rustpunten, terugvaloptie en telefoonnummers. Verdeel de taken vóór de dag zelf; tijdens de ontvangst moeten zij niet meer hoeven overleggen.
Plaats routepijlen en markeerlint op de dag zelf ruim vóór de eerste deelnemers vertrekken. Neem extra pijlen en tape mee, want kruisingen, wind en passerende wandelaars zorgen vaak voor verdwenen markeringen.
Zet koffie, thee, soep en brood pas klaar nadat tafels, stoelen, bekers en servies staan. Reserveer minstens 45 minuten voor de opbouw en controleer vooraf waar water, stroom en verlengkabels nodig zijn.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een paaswandeling organiseren?: Begin ongeveer vier weken vooraf met datum, route en start- en eindpunt. Verstuur de uitnodigingen uiterlijk drie weken voor de wandeling en bevestig de praktische informatie nogmaals twee dagen van tevoren.
Hoeveel routepijlen heb je nodig voor een paaswandeling?: Reken op minimaal één duidelijke pijl per afslag, kruising of onduidelijk punt, plus ongeveer 10 procent reserve. Controleer de route vooraf en leg extra pijlen en markeerlint klaar bij de inschrijftafel.
Wanneer controleer je het weer voor een paaswandeling?: Bekijk de weersverwachting zeven dagen vooraf voor de eerste planning en opnieuw 48 uur voor de start. Neem bij regen een partytent, droge opbergmogelijkheden en een aangepaste opbouwvolgorde mee.
Hoeveel tijd heb je nodig om een paaswandeling op te bouwen?: Plan minstens 45 minuten voor tafels, stoelen, versiering, inschrijftafel, dranken en catering. Trek daar extra tijd voor uit als routepijlen nog geplaatst moeten worden of als je koffiezetapparaten, waterkokers en verlengkabels aansluit.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.