Checklist pour organiser un anniversaire de marche

Un anniversaire de marche demande de préparer à la fois une promenade sûre et un vrai moment convivial. Commence par les invitations et les inscriptions, puis fixe l’itinéraire avant de prévoir le ravitaillement et l’installation du pique-nique. Les oublis les plus fréquents concernent les besoins alimentaires, le balisage, les cartes imprimées et les boissons à garder au frais. Cette checklist te permet de suivre les préparatifs dans le bon ordre, jusqu’à l’accueil des participants et l’encadrement du groupe.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Tracer l’itinéraire
Vérifier l'itinéraire
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Informer les participants
Balisage du point de départ
2 personnes
Imprimer les cartes d'itinéraire
Créer des badges prénom
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Aller chercher le gâteau
Installer les tables de pique-nique
3 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Préparer la vaisselle
2 personnes
Installer la musique
Préparer la trousse de premiers secours

Événement

Accueillir les invités
3 personnes
Enregistrer les participants
2 personnes
Présenter la promenade
Encadrer la promenade
3 personnes
Encadrer les retardataires
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Couper le gâteau
2 personnes
Porter le toast d'anniversaire

Suivi

Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Retourner les matériels
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 4
Chaises pliantesqté 30
Bancs de pique-niqueqté 4
Nappesqté 4

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 40
Bols réutilisablesqté 40
Gobelets réutilisablesqté 60
Couverts réutilisablesqté 50
Carafeqté 4

Équipement

Glacièresqté 4
Thermosqté 3
Enceinte portable
Batteries externesqté 3

Matériel de promenade

Cartes d'itinéraireqté 35
Flèches de directionqté 20
Gilets réfléchissantsqté 6
Presse-papiersqté 3
Stylosqté 12
Parapluiesqté 6

Décoration

Ballonsqté 40
Guirlandesqté 6
Étiquettes nominativesqté 40
Décoration de tableqté 6

Cuisine

Couteau à gâteau
Pinces de serviceqté 4
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 2

Nettoyage

Poubellesqté 4
Seauxqté 2
Balai et pelle

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 4

Sécurité

Kit de premiers secours

Catering

Courses

Conseils

Demande les inscriptions et les besoins alimentaires au moins 10 à 14 jours avant la marche. Tu sauras ainsi combien prévoir de portions, de gobelets et de places autour des tables.
Valide l’itinéraire 3 à 5 jours avant le départ, puis consulte les prévisions météo la veille et le matin même. Prévois les cartes, les flèches de direction et quelques parapluies au point de départ.
Imprime une carte par foyer ou petit groupe, et garde une carte de secours avec un presse-papiers et des stylos. Les téléphones peuvent manquer de batterie ou de réseau pendant la promenade.
Mets les boissons au frais au moins 4 heures avant l’arrivée des invités et réserve une glacière pour le ravitaillement pendant la marche. Pour le premier verre, compte environ 2 à 3 boissons par personne.
Installe les tables, bancs, nappes et la vaisselle avant l’accueil. Garde le couteau à gâteau, les pinces de service, les sacs-poubelle et la trousse de premiers secours dans un endroit facilement accessible.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance organiser un anniversaire de marche ?: Commence 3 à 4 semaines avant la date prévue. Envoie les invitations au moins 14 jours à l’avance, puis finalise les inscriptions et les besoins alimentaires 10 à 14 jours avant.
Que prévoir pour encadrer une marche d’anniversaire ?: Prépare un itinéraire vérifié, des cartes imprimées, des flèches de direction et des gilets réfléchissants si la visibilité est faible. Désigne aussi une personne pour les retardataires et une autre pour le ravitaillement.
Combien de boissons prévoir pour une marche d’anniversaire ?: Pour le premier heure, prévois environ 2 à 3 boissons par personne, puis ajuste selon la durée, la météo et l’effort demandé. Garde une réserve dans des glacières et réapprovisionne les boissons après la promenade.
Quand acheter le gâteau et préparer le pique-nique ?: Fais les courses 1 à 2 jours avant, puis prépare les encas le jour même ou la veille selon leur conservation. Va chercher le gâteau le jour de l’anniversaire, idéalement 1 à 2 heures avant le début du pique-nique.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.