Organiser une journée portes ouvertes de la mairie

Commencez par fixer la date, le programme et le parcours des visiteurs avant de communiquer l’événement. Vérifiez ensuite les autorisations, répartissez les rôles et ouvrez les inscriptions, notamment pour les visites guidées. Les dernières semaines servent à confirmer le traiteur, préparer les supports d’information et transmettre les consignes de sécurité. Le jour J, l’accueil, la signalétique et la circulation doivent être opérationnels avant l’arrivée du premier groupe.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
3 personnes
2
Déterminer les espaces et le parcours de circulation
2 personnes
3
Vérifier les autorisations et les déclarations
2 personnes
4
Répartir les membres du personnel et les guides
2 personnes
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Publier la journée portes ouvertes en ligne
7
Traiter les inscriptions
2 personnes
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Commander le catering
2 personnes
10
Réserver des visites guidées
11
Confirmer les accords avec les fournisseurs
12
Envoyer le programme aux participants
13
Créer le plan et la signalétique
2 personnes
14
Préparer le contenu des stands d’information
6 personnes
15
Rassembler les présentations et les vidéos
3 personnes
16
Rédiger les consignes des bénévoles
2 personnes
17
Partager le plan de sécurité et d’évacuation
2 personnes
18
Vérifier les quantités de catering
2 personnes
19
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
20
Imprimer les formulaires visiteurs
21
Faire les courses
3 personnes
22
Vérifier les espaces
2 personnes
23
Préparer le matériel
4 personnes
24
Mettre les boissons au frais
2 personnes
25
Préparer le café et le thé
2 personnes
26
Déballer et présenter les amuse-bouches
3 personnes
27
Installer les tables et les chaises
6 personnes
28
Monter les stands d'information
8 personnes
29
Suspendre la décoration
3 personnes
30
Installer la signalisation
3 personnes
31
Tester la technique et les présentations
2 personnes
32
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
33
Vérifier et réapprovisionner les toilettes
2 personnes
34
Donner le briefing aux collaborateurs
12 personnes

Événement

35
Ouvrir les portes et l’accueil
4 personnes
36
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
37
Présenter le programme
2 personnes
38
Accompagner les visites guidées
4 personnes
39
Tenir les stands d'information
10 personnes
40
Assurer les présentations
3 personnes
41
Encadrer les activités pour enfants
3 personnes
42
Encadrer le photobooth
43
Servir le café et le thé
3 personnes
44
Servir des amuse-bouches
3 personnes
45
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
46
Vider les poubelles
2 personnes
47
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
2 personnes
48
Vérifier la signalisation
49
Gérer la technique pendant les présentations
2 personnes
50
Enregistrer les objets trouvés
51
Informer les derniers visiteurs
3 personnes
52
Accompagner les visiteurs en toute sécurité à la sortie
4 personnes

Suivi

53
Démonter les stands d’information
6 personnes
54
Ranger les tables et les chaises
6 personnes
55
Éteindre l’équipement
2 personnes
56
Refroidir le catering restant
2 personnes
57
Rassembler la vaisselle et le verrerie
4 personnes
58
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
59
Nettoyer les espaces
4 personnes
60
Nettoyer les toilettes
2 personnes
61
Retirer la décoration
3 personnes
62
Rapporter le matériel
3 personnes
63
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
64
Gérer les objets trouvés
65
Archiver les inscriptions en toute sécurité
66
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 18
Chaisesqté 120
Tables hautesqté 8
Nappeqté 18
Portant de vestiaireqté 2

Inscription

Table d'inscription
Formulaires d'inscriptionqté 150
Badges nominatifsqté 130
Porte-badgesqté 130
Stylosqté 30
Presse-papiersqté 6
Livre d’or

Décoration

Ballonsqté 100
Guirlandes de fanionsqté 8
Compositions floralesqté 8
Décoration de tableqté 18
Mur photo
Accessoires photoqté 12

Signalétique

Panneaux directionnelsqté 20
Affiches du programmeqté 12
Affiches d’informationqté 20
Autocollants flèchesqté 30
Poteaux de balisageqté 12

Équipement

Ordinateur portableqté 3
Projecteurqté 2
Écran de projectionqté 2
Enceinte portableqté 2
Micro sans filqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 10
Câbles de rechargeqté 8
Batteries externesqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verresqté 160
Assiettesqté 140
Couvertsqté 140
Plateaux de serviceqté 20
Pinces de serviceqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 8
Glacièresqté 6
Bacs à glaçonsqté 8
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Tire-bouchonsqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 12
Conteneurs à déchetsqté 4
Seau de nettoyageqté 4
Serpillièresqté 4
Aspirateurqté 2
Chiffons de nettoyageqté 20
Distributeurs de savon pour les mainsqté 8

Sécurité

Lampes de pocheqté 6
Gilets fluorescentsqté 12
Trousse de premiers secours
Passe-câblesqté 10

Catering

Courses

Conseils

Fixez le parcours avant de préparer les stands : prévoyez une entrée identifiable, un point d’inscription et une sortie clairement indiquée. Testez le trajet avec un visiteur qui ne connaît pas les lieux.
Ouvrez les inscriptions dès que le programme est stabilisé et demandez les besoins alimentaires au même moment. Pour les visites guidées, indiquez une heure de départ et une capacité maximale par groupe.
Envoyez le programme aux participants quelques jours avant l’ouverture, avec les horaires réservés et les informations d’accès. Prévoyez aussi des formulaires visiteurs et des badges pour les personnes qui s’inscrivent sur place.
Ne gardez pas la signalétique pour le matin même : installez les panneaux directionnels, les affiches du programme et les flèches avant la vérification finale des espaces. Un parcours mal indiqué crée immédiatement des files et des interruptions.
La veille, testez le projecteur, l’écran, l’ordinateur portable, le micro et l’enceinte, puis vérifiez les rallonges et multiprises. Mettez les boissons au frais et préparez le café et le thé assez tôt pour que l’accueil ne dépende pas d’une seule personne.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une journée portes ouvertes de mairie ?: Commencez au moins 8 à 12 semaines avant la date prévue. Ce délai laisse le temps de vérifier les autorisations, confirmer les espaces, répartir le personnel, publier l’événement et réserver les visites guidées.
Comment organiser les visites guidées pendant une journée portes ouvertes ?: Définissez les créneaux et la capacité de chaque groupe avant l’ouverture des inscriptions. Confirmez les réservations quelques jours avant, puis affectez un guide à chaque départ et affichez les horaires à l’accueil.
Quand envoyer les invitations et le programme ?: Envoyez les invitations dès que la date et le programme sont confirmés, idéalement 4 à 6 semaines avant l’événement. Transmettez le programme final 3 à 5 jours avant, avec les horaires de visite et les informations pratiques.
Que vérifier la veille d’une journée portes ouvertes en mairie ?: Contrôlez les espaces, le parcours, la signalétique, le matériel audiovisuel et les quantités de catering la veille. Préparez également les badges, les formulaires visiteurs et les consignes de sécurité pour éviter les impressions de dernière minute.

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