Cómo organizar una jornada de puertas abiertas del ayuntamiento

Una jornada de puertas abiertas del ayuntamiento necesita más que un programa de visitas. Primero define el recorrido y los espacios; después comprueba permisos, personal, inscripciones y proveedores. La señalización, las acreditaciones y las instrucciones para voluntarios deben estar listas antes de abrir las puertas. Este plan te ayuda a ordenar el trabajo, calcular el catering y evitar los fallos habituales de última hora.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha y el programa
3 personas
2
Definir los espacios y el recorrido
2 personas
3
Comprobar permisos y notificaciones
2 personas
4
Distribuir al personal y a los guías
2 personas
5
Enviar invitaciones
2 personas
6
Publicar la jornada de puertas abiertas en línea
7
Gestionar inscripciones
2 personas
8
Recoger preferencias dietéticas
9
Pedir el catering
2 personas
10
Reservar visitas guiadas
11
Confirmar acuerdos con proveedores
12
Enviar el programa a los participantes
13
Hacer el mapa y la señalización
2 personas
14
Preparar el contenido de los stands informativos
6 personas
15
Recopilar presentaciones y videos
3 personas
16
Redactar instrucciones para voluntarios
2 personas
17
Compartir el plan de seguridad y evacuación
2 personas
18
Comprobar las cantidades de catering
2 personas
19
Preparar acreditaciones
2 personas
20
Imprimir los formularios de visitantes
21
Hacer la compra
3 personas
22
Comprobar los espacios
2 personas
23
Preparar los materiales
4 personas
24
Enfriar las bebidas
2 personas
25
Preparar café y té
2 personas
26
Desenvolver y presentar los aperitivos
3 personas
27
Colocar mesas y sillas
6 personas
28
Montar los puntos de información
8 personas
29
Colgar la decoración
3 personas
30
Colocar la señalización
3 personas
31
Probar la técnica y las presentaciones
2 personas
32
Montar el mostrador de registro
2 personas
33
Revisar y reponer los baños
2 personas
34
Dar briefing al personal
12 personas

Evento

35
Abrir puertas y recepción
4 personas
36
Registrar a los visitantes
3 personas
37
Presentar el programa
2 personas
38
Guiar visitas
4 personas
39
Atender los puestos de información
10 personas
40
Realizar presentaciones
3 personas
41
Supervisar las actividades infantiles
3 personas
42
Coordinar el punto de fotos
43
Servir café y té
3 personas
44
Servir aperitivos
3 personas
45
Rellenar las bebidas
2 personas
46
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
47
Comprobar los baños periódicamente
2 personas
48
Comprobar la señalización
49
Operar la técnica durante las presentaciones
2 personas
50
Registrar objetos perdidos
51
Informar a los últimos visitantes
3 personas
52
Acompañar a los visitantes de forma segura a la salida
4 personas

Seguimiento

53
Desmontar los stands de información
6 personas
54
Recoger mesas y sillas
6 personas
55
Apagar el equipo
2 personas
56
Refrigerar la catering sobrante
2 personas
57
Recoger la vajilla y la cristalería
4 personas
58
Clasificar y retirar residuos
3 personas
59
Limpiar espacios
4 personas
60
Limpiar los baños
2 personas
61
Retirar la decoración
3 personas
62
Devolver los materiales
3 personas
63
Devolver el equipo prestado
2 personas
64
Gestionar objetos perdidos
65
Archivar de forma segura los datos de inscripción
66
Enviar mensaje de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 18
Sillascant. 120
Mesas altascant. 8
Mantelcant. 18
Burra de camerinocant. 2

Registro

Mesa de registro
Formularios de inscripcióncant. 150
Credencialescant. 130
Portabadgescant. 130
Bolígrafoscant. 30
Portapapelescant. 6
Libro de visitas

Decoración

Globoscant. 100
Guirnaldas de banderinescant. 8
Arreglos floralescant. 8
Decoración de mesacant. 18
Photowall
Accesorios para fotoscant. 12

Señalización

Señales direccionalescant. 20
Pósteres del programacant. 12
Carteles informativoscant. 20
Pegatinas de flechascant. 30
Postes separadorescant. 12

Equipo

Portátilcant. 3
Proyectorcant. 2
Pantalla de proyeccióncant. 2
Altavoz portátilcant. 2
Micrófono inalámbricocant. 2
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 10
Cables de cargacant. 8
Baterías externascant. 4

Vajilla

Tazas de cafécant. 120
Vasoscant. 160
Platoscant. 140
Cubiertoscant. 140
Bandejas de servircant. 20
Pinzas de servircant. 12

Cocina

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Termoscant. 8
Neveras portátilescant. 6
Cubiterascant. 8
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de pancant. 4
Bandejas para repartircant. 12
Abrebotellascant. 6

Limpieza

Papeleracant. 12
Contenedores de basuracant. 4
Cubo de limpiezacant. 4
Fregonascant. 4
Aspiradoracant. 2
Paños de limpiezacant. 20
Dispensadores de jabón de manoscant. 8

Seguridad

Linternascant. 6
Chalecos fluorescentescant. 12
Botiquín de primeros auxilios
Alfombrillas para cablescant. 10

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, el programa y el recorrido antes de publicar la jornada. Deja al menos 4 semanas para tramitar permisos, confirmar proveedores y preparar la comunicación.
Calcula el aforo por visita guiada y asigna un guía o responsable a cada grupo. Envía el programa a los participantes al menos 3 días antes, con el punto de registro y la duración prevista.
No esperes a la víspera para organizar las inscripciones: registra también las preferencias dietéticas y prepara formularios, acreditaciones, portabadges y bolígrafos para la mesa de registro.
Haz el recorrido completo con las señales colocadas entre 1 y 2 días antes. Comprueba especialmente las flechas, los carteles del programa, los accesos y los puntos donde los visitantes puedan confundirse.
Confirma las cantidades del catering el día anterior y enfría las bebidas con tiempo. Prueba el portátil, el proyector, el micrófono y el altavoz antes de que lleguen los primeros visitantes.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una jornada de puertas abiertas del ayuntamiento?: Empieza entre 4 y 6 semanas antes. Ese margen permite fijar el programa, comprobar permisos, contratar el catering, publicar las inscripciones y coordinar al personal y a los guías.
¿Cuándo hay que enviar el programa a los participantes?: Envíalo al menos 3 días antes de la jornada. Incluye los horarios de las visitas, el recorrido, el lugar de registro y cualquier indicación sobre acreditaciones o accesos.
¿Cómo calcular el catering para una jornada de puertas abiertas?: Calcula las raciones a partir del número confirmado de asistentes y añade entre un 10 % y un 15 % de margen. Separa las opciones según las preferencias dietéticas recogidas durante la inscripción.
¿Cuándo se prepara la señalización del ayuntamiento?: Prepara el mapa y los carteles 2 días antes y haz una prueba recorriendo todo el itinerario. El mismo día, revisa las señales después de montar mesas, sillas y puestos informativos.

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