Organiser une journée portes ouvertes de pépinière
Commencez par fixer la date, les horaires et le programme avant de préparer les espaces ou les ventes. Ensuite, gérez les inscriptions, les besoins alimentaires et les livraisons afin d’estimer les quantités et le personnel nécessaires. Le jour venu, les visiteurs doivent comprendre immédiatement où se garer, quel parcours suivre et où acheter les plants. Prévoyez aussi un plan météo, car une serre propre, des allées praticables et une zone couverte demandent du temps à installer.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Fixer la date et le programme
2 personnes
- 2
Envoyer les invitations
2 personnes
- 3
Traiter les inscriptions
- 4
Recueillir les besoins alimentaires
- 5
Déterminer les quantités de catering
2 personnes
- 6
Réserver les livraisons
- 7
Définir les parcours de visite
2 personnes
- 8
Sélectionner les plants à vendre
3 personnes
- 9
Créer les prix et les étiquettes des plantes
2 personnes
- 10
Créer le plan du site et le panneau d’itinéraire
- 11
Vérifier les prévisions météo
- 12
Préparer le parking
3 personnes
- 13
Faire les courses
2 personnes
- 14
Tester l'équipement
2 personnes
- 15
Vérifier le stock de vente
2 personnes
- 16
Préparer les en-cas
3 personnes
- 17
Refroidir les boissons
2 personnes
- 18
Nettoyer la serre et les allées
4 personnes
- 19
Installer les tables et les chaises
4 personnes
- 20
Monter les tentes de réception
4 personnes
- 21
Installer les tables de vente
3 personnes
- 22
Mettre les étiquettes des plantes
3 personnes
- 23
Installer les panneaux de parcours
2 personnes
- 24
Installer la décoration
2 personnes
- 25
Mettre en place le point café
2 personnes
- 26
Installer la table d'inscription
2 personnes
- 27
Préparer le vestiaire et les objets trouvés
- 28
Vérifier l’argent liquide et le terminal de paiement
2 personnes
- 29
Disposer les amuse-bouches
2 personnes
- 30
Briefer les guides
3 personnes
- 31
Faire le briefing de l'équipe de vente
3 personnes
Événement
- 32
Accueillir les visiteurs
3 personnes
- 33
Enregistrer les inscriptions
2 personnes
- 34
Accompagner les visites guidées
4 personnes
- 35
Répondre aux questions sur les plantes
3 personnes
- 36
Vendre des plantes
3 personnes
- 37
Servir le café et le thé
2 personnes
- 38
Servir des amuse-bouches
2 personnes
- 39
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 40
Gérer les déchets et les tables
2 personnes
- 41
Encadrer le parking
2 personnes
- 42
Accompagner les visiteurs vers la sortie
2 personnes
- 43
Clôturer la caisse
2 personnes
Suivi
- 44
Mettre les plantes à vendre en lieu sûr
3 personnes
- 45
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
- 46
Démonter les tentes de fête
4 personnes
- 47
Laver la vaisselle et la verrerie
2 personnes
- 48
Collecter et évacuer les déchets
2 personnes
- 49
Nettoyer le point café
2 personnes
- 50
Nettoyer la caisse et les sanitaires
3 personnes
- 51
Retirer la signalétique
2 personnes
- 52
Ranger les courses restantes
- 53
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
- 54
Gérer les objets trouvés
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tente de réceptionqté 2
- Tables pliantesqté 8
- Chaises pliantesqté 80
- Tables hautesqté 6
- Portant à vêtements
- Cintresqté 80
- Chariots de transportqté 4
Vaisselle
- Tasses à caféqté 100
- Verresqté 120
- Assiettesqté 120
- Fourchettesqté 120
- Couteauxqté 120
- Cuillèresqté 120
- Plateaux de serviceqté 8
Cuisine
- Machines à caféqté 3
- Bouilloiresqté 2
- Thermosqté 6
- Glacièresqté 4
- Conteneurs à glaceqté 3
- Planches à découperqté 4
- Couteaux de cuisineqté 4
- Pinces de serviceqté 8
- Carafesqté 6
Équipement
- Terminal de paiement
- Rallongesqté 6
- Multiprisesqté 4
- Microphone à main
- Haut-parleur
Éclairage
- Guirlandes lumineusesqté 6
- Lampes d'extérieurqté 6
Décoration
- Guirlandes de fanionsqté 6
- Nappesqté 8
- Compositions floralesqté 10
- Étiquettes pour plantesqté 150
- Panneaux de directionqté 12
- Porte-prixqté 40
- Panneaux en ardoiseqté 6
Nettoyage
- Poubellesqté 8
- Sets de balaiqté 3
- Serpillièresqté 3
- Seauxqté 4
- Gants de nettoyageqté 8
Catering
- Courses
Conseils
- Fixez le programme avant d’envoyer les invitations : indiquez les horaires d’ouverture, les créneaux de visite et les modalités d’inscription. Traitez les réponses au plus tard 7 jours avant l’événement pour ajuster le catering et l’accueil.
- Préparez les parcours de visite et la signalétique plusieurs jours à l’avance. Un plan du site, des panneaux directionnels et des étiquettes lisibles évitent que les visiteurs interrompent constamment l’équipe pour demander leur chemin ou le prix d’un plant.
- Ne laissez pas les plants destinés à la vente pour la dernière matinée. Sélectionnez-les, vérifiez le stock, préparez les prix et installez les tables de vente avant l’arrivée du public afin de réserver le jour J à l’accueil et aux visites.
- Réservez les livraisons après avoir calculé les quantités de restauration et de boissons à partir des inscriptions. Refroidissez les boissons et installez le point café avant l’ouverture ; les machines à café, bouilloires et thermos sont souvent oubliés dans le test du matériel.
- Consultez les prévisions météo 3 à 5 jours avant, puis de nouveau la veille. Vérifiez le parking, nettoyez la serre et les allées, et prévoyez les tentes, l’éclairage extérieur et les rallonges avant de monter les tables et les espaces d’accueil.
Questions fréquentes
- Quand commencer à organiser une journée portes ouvertes en pépinière ?
- Commencez au moins 6 semaines avant la date prévue. Fixez d’abord le programme, les parcours de visite et les besoins matériels, puis envoyez les invitations assez tôt pour obtenir les inscriptions et les besoins alimentaires.
- Combien de temps avant faut-il envoyer les invitations ?
- Envoyez-les 4 à 6 semaines avant l’événement et demandez une réponse au plus tard 7 jours avant. Cette échéance permet de calculer les quantités de catering, les boissons et le nombre de personnes nécessaires à l’accueil.
- Quand préparer les plants et les étiquettes de prix ?
- Sélectionnez les plants à vendre et créez les prix et étiquettes 3 à 5 jours avant. Installez ensuite les tables de vente et les étiquettes la veille, après avoir vérifié le stock disponible.
- Que vérifier la veille d’une journée portes ouvertes ?
- Contrôlez la météo, le parking, les parcours, les panneaux et tout l’équipement au plus tard la veille. Testez aussi le terminal de paiement, les machines à café, le microphone et le haut-parleur, puis refroidissez les boissons avant l’ouverture.
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