Tag der offenen Tür in der Gärtnerei planen: der richtige Ablauf

Bei einem Tag der offenen Tür müssen Besucherströme, Führungen, Pflanzenverkauf und Bewirtung gleichzeitig funktionieren. Lege zuerst Datum und Programm fest, danach Routen, Verkaufsangebot und benötigte Mengen. Verschicke Einladungen früh und erfasse Anmeldungen sowie Ernährungswünsche, damit Catering und Sitzplätze realistisch geplant werden können. Kurz vor dem Termin entscheidet sich, ob Wege, Parkplatz, Technik und Beschilderung wirklich einsatzbereit sind.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
2
Einladungen verschicken
2 Personen
3
Anmeldungen bearbeiten
4
Ernährungswünsche erfassen
5
Cateringmengen festlegen
2 Personen
6
Lieferungen reservieren
7
Führungsrouten festlegen
2 Personen
8
Verkaufsblumen auswählen
3 Personen
9
Preisschilder und Pflanzenetiketten erstellen
2 Personen
10
Lageplan und Routenbeschilderung erstellen
11
Wettervorhersage prüfen
12
Parkplatz vorbereiten
3 Personen
13
Einkaufen gehen
2 Personen
14
Geräte testen
2 Personen
15
Verkaufsbestand kontrollieren
2 Personen
16
Snacks vorbereiten
3 Personen
17
Getränke kühlen
2 Personen
18
Hof und Wege reinigen
4 Personen
19
Tische und Stühle bereitstellen
4 Personen
20
Partyzelte aufbauen
4 Personen
21
Verkaufstische einrichten
3 Personen
22
Pflanzenetiketten anbringen
3 Personen
23
Wegweiser aufstellen
2 Personen
24
Dekoration aufhängen
2 Personen
25
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
26
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
27
Garderobe und Fundbüro bereitstellen
28
Bargeld und Kartenlesegerät kontrollieren
2 Personen
29
Snacks auslegen
2 Personen
30
Briefing für Rundgangsleiter geben
3 Personen
31
Briefing für das Verkaufsteam geben
3 Personen

Event

32
Besucher empfangen
3 Personen
33
Anmeldungen erfassen
2 Personen
34
Führungen begleiten
4 Personen
35
Fragen zu Pflanzen beantworten
3 Personen
36
Pflanzen verkaufen
3 Personen
37
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
38
Snacks servieren
2 Personen
39
Getränke nachfüllen
2 Personen
40
Abfall und Tische im Blick behalten
2 Personen
41
Parkplatz begleiten
2 Personen
42
Besucher zum Ausgang begleiten
2 Personen
43
Kasse abschließen
2 Personen

Nachbereitung

44
Verkaufspflanzen sicher abstellen
3 Personen
45
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
46
Partyzelte abbauen
4 Personen
47
Geschirr und Gläser abwaschen
2 Personen
48
Abfall sammeln und entsorgen
2 Personen
49
Kaffeepunkt reinigen
2 Personen
50
Kasse und Sanitärbereich reinigen
3 Personen
51
Beschilderung entfernen
2 Personen
52
Übrig gebliebene Einkäufe verstauen
53
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
54
Fundsachen bearbeiten

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

FestzeltAnz. 2
KlappischeAnz. 8
KlappstühleAnz. 80
StehtischeAnz. 6
Garderobenständer
KleiderbügelAnz. 80
TransportwagenAnz. 4

Geschirr

KaffeetassenAnz. 100
GläserAnz. 120
TellerAnz. 120
GabelnAnz. 120
MesserAnz. 120
LöffelAnz. 120
ServiertablettsAnz. 8

Küche

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 6
KühlboxenAnz. 4
EisbehälterAnz. 3
SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
ServierzangenAnz. 8
AusgießkannenAnz. 6

Ausstattung

Kartenterminal
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 4
Handmikrofon
Lautsprecher

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 6
AußenlampenAnz. 6

Dekoration

WimpelkettenAnz. 6
TischdeckenAnz. 8
BlumenarrangementsAnz. 10
PflanzenschilderAnz. 150
WegweiserAnz. 12
PreishalterAnz. 40
KreidetafelnAnz. 6

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
BesensetsAnz. 3
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 4
ReinigungshandschuheAnz. 8

Catering

Einkäufe

Tipps

Plane Führungsrouten mit festen Startzeiten und begrenze die Gruppengröße. So vermischen sich Besucher nicht mit dem Verkaufsverkehr und jede Führung bleibt pünktlich.
Lege den Verkaufsbestand spätestens einige Tage vorher fest und erstelle Preisschilder sowie Pflanzenetiketten, bevor die ersten Tische aufgebaut werden. Fehlende Preise kosten am Veranstaltungstag unnötig Zeit.
Prüfe die Wettervorhersage 48 Stunden vorher und entscheide dann über Festzelt, Außenlampen und die Nutzung der Wege. Plane außerdem eine trockene Alternative für Kaffee- und Wartebereiche ein.
Rechne Getränke und Snacks nicht erst am Morgen aus: Für das erste Veranstaltungsstündchen sind etwa zwei bis drei Getränke pro Person ein brauchbarer Ausgangswert. Kühlboxen, Eis und Thermoskannen sollten vor der Ankunft der Gäste bereitstehen.
Teste Kartenterminal, Lautsprecher, Handmikrofon und Verlängerungskabel am Vortag gemeinsam am vorgesehenen Platz. Kontrolliere zusätzlich Parkplatz, Wegweiser und Pflanzenetiketten bei einem Rundgang aus Besuchersicht.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Tag der offenen Tür in der Gärtnerei planen?: Beginne etwa 6 bis 8 Wochen vorher mit Datum, Programm, Einladungen und Lieferungen. Zwei Wochen vor dem Termin sollten Führungsrouten, Verkaufsangebot und Cateringmengen feststehen.
Wie viele Getränke braucht man beim Tag der offenen Tür?: Plane für die erste Stunde etwa 2 bis 3 Getränke pro Person und danach ungefähr 1 Getränk pro Person und Stunde. Bei warmem Wetter brauchst du zusätzlich mehr Wasser und Eis.
Wann sollte die Wettervorhersage für den Gartentag geprüft werden?: Prüfe sie erstmals eine Woche vorher und verbindlich 48 Stunden vor Beginn. Dann kannst du Zelte, Außenlampen, Sitzbereiche und alternative Wege rechtzeitig anpassen.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau der Gärtnerei?: Plane für Zelte, Tische, Stühle, Verkaufsflächen, Kaffeeplatz und Beschilderung mindestens 3 bis 4 Stunden ein. Technik und Kartenterminal sollten bereits am Vortag getestet werden.

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