Organiser une journée portes ouvertes de crèche sans rien oublier

Une journée portes ouvertes de crèche se prépare comme un parcours de visite, pas comme une simple matinée d’accueil. Commencez par fixer la date, les horaires et le programme, puis dimensionnez les inscriptions, les espaces et l’équipe. Les points qui posent le plus souvent problème sont l’accueil des familles, les besoins alimentaires, le matériel des activités et la sécurité des enfants. Préparez chaque zone à l’avance pour que les visiteurs sachent où aller dès leur arrivée.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Rédiger les invitations
2 personnes
3
Envoyer les invitations
2 personnes
4
Traiter les inscriptions
5
Recueillir les besoins alimentaires
6
Confirmer les inscriptions
7
Faire les réservations
8
Créer le programme et le panneau d’itinéraire
2 personnes
9
Préparer les activités
3 personnes
10
Vérifier les stocks
2 personnes
11
Vérifier la liste des courses
12
Faire les courses
2 personnes
13
Préparer le matériel imprimé
14
Vérifier les espaces
2 personnes
15
Installer le mobilier
3 personnes
16
Aménager la table d'accueil
2 personnes
17
Aménager les tables de bricolage
3 personnes
18
Aménager les espaces de jeu
3 personnes
19
Suspendre la décoration
2 personnes
20
Mettre les boissons au frais
2 personnes
21
Préparer les en-cas
3 personnes
22
Préparer le matériel par activité
3 personnes
23
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes
24
Briefer l’équipe d’accueil
2 personnes

Événement

25
Accueillir les visiteurs
3 personnes
26
Assurer les visites guidées
3 personnes
27
Encadrer l’activité de bricolage
2 personnes
28
Encadrer le jeu libre
3 personnes
29
Encadrer la lecture
30
Servir le café et le thé
2 personnes
31
Servir des amuse-bouches
2 personnes
32
Réapprovisionner les boissons
33
Noter les inscriptions et les coordonnées
34
Gérer les formulaires photo et de consentement
35
Saluer les visiteurs à leur départ
2 personnes

Suivi

36
Rassembler les déchets
2 personnes
37
Ranger le matériel de jeu
3 personnes
38
Remettre le mobilier en place
3 personnes
39
Faire la vaisselle
2 personnes
40
Nettoyer les espaces
3 personnes
41
Nettoyer les toilettes
42
Retirer la décoration
2 personnes
43
Vérifier et ranger le matériel
2 personnes
44
Rendre les articles empruntés
2 personnes
45
Ranger le stock restant

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pour enfantsqté 6
Chaises hautes pour enfantsqté 30
Chaises pour adultesqté 12
Table d’accueil
Porte-manteauxqté 3
Tapis de jeuqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 50
Assiettes pour enfantsqté 40
Assiettes pour adultesqté 20
Couvertsqté 40
Tasses à caféqté 20
Plateaux de serviceqté 4

Cuisine

Machine à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Planches à découperqté 3
Couteaux de cuisineqté 3
Ciseauxqté 3
Glacièresqté 3

Décoration

Ballonsqté 100
Ruban pour ballonsqté 2
Guirlandes de fanionsqté 6
Nappesqté 6
Panneaux indicateursqté 8
Étiquettes nominativesqté 100

Équipement

Enceinte Bluetooth
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 3

Nettoyage

Poubellesqté 4
Balais et pelleqté 2
Serpillièresqté 2
Gants de nettoyageqté 4

Matériel d'activités

Crayons de couleurqté 10
Crayons de cireqté 10
Tabliers de peintureqté 20
Livres de lectureqté 20
Blocs de constructionqté 4
Puzzlesqté 10
Machine à bullesqté 6
Bacs de bricolageqté 20
Tapis adhésifsqté 6
Tabliers pour enfantsqté 20

Catering

Courses

Conseils

Fixez un nombre maximal de familles par créneau et confirmez les inscriptions quelques jours avant : cela permet d’ajuster les tables, les chaises et les quantités d’en-cas.
Envoyez les invitations au moins 2 à 3 semaines à l’avance, puis demandez les allergies et besoins alimentaires avant de faire les courses. Gardez ces informations visibles pour l’équipe d’accueil.
Préparez un itinéraire simple avec des panneaux entre l’accueil, les espaces de jeu et les tables de bricolage. Prévoyez au moins une personne à l’entrée pendant toute la durée de l’événement.
Attribuez le matériel à chaque activité la veille : ciseaux, supports, fournitures et consignes doivent être regroupés par table. Vous évitez ainsi les allers-retours pendant les visites.
Faites le contrôle de sécurité avant l’arrivée des familles : passages dégagés, rallonges fixées, mobilier stable, tapis bien positionnés et poubelles accessibles. Mettez les boissons au frais et préparez les en-cas juste avant l’ouverture.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une journée portes ouvertes de crèche ?: Prévoyez 3 à 4 semaines pour fixer le programme, envoyer les invitations et traiter les inscriptions. Gardez les 2 derniers jours pour les courses, le matériel imprimé et la préparation des espaces.
Quand envoyer les invitations pour une journée portes ouvertes de crèche ?: Envoyez-les 2 à 3 semaines avant la date prévue. Demandez une réponse au plus tard 5 à 7 jours avant afin de confirmer les familles, les besoins alimentaires et le nombre de places.
Combien de personnes faut-il prévoir à l’accueil ?: Prévoyez au minimum 2 personnes à l’accueil lorsque plusieurs familles arrivent en même temps : une pour inscrire ou orienter les visiteurs et une pour répondre aux questions. Ajoutez un référent par activité si les groupes dépassent 8 à 10 enfants.
Que préparer la veille d’une journée portes ouvertes de crèche ?: Installez le mobilier, préparez les tables par activité, vérifiez les stocks et regroupez le matériel imprimé la veille. Le jour même, gardez surtout la mise au frais des boissons, les en-cas et le dernier contrôle de sécurité pour les 1 à 2 heures précédant l’ouverture.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.