Tag der offenen Tür in der Kita organisieren: der Ablauf
Ein Tag der offenen Tür in der Kita wirkt entspannt, wenn Familien schnell Orientierung finden und die Räume vorbereitet sind. Lege zuerst Datum, Programm und Besuchszeiten fest, danach folgen Einladungen und Anmeldungen. Erfasse Ernährungswünsche frühzeitig und teile die Aktivitäten so auf, dass Kinder und Erwachsene gleichzeitig etwas zu tun haben. In den letzten Tagen zählen ein vollständiger Materialcheck, klare Wegweiser und ein eingewiesenes Empfangsteam.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
- 2
Einladungen erstellen
2 Personen
- 3
Einladungen verschicken
2 Personen
- 4
Anmeldungen bearbeiten
- 5
Ernährungswünsche erfassen
- 6
Anmeldungen bestätigen
- 7
Reservierungen vornehmen
- 8
Programm und Wegweiser erstellen
2 Personen
- 9
Aktivitäten vorbereiten
3 Personen
- 10
Bestand prüfen
2 Personen
- 11
Einkaufsliste prüfen
- 12
Einkaufen gehen
2 Personen
- 13
Druckmaterial bereitlegen
- 14
Räume kontrollieren
2 Personen
- 15
Möbel bereitstellen
3 Personen
- 16
Empfangstisch einrichten
2 Personen
- 17
Basteltische einrichten
3 Personen
- 18
Spielecken einrichten
3 Personen
- 19
Dekoration aufhängen
2 Personen
- 20
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 21
Snacks vorbereiten
3 Personen
- 22
Materialien pro Aktivität bereitlegen
3 Personen
- 23
Sicherheitskontrolle durchführen
2 Personen
- 24
Empfangsteam einweisen
2 Personen
Event
- 25
Besucher empfangen
3 Personen
- 26
Führungen durchführen
3 Personen
- 27
Bastelaktivität betreuen
2 Personen
- 28
Freispiel betreuen
3 Personen
- 29
Vorlesen begleiten
- 30
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
- 31
Snacks servieren
2 Personen
- 32
Getränke nachfüllen
- 33
Anmeldungen und Kontaktdaten notieren
- 34
Foto- und Einverständnisformulare verwalten
- 35
Besucher verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
- 36
Abfall sammeln
2 Personen
- 37
Spielmaterialien aufräumen
3 Personen
- 38
Möbel zurückstellen
3 Personen
- 39
Geschirr abwaschen
2 Personen
- 40
Räume reinigen
3 Personen
- 41
Toiletten reinigen
- 42
Dekoration entfernen
2 Personen
- 43
Materialien prüfen und verstauen
2 Personen
- 44
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
- 45
Übrig gebliebenes Material verstauen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- KindertischeAnz. 6
- KinderhochstühleAnz. 30
- Stühle für ErwachseneAnz. 12
- Empfangstisch
- KleiderständerAnz. 3
- SpielmattenAnz. 6
Geschirr
- Wiederverwendbare BecherAnz. 50
- KindertellerAnz. 40
- Schilder für ErwachseneAnz. 20
- BestecksetsAnz. 40
- KaffeetassenAnz. 20
- ServiertablettsAnz. 4
Küche
- KaffeemaschineAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 4
- SchneidebretterAnz. 3
- KüchenmesserAnz. 3
- ScherenAnz. 3
- KühlboxenAnz. 3
Dekoration
- BallonsAnz. 100
- BallonbandAnz. 2
- WimpelkettenAnz. 6
- TischdeckenAnz. 6
- WegweiserAnz. 8
- NamensaufkleberAnz. 100
Ausstattung
- Bluetooth-Lautsprecher
- VerlängerungskabelAnz. 3
- VerlängerungskabelAnz. 3
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 4
- Handfeger und KehrschaufelAnz. 2
- WischmopsAnz. 2
- ReinigungshandschuheAnz. 4
Aktivitätsmaterial
- BuntstifteAnz. 10
- WascoAnz. 10
- MalschürzenAnz. 20
- VorlesebücherAnz. 20
- BausteineAnz. 4
- PuzzlesAnz. 10
- SeifenblasenAnz. 6
- BastelschalenAnz. 20
- KlebemattenAnz. 6
- KinderschürzenAnz. 20
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Plane für den Empfang mindestens zwei Personen ein: Eine begrüßt Familien und vergibt Namensaufkleber, die andere beantwortet Fragen und zeigt den Weg. Lege Anmeldelisten und Stifte spätestens am Vortag auf den Empfangstisch.
- Schicke die Einladungen früh genug, damit du Anmeldungen und Ernährungswünsche nicht unter Zeitdruck bearbeiten musst. Bestätige jede Anmeldung und notiere besondere Bedürfnisse gesammelt für das Küchen- und Empfangsteam.
- Bereite jede Aktivität als eigenes Set vor: Materialien, Scheren und eine kurze Anleitung kommen zusammen auf den jeweiligen Bastel- oder Spieltisch. So verliert das Team am Veranstaltungstag keine Zeit mit Suchen.
- Kontrolliere die Räume am Vortag und am Morgen nochmals: Kindertische, Hochstühle, Erwachsenenstühle und Spielmatten müssen passend stehen, Fluchtwege frei bleiben und Verlängerungskabel sicher liegen. Wegweiser gehören an jede Stelle, an der Besucher abbiegen müssen.
- Stelle Getränke und Snacks nicht erst während des Empfangs zusammen. Kühle Getränke rechtzeitig, fülle wiederverwendbare Becher und Kinderteller vor, und halte Kaffeemaschine, Wasserkocher und Thermoskannen an einem festen Ausgabepunkt bereit.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen Tag der offenen Tür in der Kita planen?
- Beginne mindestens 4 bis 6 Wochen vorher mit Datum, Programm und Einladungen. So bleiben noch rund 2 Wochen für Anmeldungen, Rückfragen und Ernährungswünsche.
- Wie viele Personen braucht man für den Empfang in der Kita?
- Plane mindestens 2 Personen am Empfang ein, bei mehreren parallelen Aktivitäten besser 3. Eine Person sollte durchgehend ansprechbar bleiben, während die andere Familien durch die Räume führt oder Fragen beantwortet.
- Wann sollte man die Räume für den Tag der offenen Tür vorbereiten?
- Stelle Möbel, Spielmatten, Basteltische und Wegweiser am Vortag bereit. Am Veranstaltungstag reicht dann eine 30- bis 45-minütige Sicherheits- und Ordnungskontrolle vor dem Eintreffen der Familien.
- Wie viel Getränke braucht man für einen Tag der offenen Tür in der Kita?
- Rechne für die erste Stunde mit etwa 2 bis 3 Getränken pro erwachsener Person und zusätzlich Wasser für Kinder. Stelle lieber in zwei Etappen nach, damit Becher und Getränke nicht lange ungekühlt oder unbeaufsichtigt stehen.
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