Journée portes ouvertes de la crèche : la checklist complète

Une journée portes ouvertes réussie repose sur un parcours simple pour les familles, de l’accueil au départ. Commencez par fixer la date, le programme et les inscriptions, puis préparez les activités, les espaces et le matériel. Prévoyez aussi les besoins alimentaires, les boissons et un affichage lisible sur place. Cette checklist vous aide à ne rien oublier dans les dernières semaines et le jour même.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Rédiger les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les inscriptions
Faire les réservations
Créer le programme et le panneau d’itinéraire
2 personnes
Préparer les activités
3 personnes
Vérifier les stocks
2 personnes
Vérifier la liste des courses
Faire les courses
2 personnes
Préparer le matériel imprimé
Vérifier les espaces
2 personnes
Installer le mobilier
3 personnes
Aménager la table d'accueil
2 personnes
Aménager les tables de bricolage
3 personnes
Aménager les espaces de jeu
3 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Préparer le matériel par activité
3 personnes
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes
Briefer l’équipe d’accueil
2 personnes

Événement

Accueillir les visiteurs
3 personnes
Assurer les visites guidées
3 personnes
Encadrer l’activité de bricolage
2 personnes
Encadrer le jeu libre
3 personnes
Encadrer la lecture
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
Noter les inscriptions et les coordonnées
Gérer les formulaires photo et de consentement
Saluer les visiteurs à leur départ
2 personnes

Suivi

Rassembler les déchets
2 personnes
Ranger le matériel de jeu
3 personnes
Remettre le mobilier en place
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Nettoyer les espaces
3 personnes
Nettoyer les toilettes
Retirer la décoration
2 personnes
Vérifier et ranger le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Ranger le stock restant

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pour enfantsqté 6
Chaises hautes pour enfantsqté 30
Chaises pour adultesqté 12
Table d’accueil
Porte-manteauxqté 3
Tapis de jeuqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 50
Assiettes pour enfantsqté 40
Assiettes pour adultesqté 20
Couvertsqté 40
Tasses à caféqté 20
Plateaux de serviceqté 4

Cuisine

Machine à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Planches à découperqté 3
Couteaux de cuisineqté 3
Ciseauxqté 3
Glacièresqté 3

Décoration

Ballonsqté 100
Ruban pour ballonsqté 2
Guirlandes de fanionsqté 6
Nappesqté 6
Panneaux indicateursqté 8
Étiquettes nominativesqté 100

Équipement

Enceinte Bluetooth
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 3

Nettoyage

Poubellesqté 4
Balais et pelleqté 2
Serpillièresqté 2
Gants de nettoyageqté 4

Matériel d'activités

Crayons de couleurqté 10
Crayons de cireqté 10
Tabliers de peintureqté 20
Livres de lectureqté 20
Blocs de constructionqté 4
Puzzlesqté 10
Machine à bullesqté 6
Bacs de bricolageqté 20
Tapis adhésifsqté 6
Tabliers pour enfantsqté 20

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date et le programme au moins 4 semaines à l’avance. Laissez ensuite 7 à 10 jours pour recevoir les inscriptions et relancer les familles qui n’ont pas répondu.
Demandez les besoins alimentaires dès l’inscription et confirmez-les avant les courses. Prévoyez les quantités selon le nombre confirmé, avec une marge d’environ 10 % pour les boissons et les en-cas.
Préparez un panneau d’itinéraire et des panneaux indicateurs avant le jour J. Une famille doit trouver en moins de 2 minutes l’accueil, les activités, les toilettes et la sortie.
Installez les espaces la veille si possible : table d’accueil, porte-manteaux, tables de bricolage et tapis de jeu. Regroupez le matériel de chaque activité dans un bac ou sur un plateau séparé pour éviter les recherches pendant les visites.
Organisez le contrôle de sécurité avant l’arrivée des familles, idéalement 60 minutes à l’avance. Vérifiez les rallonges, les multiprises, les petits objets accessibles aux enfants, les passages dégagés et la présence des poubelles.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une journée portes ouvertes en crèche ?: Commencez environ 6 semaines avant la date prévue. Fixez le programme pendant la première semaine, envoyez les invitations au plus tard 4 semaines avant et gardez les 7 derniers jours pour les confirmations et les achats.
Combien de temps prévoir pour installer une journée portes ouvertes en crèche ?: Comptez 2 à 3 heures pour installer le mobilier, l’accueil, les activités, l’affichage et la décoration. Ajoutez un contrôle final 60 minutes avant l’ouverture, même si l’installation a été faite la veille.
Que faut-il prévoir pour l’accueil des familles en crèche ?: Prévoyez une table d’accueil, des étiquettes nominatives, un registre des inscriptions, des panneaux indicateurs et un endroit pour les manteaux. Affectez au moins 2 personnes à l’accueil pendant la première heure si plusieurs familles sont attendues.
Combien de boissons et d’en-cas prévoir pour les portes ouvertes ?: Pour le premier accueil, comptez environ 2 à 3 boissons par personne pendant la première heure, puis ajustez selon la durée et les inscriptions confirmées. Ajoutez environ 10 % de marge pour les visiteurs non prévus et préparez les produits la veille lorsque c’est possible.

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