Organiser un après-midi lecture sans rien oublier

Un après-midi lecture se prépare dans un ordre précis : définir le programme, trouver le lieu et confirmer les lecteurs avant d’envoyer les invitations. Prévoyez ensuite les inscriptions, les besoins alimentaires et la répartition des lectures. Le jour même, l’installation doit laisser une place claire aux enfants, aux adultes et au coin lecture. Ce déroulé vous aide à anticiper les oublis fréquents, comme le refroidissement des boissons ou la préparation du matériel audio.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Réserver le lieu
3
Contacter des lecteurs bénévoles
2 personnes
4
Sélectionner des livres à lire
2 personnes
5
Rédiger les invitations
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Traiter les inscriptions
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Répartir définitivement les lecteurs
2 personnes
10
Envoyer le programme aux participants
11
Vérifier la liste des courses
12
Faire les courses
2 personnes
13
Rassembler les livres et le matériel
2 personnes
14
Préparer les en-cas
2 personnes
15
Refroidir les boissons
16
Ouvrir le lieu
2 personnes
17
Installer les tables et les chaises
3 personnes
18
Aménager le coin lecture
2 personnes
19
Installer la décoration
2 personnes
20
Préparer les livres
21
Préparer le café et le thé
2 personnes
22
Installer la table d’inscription

Événement

23
Accueillir les participants
2 personnes
24
Présenter le programme
25
Lire le premier récit
26
Animer une séance de lecture interactive
2 personnes
27
Servir les boissons et les en-cas
3 personnes
28
Réapprovisionner les boissons
29
Lire la deuxième histoire
30
Encadrer l’activité de bricolage
3 personnes
31
Assurer la clôture
32
Saluer les visiteurs à leur départ
2 personnes

Suivi

33
Rassembler la vaisselle et le matériel
3 personnes
34
Ranger la nourriture et les boissons
2 personnes
35
Faire la vaisselle
2 personnes
36
Rassembler les déchets
2 personnes
37
Nettoyer l’espace
3 personnes
38
Remettre les tables et les chaises en place
3 personnes
39
Ranger les livres et la décoration
2 personnes
40
Fermer le lieu
2 personnes
41
Retourner les matériels
2 personnes
42
Ranger le stock restant

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pour enfantsqté 4
Tables pour adultesqté 2
Chaises hautes pour enfantsqté 35
Chaises pour adultesqté 10
Couverturesqté 4
Coussinsqté 20
Bibliothèque

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 50
Tasses à caféqté 25
Assiettesqté 50
Sets de couverts pour enfantsqté 35
Couverts pour adultesqté 15
Plateaux de serviceqté 6
Plateaux de serviceqté 3

Cuisine

Machine à café
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 3
Glacièresqté 2
Planches à découperqté 2
Couteaux à painqté 2
Ciseauxqté 3

Équipement

Micro sans fil
Enceinte Bluetooth
Rallongesqté 3

Décoration

Guirlande de livresqté 2
Guirlandes de fanionsqté 3
Nappesqté 6
Porte-nomsqté 40

Catering

Courses

Nettoyage

Seauxqté 2
Serpillièresqté 2
Balayette et pelleqté 2
Gants de nettoyageqté 4
Poubellesqté 4

Matériel d'activités

Papier à dessinqté 100
Crayons de couleurqté 40
Crayons de cireqté 10
Feutresqté 10
Tabliers pour enfantsqté 20
Ruban de masquageqté 3

Bureau

Formulaires d'inscriptionqté 50
Stylosqté 10
Ruban adhésifqté 2
Étiquettes nominativesqté 50
Flyers du programmeqté 50

Conseils

Commencez par fixer la date, le programme et le lieu au moins 4 semaines à l’avance. Vous pourrez ensuite contacter les lecteurs bénévoles avec des horaires et une durée de lecture clairement définis.
Envoyez les invitations dès que les lecteurs et les livres sont confirmés, puis clôturez les inscriptions 5 à 7 jours avant l’événement. Ce délai laisse le temps de recueillir les besoins alimentaires et d’ajuster les tables, les chaises et les rafraîchissements.
Préparez un programme avec l’ordre des lectures et envoyez-le aux participants 2 ou 3 jours avant l’après-midi lecture. Répartissez définitivement les lecteurs après les inscriptions afin d’éviter les changements de dernière minute.
Faites les courses et rassemblez les livres, la machine à café, les bouilloires, les thermos et le matériel audio la veille. Mettez les boissons au frais plusieurs heures avant l’arrivée du public, plutôt qu’au moment d’ouvrir le lieu.
Prévoyez au moins 30 minutes avant l’accueil pour installer les tables et les chaises, aménager le coin lecture avec couvertures et coussins, préparer les livres et mettre en place la table d’inscription. Testez aussi le micro, l’enceinte et les rallonges avant la première lecture.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un après-midi lecture ?: Comptez 3 à 4 semaines pour réserver le lieu, confirmer les lecteurs bénévoles, choisir les livres et envoyer les invitations. Gardez les 5 derniers jours pour les inscriptions, les besoins alimentaires et les derniers ajustements.
Quand envoyer les invitations pour un après-midi lecture ?: Envoyez-les environ 3 semaines avant la date prévue, dès que le lieu, le programme provisoire et les lecteurs sont connus. Fixez une date limite d’inscription 5 à 7 jours avant l’événement.
Combien de temps prévoir pour installer une après-midi lecture ?: Prévoyez au moins 30 minutes avant l’arrivée des participants, ou 45 minutes si vous devez installer le matériel audio et plusieurs espaces. Les boissons chaudes, les livres et la table d’inscription doivent être prêts avant l’accueil.
Que faut-il préparer la veille d’un après-midi lecture ?: La veille, vérifiez la liste des courses, rassemblez les livres et le matériel, préparez les encas et mettez les boissons à refroidir. Gardez le jour même pour l’installation, le café et le thé, l’accueil et la présentation du programme.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.