Organiser une journée portes ouvertes au tribunal

Une journée portes ouvertes au tribunal se prépare d’abord comme un parcours de visiteurs, puis comme un événement d’accueil. Commencez par fixer les horaires, réserver les espaces publics et limiter chaque visite guidée à une capacité réaliste. Les inscriptions, les besoins d’accessibilité et les consignes de sécurité doivent être traités avant d’imprimer les listes et les badges. Gardez enfin assez de temps pour tester les présentations, les microphones et les vidéoprojecteurs sur place.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et les horaires d'ouverture
2
Réserver les espaces publics
3
Planifier les visites guidées et la capacité d’accueil
2 personnes
4
Réserver les intervenants et les guides
5
Rédiger les invitations
2 personnes
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Ouvrir le formulaire d’inscription
8
Traiter les inscriptions
2 personnes
9
Recueillir les besoins alimentaires
10
Recenser les besoins d'accessibilité
11
Créer des listes de visiteurs
2 personnes
12
Confirmer les horaires de visite guidée
13
Finaliser le programme
2 personnes
14
Envoyer les informations aux visiteurs
2 personnes
15
Commander le catering
16
Coordonner les consignes de sécurité
2 personnes
17
Vérifier les itinéraires d’évacuation
2 personnes
18
Vérifier le parcours de la visite guidée
2 personnes
19
Imprimer les règles de photographie et de confidentialité
20
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
21
Imprimer les listes de visiteurs
22
Imprimer les plans
23
Imprimer les programmes
2 personnes
24
Vérifier les présentations
2 personnes
25
Tester la technique
2 personnes
26
Récupérer le catering
2 personnes
27
Récupérer les courses
2 personnes
28
Ouvrir le lieu
2 personnes
29
Mettre en place le contrôle d’accès
3 personnes
30
Installer le comptoir d’accueil
2 personnes
31
Installer les tables et les chaises
4 personnes
32
Aménager les points de visite
3 personnes
33
Placer les panneaux d’information
2 personnes
34
Installer les panneaux indicateurs
2 personnes
35
Brancher la technique
2 personnes
36
Préparer les présentations
2 personnes
37
Préparer le café et le thé
2 personnes
38
Mettre le buffet en place
3 personnes
39
Mettre les produits réfrigérés au frais
2 personnes
40
Faire le briefing du personnel
8 personnes
41
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes

Événement

42
Tenir le comptoir d’accueil
3 personnes
43
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
44
Distribuer les badges nominatifs
2 personnes
45
Orienter les visiteurs vers le programme
2 personnes
46
Soutenir le contrôle des entrées
3 personnes
47
Faire le discours d’ouverture
48
Accompagner les visites guidées
4 personnes
49
Présenter la salle d’assemblée
2 personnes
50
Répondre aux questions du public
3 personnes
51
Assurer les présentations
2 personnes
52
Encadrer une activité pour enfants
2 personnes
53
Servir le café et le thé
2 personnes
54
Servir des amuse-bouches
2 personnes
55
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
56
Maintenir le buffet en ordre
57
Vider les poubelles
58
Vérifier les toilettes
59
Accompagner la dernière visite guidée
3 personnes
60
Accompagner les visiteurs vers la sortie
2 personnes
61
Fermer le comptoir d’accueil
2 personnes
62
Préparer le programme de soirée
3 personnes
63
Accueillir les visiteurs du soir
3 personnes
64
Assurer la présentation du soir
2 personnes
65
Animer les visites du soir
4 personnes
66
Réapprovisionner le buffet du soir
2 personnes
67
Servir les boissons du soir
2 personnes
68
Fermer les espaces publics
2 personnes
69
Faire partir les visiteurs en toute sécurité
2 personnes

Suivi

70
Stocker les restes au frais
2 personnes
71
Rassembler la vaisselle
3 personnes
72
Démonter le mobilier
4 personnes
73
Éteindre la technique
2 personnes
74
Retirer la décoration
2 personnes
75
Rassembler les déchets
2 personnes
76
Nettoyer les salles
4 personnes
77
Nettoyer les toilettes
2 personnes
78
Ranger le comptoir d'accueil
2 personnes
79
Enregistrer les objets trouvés
80
Fermer le lieu
2 personnes
81
Vérifier le matériel
2 personnes
82
Retourner les matériels de location
2 personnes
83
Traiter les restes de restauration
2 personnes
84
Envoyer le message de remerciement aux visiteurs
85
Archiver les données d'inscription

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 12
Chaisesqté 120
Tabouretsqté 20
Accueilqté 2
Tables de buffetqté 4
Poteaux d’attente avec cordeqté 8
Poubellesqté 10

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verresqté 160
Assiettesqté 140
Couteauxqté 140
Fourchettesqté 140
Cuillèresqté 140

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Plateaux de serviceqté 8
Pichets de serviceqté 8
Pincesqté 8
Glacièresqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 3
Bacs de rangementqté 12

Équipement

Ordinateurs portablesqté 3
Vidéoprojecteursqté 2
Écrans de projectionqté 2
Microphones sans filqté 3
Haut-parleursqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Batteries externesqté 4
Talkies-walkiesqté 8
Cônesqté 20
Ruban de balisageqté 6
Lampes de pocheqté 6

Décoration

Panneaux d'informationqté 12
Panneaux directionnelsqté 16
Housses de nappesqté 16
Drapeauxqté 8
Porte-affichesqté 12
Panneaux photoqté 3

Papeterie

Brochures du programmeqté 300
Plansqté 300
Formulaires visiteursqté 300
Supports de badges nominatifsqté 180
Braceletsqté 300
Stylosqté 60
Marqueursqté 24
Post-itqté 12
Presse-papiersqté 10
Ruban de papierqté 12

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Lampes de pocheqté 6
Gilets de sécuritéqté 12

Nettoyage

Seaux de nettoyageqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 3
Balayette et pelleqté 4
Chariots de ménageqté 2
Distributeurs de savon pour les mainsqté 8

Catering

Courses

Conseils

Fixez les créneaux de visite avant d’ouvrir les inscriptions. Prévoyez une capacité par groupe et conservez une liste d’attente plutôt que de surcharger un parcours guidé.
Demandez les besoins alimentaires et d’accessibilité dès l’inscription, puis transmettez-les aux intervenants et au service de restauration au plus tard une semaine avant l’ouverture.
Envoyez aux visiteurs leurs horaires, le point d’accueil, les règles de photographie et les informations de confidentialité au moins 5 jours avant l’événement.
Organisez l’accueil par créneau : listes imprimées, badges nominatifs, plans et poteaux d’attente doivent être prêts avant l’arrivée du premier groupe, idéalement 60 minutes à l’avance.
Testez la technique dans les salles utilisées, pas seulement au bureau. Vérifiez chaque ordinateur portable, vidéoprojecteur, microphone, haut-parleur, rallonge et multiprise au moins 24 heures avant.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance faut-il préparer une journée portes ouvertes au tribunal ?: Commencez au moins 8 semaines avant la date prévue. Les espaces publics, les guides, les intervenants et les créneaux de visite doivent être confirmés avant l’ouverture des inscriptions.
Quand ouvrir les inscriptions pour une journée portes ouvertes au tribunal ?: Ouvrez le formulaire dès que les horaires, la capacité des groupes et le programme provisoire sont validés, généralement 4 à 6 semaines avant l’événement. Fermez-le quelques jours avant pour finaliser les listes et les badges.
Combien de visiteurs prévoir par visite guidée ?: La capacité dépend du parcours, des règles de sécurité et de la qualité d’écoute souhaitée. Définissez un nombre maximal par groupe avant les inscriptions et ajoutez 10 % de marge pour les désistements ou les ajustements d’accueil.
Quand tester le matériel audiovisuel ?: Faites un premier test au moins 24 heures avant l’ouverture, puis une vérification rapide 60 minutes avant l’arrivée du public. Contrôlez notamment les présentations, les microphones, les haut-parleurs et les branchements de secours.

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