Cómo organizar una jornada de puertas abiertas del tribunal

Una jornada de puertas abiertas del tribunal necesita más coordinación que una recepción convencional: hay que controlar los grupos, proteger la privacidad y mantener el funcionamiento del edificio. Empieza fijando fecha, horario, espacios y capacidad de las visitas guiadas. Después organiza las inscripciones, recopila las necesidades de accesibilidad y alimentación, y cierra el programa con guías y ponentes. La última semana debe centrarse en seguridad, acreditaciones, señalización, documentación y pruebas técnicas.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Confirmar la fecha y el horario
2
Reservar espacios para el público
3
Planificar las visitas guiadas y la capacidad
2 personas
4
Contratar a los ponentes y guías
5
Redactar invitaciones
2 personas
6
Enviar invitaciones
2 personas
7
Abrir el formulario de inscripción
8
Gestionar inscripciones
2 personas
9
Recoger preferencias dietéticas
10
Recopilar necesidades de accesibilidad
11
Crear listas de asistentes
2 personas
12
Confirmar los horarios de la visita guiada
13
Definir el programa final
2 personas
14
Enviar información a los visitantes
2 personas
15
Pedir el catering
16
Coordinar las instrucciones de seguridad
2 personas
17
Revisar rutas de evacuación
2 personas
18
Revisar la ruta de la visita guiada
2 personas
19
Imprimir normas de fotografía y privacidad
20
Preparar acreditaciones
2 personas
21
Imprimir listas de visitantes
22
Imprimir planos
23
Imprimir folletos del programa
2 personas
24
Revisar las presentaciones
2 personas
25
Probar la técnica
2 personas
26
Recoger el catering
2 personas
27
Recoger la compra
2 personas
28
Abrir la ubicación
2 personas
29
Montar el control de acceso
3 personas
30
Montar el mostrador de recepción
2 personas
31
Colocar mesas y sillas
4 personas
32
Montar los puntos de la visita guiada
3 personas
33
Colocar los paneles informativos
2 personas
34
Colgar señalizadores
2 personas
35
Conectar la técnica
2 personas
36
Preparar las presentaciones
2 personas
37
Preparar café y té
2 personas
38
Preparar el buffet
3 personas
39
Poner los productos refrigerados en frío
2 personas
40
Hacer la reunión informativa del personal
8 personas
41
Realizar el control de seguridad
2 personas

Evento

42
Atender la recepción
3 personas
43
Registrar a los visitantes
3 personas
44
Repartir acreditaciones
2 personas
45
Indicar a los visitantes el programa
2 personas
46
Apoyar el control de acceso
3 personas
47
Dar el discurso de apertura
48
Guiar visitas
4 personas
49
Explicar la sala de asientos
2 personas
50
Responder preguntas del público
3 personas
51
Realizar presentaciones
2 personas
52
Acompañar la actividad infantil
2 personas
53
Servir café y té
2 personas
54
Servir aperitivos
2 personas
55
Rellenar las bebidas
2 personas
56
Mantener el buffet ordenado
57
Vaciar los contenedores de basura
58
Comprobar los baños
59
Guiar la última visita
3 personas
60
Guiar a los visitantes hacia la salida
2 personas
61
Cerrar el mostrador de recepción
2 personas
62
Preparar el programa de la noche
3 personas
63
Recibir a los visitantes de la noche
3 personas
64
Realizar la presentación de la noche
2 personas
65
Guiar las visitas nocturnas
4 personas
66
Reponer el bufé de la noche
2 personas
67
Servir las bebidas de la noche
2 personas
68
Cerrar las zonas para el público
2 personas
69
Hacer que los visitantes salgan de forma segura
2 personas

Seguimiento

70
Guardar los restos refrigerados
2 personas
71
Recoger la vajilla
3 personas
72
Desmontar el mobiliario
4 personas
73
Apagar la técnica
2 personas
74
Retirar la decoración
2 personas
75
Recoger la basura
2 personas
76
Limpiar las salas
4 personas
77
Limpiar los baños
2 personas
78
Ordenar el mostrador de recepción
2 personas
79
Registrar objetos perdidos
80
Cerrar el recinto
2 personas
81
Comprobar los materiales
2 personas
82
Devolver el material alquilado
2 personas
83
Gestionar el catering sobrante
2 personas
84
Enviar mensaje de agradecimiento a los visitantes
85
Archivar los datos de registro

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas plegablescant. 12
Sillascant. 120
Taburetescant. 20
Mostrador de recepcióncant. 2
Mesas de buffetcant. 4
Postes de espera con cuerdacant. 8
Papeleracant. 10

Vajilla

Tazas de cafécant. 120
Vasoscant. 160
Platoscant. 140
Cuchilloscant. 140
Tenedorescant. 140
Cucharascant. 140

Cocina

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Bandejas de serviciocant. 8
Jarras para servircant. 8
Pinzascant. 8
Neveras portátilescant. 6
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de pancant. 3
Cajas de almacenamientocant. 12

Equipo

Portátilescant. 3
Proyectorescant. 2
Pantallas de proyeccióncant. 2
Micrófonos inalámbricoscant. 3
Altavocescant. 2
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Baterías externascant. 4
Walkie-talkiescant. 8
Conoscant. 20
Cinta de balizamientocant. 6
Linternascant. 6

Decoración

Paneles informativoscant. 12
Señales de orientacióncant. 16
Fundas para mantelescant. 16
Banderascant. 8
Portapósterscant. 12
Paneles fotográficoscant. 3

Artículos de papel

Folletos del programacant. 300
Planoscant. 300
Formularios de visitantescant. 300
Portanombrescant. 180
Pulserascant. 300
Bolígrafoscant. 60
Rotuladorescant. 24
Notas adhesivascant. 12
Portapapelescant. 10
Cinta de papelcant. 12

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Linternascant. 6
Chalecos reflectantescant. 12

Limpieza

Cubos de limpiezacant. 4
Fregonascant. 4
Sets de escobacant. 3
Recogedor y escobacant. 4
Carros de limpiezacant. 2
Dispensadores de jabón de manoscant. 8

Catering

Compras

Consejos

Define la capacidad de cada visita guiada antes de abrir el formulario de inscripción. Así podrás asignar turnos concretos y evitar que la recepción tenga que reorganizar grupos completos el mismo día.
Cierra las inscripciones y las preferencias dietéticas con varios días de margen. Envía después a cada visitante el horario, las instrucciones de acceso, las normas de fotografía y cualquier indicación de accesibilidad.
Prepara una recepción que funcione durante los primeros 30 minutos: coloca el mostrador, las acreditaciones, las listas de visitantes, los planos y los folletos del programa en ese orden.
Haz una revisión presencial de la ruta antes del evento, incluyendo las rutas de evacuación y los puntos donde se forman esperas. Los postes con cuerda y una señalización clara evitan que los grupos bloqueen entradas o pasillos.
Prueba portátiles, proyectores, pantallas, micrófonos inalámbricos y altavoces al menos el día anterior. Comprueba también cables alargadores y regletas, y deja una persona responsable de resolver fallos durante las presentaciones.

Preguntas frecuentes

¿Cuándo hay que abrir las inscripciones para una jornada de puertas abiertas del tribunal?: Ábrelas cuando ya estén confirmados la fecha, el horario, los espacios y la capacidad de las visitas guiadas. Cierra el formulario varios días antes para poder crear las listas, asignar turnos y comunicar instrucciones individuales.
¿Cuánto dura una visita guiada a un tribunal?: Depende del recorrido y del programa, pero conviene reservar un horario cerrado para cada grupo y dejar al menos 15 minutos entre visitas. Ese margen permite desalojar al grupo anterior, atender retrasos y evitar cruces en la ruta.
¿Qué información hay que enviar a los visitantes antes del evento?: Envía el horario asignado, el punto de recepción, las instrucciones de seguridad, las normas de fotografía y privacidad, y la información sobre accesibilidad. Hazlo al menos 48 horas antes, junto con cualquier cambio del programa final.
¿Cuándo hay que probar la parte técnica de las presentaciones?: Haz una prueba completa el día anterior y otra comprobación breve antes de recibir al público. Revisa imagen, sonido, micrófonos, conexiones eléctricas y el contenido de cada presentación para detectar fallos antes de que empiece la primera visita.

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