Tag der offenen Tür am Gericht planen: der Ablauf

Ein Tag der offenen Tür am Gericht braucht mehr als ein Programm und offene Türen. Sie müssen Besucherströme, Führungen, Sicherheitsvorgaben und den Umgang mit Foto- und Datenschutz früh festlegen. Beginnen Sie mit Öffnungszeiten und reservierten Publikumsbereichen, planen Sie danach Kapazitäten und Führungszeiten und verschicken Sie die Besucherinformationen erst mit einem belastbaren Ablauf. So vermeiden Sie lange Wartezeiten, überfüllte Räume und fehlende Angaben zu Barrierefreiheit oder Ernährung.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Öffnungszeiten bestätigen
2
Publikumsbereiche reservieren
3
Führungen und Kapazität planen
2 Personen
4
Referenten und Guides festlegen
5
Einladungen erstellen
2 Personen
6
Einladungen verschicken
2 Personen
7
Anmeldeformular öffnen
8
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
9
Ernährungswünsche erfassen
10
Barrierefreiheitsbedarf erfassen
11
Besucherlisten erstellen
2 Personen
12
Führungszeiten bestätigen
13
Programm finalisieren
2 Personen
14
Besucherinformationen versenden
2 Personen
15
Catering bestellen
16
Sicherheitsanweisungen abstimmen
2 Personen
17
Evakuierungswege überprüfen
2 Personen
18
Führungsroute abgehen
2 Personen
19
Regeln für Fotografie und Datenschutz ausdrucken
20
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
21
Besucherlisten drucken
22
Lagepläne ausdrucken
23
Programmhefte drucken
2 Personen
24
Präsentationen prüfen
2 Personen
25
Technik testen
2 Personen
26
Catering abholen
2 Personen
27
Einkäufe abholen
2 Personen
28
Location öffnen
2 Personen
29
Zutrittskontrolle einrichten
3 Personen
30
Empfangstresen aufbauen
2 Personen
31
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
32
Führungspunkte einrichten
3 Personen
33
Informationsschilder aufstellen
2 Personen
34
Wegweiser aufhängen
2 Personen
35
Technik anschließen
2 Personen
36
Präsentationen vorbereiten
2 Personen
37
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
38
Buffet vorbereiten
3 Personen
39
Kühlprodukte kalt stellen
2 Personen
40
Mitarbeiterbriefing abhalten
8 Personen
41
Sicherheitskontrolle durchführen
2 Personen

Event

42
Empfangstheke besetzen
3 Personen
43
Besucher registrieren
3 Personen
44
Namensschilder verteilen
2 Personen
45
Besucher an das Programm verweisen
2 Personen
46
Einlasskontrolle unterstützen
3 Personen
47
Eröffnungsrede halten
48
Führungen begleiten
4 Personen
49
Saal für die Sitzung erläutern
2 Personen
50
Publikumsfragen beantworten
3 Personen
51
Präsentationen halten
2 Personen
52
Kinderaktivität betreuen
2 Personen
53
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
54
Snacks servieren
2 Personen
55
Getränke nachfüllen
2 Personen
56
Buffet ordentlich halten
57
Mülleimer leeren
58
Toiletten kontrollieren
59
Letzte Führung begleiten
3 Personen
60
Besucher zum Ausgang begleiten
2 Personen
61
Empfangstresen abschließen
2 Personen
62
Abendprogramm vorbereiten
3 Personen
63
Abendgäste empfangen
3 Personen
64
Abendpräsentation durchführen
2 Personen
65
Abendführungen begleiten
4 Personen
66
Abendbuffet auffüllen
2 Personen
67
Abendgetränke servieren
2 Personen
68
Publikumsbereiche abschließen
2 Personen
69
Besucher sicher abreisen lassen
2 Personen

Nachbereitung

70
Reste gekühlt lagern
2 Personen
71
Geschirr sammeln
3 Personen
72
Möbel abbauen
4 Personen
73
Technik ausschalten
2 Personen
74
Dekoration entfernen
2 Personen
75
Abfall sammeln
2 Personen
76
Räume reinigen
4 Personen
77
Toiletten reinigen
2 Personen
78
Empfangstresen aufräumen
2 Personen
79
Fundgegenstände registrieren
80
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
81
Materialien prüfen
2 Personen
82
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
83
Übrig gebliebenes Catering verwerten
2 Personen
84
Dankesnachricht an Besucher versenden
85
Registrierungsdaten archivieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

KlappischeAnz. 12
StühleAnz. 120
HockerAnz. 20
EmpfangstresenAnz. 2
BuffetischeAnz. 4
Absperrpfosten mit KordelAnz. 8
AbfallbehälterAnz. 10

Geschirr

KaffeetassenAnz. 120
GläserAnz. 160
TellerAnz. 140
MesserAnz. 140
GabelnAnz. 140
LöffelAnz. 140

Küche

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 6
ServiertablettsAnz. 8
AusgießkannenAnz. 8
ZangenAnz. 8
KühlboxenAnz. 6
SchneidebretterAnz. 4
BrotmesserAnz. 3
AufbewahrungsboxenAnz. 12

Ausstattung

LaptopsAnz. 3
BeamerAnz. 2
ProjektionsleinwändeAnz. 2
FunkmikrofoneAnz. 3
LautsprecherAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
PowerbanksAnz. 4
FunkgeräteAnz. 8
KegelAnz. 20
AbsperrbandAnz. 6
TaschenlampenAnz. 6

Dekoration

InfotafelnAnz. 12
Wegweiser-SchilderAnz. 16
TischdeckenhussenAnz. 16
FahnenAnz. 8
PlakathalterAnz. 12
FotopaneeleAnz. 3

Papierwaren

ProgrammhefteAnz. 300
PläneAnz. 300
BesucherformulareAnz. 300
NamensschildhalterAnz. 180
ArmbänderAnz. 300
StifteAnz. 60
StifteAnz. 24
KlebezettelAnz. 12
KlemmbretterAnz. 10
PapierklebebandAnz. 12

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
TaschenlampenAnz. 6
SicherheitswestenAnz. 12

Reinigung

PutzeimerAnz. 4
WischmopsAnz. 4
BesensetsAnz. 3
Handfeger und KehrblechAnz. 4
ReinigungswagenAnz. 2
HandseifenspenderAnz. 8

Catering

Einkäufe

Tipps

Legen Sie zuerst Öffnungszeiten, Publikumsbereiche und die maximale Gruppengröße der Führungen fest. Planen Sie zusätzlich mindestens 15 Minuten zwischen zwei Führungen ein, damit Gruppen sich nicht an Engstellen begegnen.
Öffnen Sie das Anmeldeformular erst, wenn Führungszeiten, Programm und Kapazitäten bestätigt sind. Erfassen Sie dabei direkt Ernährungswünsche und Barrierefreiheitsbedarf, statt diese Angaben später per E-Mail nachzufordern.
Gehen Sie die Führungsroute mindestens einmal vollständig ab. Prüfen Sie dabei Wege, Türen, Wartebereiche und Evakuierungswege; genau dort entstehen am Veranstaltungstag häufig Verzögerungen.
Testen Sie Präsentationen, Beamer, Projektionsflächen, Funkmikrofone und Lautsprecher spätestens am Vortag. Halten Sie außerdem Verlängerungskabel bereit und prüfen Sie, ob Stromanschlüsse an den geplanten Standorten erreichbar sind.
Bereiten Sie Besucherlisten, Namensschilder, Lagepläne, Programmhefte sowie die Regeln für Fotografie und Datenschutz vor und drucken Sie sie aus. Für den Empfang sollten die Unterlagen nach Führungszeit sortiert sein, damit die Ausgabe pro Person höchstens eine Minute dauert.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Tag der offenen Tür am Gericht planen?: Beginnen Sie mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Öffnungszeiten, Räumen und Sicherheitsabstimmung. Öffnen Sie die Anmeldung erst, wenn Kapazitäten und Führungszeiten feststehen.
Wie viele Besucher kann eine Gerichtsführung aufnehmen?: Die Gruppengröße richtet sich nach Raumgröße, Fluchtwegen und den Vorgaben des Gerichts. Legen Sie pro Führungszeit eine feste Obergrenze fest und planen Sie mindestens 15 Minuten Puffer zwischen den Gruppen ein.
Wann verschickt man die Besucherinformationen?: Senden Sie die Informationen spätestens 7 Tage vor dem Termin. Sie sollten Ankunftszeit, Treffpunkt, Führungszeit, Zugangsregeln, Hinweise zur Barrierefreiheit und die Foto- und Datenschutzregeln enthalten.
Was muss am Veranstaltungstag am Empfang bereitliegen?: Planen Sie Besucherlisten, Namensschilder, Lagepläne und Programmhefte für jede Führungszeit ein. Sortieren Sie die Listen vorab und besetzen Sie den Empfang mindestens 30 Minuten vor dem Einlass.

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