Organiser une journée portes ouvertes du moulin

Une journée portes ouvertes du moulin se prépare d’abord comme un parcours de visite, puis comme un accueil du public. Commencez par fixer la date, le programme et la capacité de chaque visite guidée avant de lancer les inscriptions. En parallèle, vérifiez les autorisations, l’assurance, la sécurité du site et l’accès au parking. Les dernières semaines servent surtout à répartir les groupes, briefer les bénévoles et commander les produits qui ne peuvent pas être improvisés le jour même.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Planifier les visites guidées
2 personnes
3
Effectuer l’inspection de sécurité
2 personnes
4
Déterminer le travail de mouture et les démonstrations
2 personnes
5
Vérifier les autorisations
6
Vérifier la couverture d'assurance
7
Définir la voie d'accès
2 personnes
8
Convenir des places de parking
9
Rédiger les invitations
2 personnes
10
Envoyer les invitations
2 personnes
11
Traiter les inscriptions
12
Recueillir les besoins alimentaires
13
Passer la commande à la boulangerie
14
Calculer les stocks de boissons
2 personnes
15
Répartir les groupes de visite
2 personnes
16
Recruter des bénévoles
2 personnes
17
Répartir les tâches des bénévoles
2 personnes
18
Préparer les instructions pour la visite du moulin
2 personnes
19
Créer le plan et la signalétique
2 personnes
20
Vérifier les prévisions météo
21
Confirmer les inscriptions
22
Faire les courses
3 personnes
23
Récupérer les produits de boulangerie commandés
2 personnes
24
Nettoyer le moulin et le terrain
4 personnes
25
Vérifier et approvisionner les toilettes
2 personnes
26
Vérifier l’installation de mouture
2 personnes
27
Balisage de l'itinéraire de visite
3 personnes
28
Installer la caisse et l’enregistrement
2 personnes
29
Installer les tables et les chaises
4 personnes
30
Monter les tentes de réception
4 personnes
31
Installer les tables d’information
3 personnes
32
Installer le buffet et le point boissons
3 personnes
33
Tester les machines à café
2 personnes
34
Mettre les boissons au frais
2 personnes
35
Préparer les en-cas et les produits de boulangerie
4 personnes
36
Préparer les badges nominatifs et le programme
2 personnes
37
Installer la signalisation
3 personnes
38
Installer les panneaux de sécurité
2 personnes
39
Tester la caisse et le terminal de paiement
2 personnes
40
Faire le briefing des bénévoles
3 personnes

Événement

41
Assurer l’accueil et la réception
2 personnes
42
Enregistrer les visiteurs
2 personnes
43
Présenter le programme
44
Accompagner les visites du moulin
4 personnes
45
Présenter le processus de broyage
2 personnes
46
Encadrer les enfants pendant les activités
2 personnes
47
Tenir le stand d'information
2 personnes
48
Servir le café et le thé
2 personnes
49
Servir des amuse-bouches
2 personnes
50
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
51
Garder le buffet propre et réapprovisionné
2 personnes
52
Vider les poubelles
2 personnes
53
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
54
Encadrer le parking
2 personnes
55
Annoncer la dernière visite guidée
56
Accompagner les visiteurs vers la sortie
2 personnes
57
Fermer le moulin en toute sécurité
2 personnes

Suivi

58
Ranger la nourriture et les boissons
3 personnes
59
Faire la vaisselle
3 personnes
60
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
61
Démonter les tentes de fête
4 personnes
62
Retirer la décoration
2 personnes
63
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
64
Nettoyer le site
4 personnes
65
Effectuer le nettoyage final des toilettes
2 personnes
66
Effectuer le nettoyage final de l’espace du moulin
3 personnes
67
Rapporter le matériel
2 personnes
68
Ranger le stock restant
2 personnes
69
Enregistrer les objets trouvés
70
Envoyer un message de remerciement
71
Archiver les données d’inscription

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tablesqté 8
Chaises pliantesqté 60
Tables de buffetqté 3
Tabourets de barqté 4
Poubellesqté 6
Portants à vêtementsqté 2

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 150
Bols réutilisablesqté 50
Gobelets réutilisablesqté 200
Tasses à caféqté 100
Verres à théqté 50
Couvertsqté 150
Louchesqté 8
Fourchettes à gâteauqté 100
Plateaux de serviceqté 8

Équipement

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Terminal de paiement
Amplificateur de son
Microphone
Talkies-walkiesqté 6
Batteries externesqté 4
Presse-papiersqté 6
Stylosqté 30
Calculatricesqté 2
Règles de moulinqté 3
Jumellesqté 4
Poteaux de balisageqté 20
Rouleaux de ruban de balisageqté 6
Cônesqté 20
Escabeau pliant
Boîte à outils
Diable

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Pinces à painqté 4
Thermosqté 8
Carafes d’eauqté 6
Verres doseursqté 3
Pains de glaceqté 20

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Affiches du moulinqté 12
Nappesqté 10
Badges nominatifsqté 30
Compositions floralesqté 4

Éclairage

Guirlandes LEDqté 6
Lampes LEDqté 8
Lampes de pocheqté 6

Catering

Présentoirs à café et à théqté 3
Distributeurs de boissonsqté 3
Corbeilles à painqté 6
Caisses réfrigéréesqté 6
Pichets à laitqté 6
Sucriersqté 6
Courses

Nettoyage

Seauxqté 6
Épongesqté 12
Chiffons de nettoyageqté 24
Sets de balaiqté 4
Serpillièresqté 4
Balais à main et pellesqté 4
Pinces à déchetsqté 2
Brosses de toilettesqté 3
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Gants de sécuritéqté 12

Conseils

Bloquez les créneaux de visite avant d’envoyer les invitations. Prévoyez une marge entre deux groupes pour éviter qu’un retard ne se répercute sur toute la journée.
Faites l’inspection de sécurité au moins deux semaines avant l’ouverture. Contrôlez notamment la circulation autour des machines, les accès, les rallonges et la signalétique destinée aux visiteurs.
Ne confiez pas toute l’organisation aux bénévoles le matin même. Donnez à chacun une mission précise et une consigne écrite pour l’accueil, les visites, le parking, le buffet et les paiements.
Traitez les inscriptions et les besoins alimentaires au fil de l’eau, puis confirmez les participants quelques jours avant. Cela permet d’ajuster les groupes, les quantités de boulangerie et les stocks de boissons.
Préparez le site la veille autant que possible : nettoyage du moulin et du terrain, installation des tables, vérification des toilettes et test du son. Gardez le jour J pour l’accueil, le réassort et les ajustements météo.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une journée portes ouvertes du moulin ?: Commencez idéalement 8 à 12 semaines avant la date prévue. Les autorisations, l’assurance, les créneaux de visite et le recrutement des bénévoles doivent être réglés avant l’envoi des invitations.
Combien de temps prévoir pour une visite guidée du moulin ?: Prévoyez généralement 30 à 45 minutes par groupe, puis 10 à 15 minutes pour la sortie et la remise en place. Cette marge évite de mélanger les groupes dans les passages étroits ou près des démonstrations.
Quand confirmer les inscriptions à la journée portes ouvertes ?: Envoyez une confirmation 5 à 7 jours avant l’événement. Rappelez l’horaire du groupe, l’accès, le stationnement et les éventuels besoins alimentaires signalés lors de l’inscription.
Quelle quantité de boissons prévoir pour une journée portes ouvertes ?: Comptez environ 2 à 3 boissons par personne pour les trois premières heures, puis ajustez selon la météo et la durée de présence. Prévoyez aussi de l’eau en carafes et un stock séparé pour les bénévoles.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.