Mühle Tag der offenen Tür Schritt für Schritt planen
Ein Tag der offenen Tür in einer Mühle braucht mehr als ein gutes Programm. Besucher müssen sicher über das Gelände kommen, Führungen dürfen sich nicht stauen und Vorführungen brauchen feste Zeiten. Beginne deshalb mit Datum, Ablauf und Sicherheitsprüfung, bevor du Einladungen verschickst oder Verpflegung bestellst. Plane außerdem früh genug Helfer, Parkplätze, Beschilderung und einen wetterfesten Bereich für Tische und Buffet ein.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
- 2
Führungen planen
2 Personen
- 3
Sicherheitsinspektion durchführen
2 Personen
- 4
Mahlwerk und Vorführungen festlegen
2 Personen
- 5
Genehmigungen prüfen
- 6
Versicherungsschutz prüfen
- 7
Zugangsweg festlegen
2 Personen
- 8
Parkplätze abstimmen
- 9
Einladungen erstellen
2 Personen
- 10
Einladungen verschicken
2 Personen
- 11
Anmeldungen bearbeiten
- 12
Ernährungswünsche erfassen
- 13
Bäckereibestellung aufgeben
- 14
Getränkevorräte berechnen
2 Personen
- 15
Führungsgruppen einteilen
2 Personen
- 16
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
- 17
Freiwilligenaufgaben verteilen
2 Personen
- 18
Anleitung für Mühlenbesuch erstellen
2 Personen
- 19
Lageplan und Beschilderung erstellen
2 Personen
- 20
Wettervorhersage prüfen
- 21
Anmeldungen bestätigen
- 22
Einkaufen gehen
3 Personen
- 23
Bestellte Backwaren abholen
2 Personen
- 24
Mühle und Gelände reinigen
4 Personen
- 25
Toiletten kontrollieren und auffüllen
2 Personen
- 26
Mahlanlage überprüfen
2 Personen
- 27
Führungsroute absperren
3 Personen
- 28
Kasse und Anmeldung einrichten
2 Personen
- 29
Tische und Stühle bereitstellen
4 Personen
- 30
Partyzelte aufbauen
4 Personen
- 31
Informationstische einrichten
3 Personen
- 32
Buffet und Getränkestation aufbauen
3 Personen
- 33
Kaffeemaschinen testen
2 Personen
- 34
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 35
Snacks und Brotwaren vorbereiten
4 Personen
- 36
Namensschilder und Programm bereitlegen
2 Personen
- 37
Beschilderung anbringen
3 Personen
- 38
Sicherheitsschilder aufhängen
2 Personen
- 39
Bargeld und Kartenlesegerät testen
2 Personen
- 40
Volunteer-Briefing geben
3 Personen
Event
- 41
Einlass und Empfang besetzen
2 Personen
- 42
Besucher registrieren
2 Personen
- 43
Programm vorstellen
- 44
Mühlführungen begleiten
4 Personen
- 45
Mahlprozess vorführen
2 Personen
- 46
Kinder bei Aktivitäten betreuen
2 Personen
- 47
Infotisch besetzen
2 Personen
- 48
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
- 49
Snacks servieren
2 Personen
- 50
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 51
Buffet sauber und aufgefüllt halten
2 Personen
- 52
Mülleimer leeren
2 Personen
- 53
Toiletten zwischendurch kontrollieren
- 54
Parkplatz einweisen
2 Personen
- 55
Letzte Führung ankündigen
- 56
Besucher zum Ausgang begleiten
2 Personen
- 57
Mühle sicher abschließen
2 Personen
Nachbereitung
- 58
Essen und Getränke aufräumen
3 Personen
- 59
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 60
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
- 61
Partyzelte abbauen
4 Personen
- 62
Dekoration entfernen
2 Personen
- 63
Abfall trennen und entsorgen
3 Personen
- 64
Gelände reinigen
4 Personen
- 65
Toiletten endreinigen
2 Personen
- 66
Mühlenraum gründlich reinigen
3 Personen
- 67
Materialien zurückbringen
2 Personen
- 68
Restbestand einlagern
2 Personen
- 69
Fundgegenstände registrieren
- 70
Dankesnachricht versenden
- 71
Anmeldedaten archivieren
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- PartyzelteAnz. 2
- TischeAnz. 8
- KlappstühleAnz. 60
- BuffetischeAnz. 3
- BarhockerAnz. 4
- AbfallbehälterAnz. 6
- KleiderständerAnz. 2
Geschirr
- Mehrweg-TellerAnz. 150
- Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 50
- Wiederverwendbare BecherAnz. 200
- KaffeetassenAnz. 100
- TeegläserAnz. 50
- BestecksetsAnz. 150
- ServierlöffelAnz. 8
- TortengabelnAnz. 100
- ServiertablettsAnz. 8
Ausstattung
- KaffeemaschinenAnz. 3
- WasserkocherAnz. 2
- KühlboxenAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 6
- Kartenterminal
- Verstärker
- Mikrofon
- FunkgeräteAnz. 6
- PowerbanksAnz. 4
- KlemmbretterAnz. 6
- StifteAnz. 30
- TaschenrechnerAnz. 2
- Mühlen-MesslattenAnz. 3
- FerngläserAnz. 4
- AbsperrpfostenAnz. 20
- Absperrbänder-RollenAnz. 6
- KegelAnz. 20
- Klappbare Leiter
- Werkzeugkiste
- Sackkarre
Küche
- SchneidebretterAnz. 4
- Koch- und BrotmesserAnz. 6
- BrotzangenAnz. 4
- ThermoskannenAnz. 8
- WasserkannenAnz. 6
- MessbecherAnz. 3
- KühlelementeAnz. 20
Dekoration
- WimpelkettenAnz. 8
- MühlenposterAnz. 12
- TischdeckenAnz. 10
- NamensschilderAnz. 30
- BlumenarrangementsAnz. 4
Beleuchtung
- LED-LichterkettenAnz. 6
- LED-LampenAnz. 8
- TaschenlampenAnz. 6
Catering
- Kaffee- und TeedisplaysAnz. 3
- GetränkespenderAnz. 3
- BrotkörbeAnz. 6
- KühlkistenAnz. 6
- MilchkannenAnz. 6
- ZuckerschälchenAnz. 6
- Einkäufe
Reinigung
- EimerAnz. 6
- SchwämmeAnz. 12
- PutzlappenAnz. 24
- BesensetsAnz. 4
- WischmopsAnz. 4
- Handfeger und KehrschaufelnAnz. 4
- AbfallzangenAnz. 2
- ToilettenbürstenAnz. 3
- HandseifenspenderAnz. 4
- SicherheitshandschuheAnz. 12
Tipps
- Lege zuerst Programm und Führungszeiten fest. Teile Besucher anschließend in Gruppen ein und plane pro Führung einen festen Treffpunkt sowie ausreichend Zeit für den Weg über das Gelände ein.
- Prüfe Genehmigungen, Versicherungsschutz und die Sicherheitslage mehrere Wochen vor dem Termin. Kontrolliere besonders Zugangswege, Absperrungen, das Mahlwerk und alle Bereiche, in denen Vorführungen stattfinden.
- Bestätige Anmeldungen nicht erst am Veranstaltungstag. Erfasse dabei Ernährungswünsche, teile Führungsgruppen ein und gib Helfern ihre Aufgaben mindestens sieben Tage vorher schriftlich weiter.
- Berechne Getränke und Verpflegung anhand der erwarteten Besucherzahl. Bestelle Backwaren rechtzeitig, hole sie am Veranstaltungstag ab und stelle für Kaffee und Tee mehrere Kaffeemaschinen, Wasserkocher und Thermoskannen bereit.
- Plane den Besucherfluss sichtbar aus: Ein Lageplan, klare Hinweisschilder, abgestimmte Parkplätze und ein ausgeschilderter Zugang vermeiden Rückfragen. Prüfe am Vortag die Wettervorhersage, Zelte, Verlängerungskabel, Toiletten und Abfallbehälter.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen Tag der offenen Tür in einer Mühle planen?
- Beginne mindestens sechs bis acht Wochen vorher mit Datum, Programm, Genehmigungen und Sicherheitsprüfung. Einladungen und Anmeldungen sollten spätestens drei bis vier Wochen vor dem Termin laufen, damit du Führungsgruppen und Verpflegung planen kannst.
- Wie viele Personen sollten in eine Mühlenführung?
- Plane die Gruppen so, dass alle Teilnehmer die Erklärung hören und sicher stehen können; häufig sind 10 bis 15 Personen pro Führung praktikabel. Lege die Gruppengröße nach der Breite der Wege, den Gefahrenstellen und der Kapazität des Vorführbereichs fest.
- Wann muss man Backwaren und Getränke für den Mühlentag bestellen?
- Bestelle Backwaren etwa sieben Tage vorher und bestätige die Menge zwei bis drei Tage vor dem Termin. Getränke, Becher und Kaffeevorräte solltest du spätestens am Vortag vollständig einkaufen und kühl lagern.
- Was muss man am Tag vor dem Tag der offenen Tür kontrollieren?
- Kontrolliere am Vortag Gelände, Zugang, Beschilderung, Parkplätze, Toiletten, Stromversorgung und die Aufstellung von Tischen und Zelten. Prüfe außerdem Wettervorhersage, Anmeldeliste, Helferplan und die Funktionsfähigkeit von Mikrofon und Verstärker.
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