Organiser un atelier alliances, étape par étape

Un atelier alliances demande plus qu’une réservation et quelques outils. Il faut connaître les tailles de bague avant de commander les anneaux, prévoir une place de travail par participant et organiser l’espace autour des postes, de l’accueil et du buffet. La ventilation, les consignes de sécurité et l’accompagnement doivent être vérifiés plusieurs jours à l’avance. Cette checklist vous aide à suivre l’organisation dans le bon ordre, des inscriptions aux derniers achats.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Établir le programme de l’atelier
2 personnes
Définir la capacité d’accueil
Valider les enseignants et les accompagnateurs
2 personnes
Concevoir les invitations
Envoyer les invitations
Enregistrer les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Demander les tailles de bague à l’avance
Mettre à jour la liste des participants
Envoyer un rappel aux participants
Préparer les feuilles de travail
2 personnes
Créer des badges nominatifs
Commander les anneaux
2 personnes
Calculer les quantités de catering
Réserver des tables de travail et des chaises
Inventorier les fournitures
2 personnes
Vérifier la liste des courses
Vérifier l’espace de travail et la ventilation
2 personnes
Imprimer les consignes de sécurité
Confirmer les tailles et les matériaux des anneaux
Faire les courses
2 personnes
Acheter des produits frais
Trier les matériaux des anneaux
2 personnes
Préparer les fiches de travail par table
2 personnes
Préparer le service traiteur
3 personnes
Imprimer la liste des participants

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Installer les tables de travail
4 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Installer les postes de travail
4 personnes
Vérifier les outils
2 personnes
Installer le matériel de sécurité
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
Accueillir les participants
3 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Présenter le programme
Donner les consignes de sécurité
2 personnes
Discuter des modèles de bagues
3 personnes
Distribuer les matériaux pour les anneaux
3 personnes
Démontrer la finition de base
2 personnes
Accompagner les participants lors du sciage
4 personnes
Nettoyer les tables de travail entre deux utilisations
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Limer les formes en anneau
4 personnes
Encadrer la pause
2 personnes
Servir le repas chaud
4 personnes
Débarrasser la vaisselle et les verres
3 personnes
Poncer les surfaces des anneaux
4 personnes
Encadrer la personnalisation
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Polir les anneaux
4 personnes
Effectuer le contrôle final des anneaux
3 personnes
Emballage des bagues
2 personnes
Remettre les certificats
Dire au revoir aux participants
2 personnes
Refroidir les restes alimentaires
2 personnes

Suivi

Récupérer les outils
3 personnes
Dégager les tables de travail
4 personnes
Trier et évacuer les déchets
2 personnes
Laver la vaisselle et les verres
3 personnes
Nettoyer l’espace de travail
3 personnes
Fermer le lieu
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Stocker le matériel restant
2 personnes
Ranger le reste du catering
2 personnes
Envoyer les photos des participants
Remplacer les matériaux endommagés
Traiter le décompte final

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables de travailqté 6
Chaisesqté 30
Table d’accueil
Tables de buffetqté 2
Poubellesqté 4
Porte-manteauxqté 2

Matériel d'atelier

Blanks pour bagues en argentqté 30
Anneaux d’entraînement en cuivreqté 30
Boîtes à baguesqté 15
Pâte à polirqté 6
Papier de verre finqté 60
Papier de verre gros grainqté 30
Chiffons de polissageqté 30
Marqueursqté 15
Règlesqté 6
Jeux de baguesqté 6
Tapis de travailqté 15

Outils

Étauxqté 6
Scies à métauxqté 15
Jeux de limesqté 15
Pinces platesqté 15
Pinces à bec rondqté 15
Pinces universellesqté 6
Sets de marteaux et de poinçonsqté 6
Dornes d’anneauxqté 6
Chronomètresqté 6
Disques de vente aux enchèresqté 6

Équipement

Unités d'extractionqté 6
Bouilloiresqté 2
Machines à caféqté 2
Glacièresqté 3
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 8
Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection

Sécurité

Lunettes de sécuritéqté 30
Protection auditiveqté 30
Gants de travailqté 30
Masques anti-poussièreqté 30
Kit de premiers secours
Extincteur
Panneaux de sécuritéqté 6

Vaisselle

Tasses à caféqté 30
Verres à eauqté 36
Verres à vinqté 30
Assiettesqté 36
Couvertsqté 36
Plateaux de serviceqté 6
Pichets à caféqté 2
Carafes d’eauqté 4

Décoration

Porte-nomsqté 30
Chemins de tableqté 6
Compositions floralesqté 6
Panneau d’accueil
Affiches du programmeqté 4

Éclairage

Lampes de tableqté 6
Éclairage d’ambianceqté 4

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 2
Pinces de serviceqté 6
Petits bolsqté 12
Plats de maintien au chaudqté 3
Thermosqté 4
Pains de glaceqté 12

Nettoyage

Bacs à vaisselleqté 2
Épongesqté 12
Chiffons de nettoyageqté 24
Seauxqté 3
Raclettes de solqté 2
Balayette et pelleqté 2

Catering

Courses

Conseils

Demandez les tailles de bague au moment de l’inscription, puis confirmez-les avant la commande. Une erreur de taille peut bloquer le travail d’un participant dès le début de l’atelier.
Définissez la capacité d’accueil selon le nombre de tables, de chaises, d’étaux et de postes réellement disponibles. Gardez assez d’espace pour circuler entre les tables et accéder aux unités d’extraction.
Préparez un dossier par table avec la fiche de travail, les consignes et les matériaux nécessaires. Cela évite de distribuer les anneaux, le papier abrasif et les outils pendant les premières explications.
Envoyez un rappel quelques jours avant l’atelier avec l’horaire, les besoins alimentaires et les informations pratiques. Profitez-en pour vérifier les inscriptions et les éventuels accompagnateurs.
Faites les courses en deux temps : les fournitures et matériaux peuvent être contrôlés à l’avance, tandis que les produits frais se préparent juste avant l’atelier. Vérifiez aussi les bouilloires et machines à café avant l’arrivée des participants.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance faut-il demander les tailles de bague ?: Demandez-les dès l’inscription, idéalement au moins 2 à 3 semaines avant l’atelier. Confirmez chaque taille et le matériau choisi avant de commander les anneaux.
Quand envoyer le rappel aux participants d’un atelier alliances ?: Envoyez un rappel 3 à 5 jours avant l’atelier. Indiquez l’heure de début, les informations alimentaires recueillies et toute consigne utile concernant le travail en atelier.
Comment prévoir les places pour un atelier alliances ?: Comptez au minimum une chaise et un poste de travail par participant, avec un étau et les outils nécessaires à chaque table. Fixez la capacité uniquement après avoir vérifié l’espace disponible, la circulation et la ventilation.
Quand vérifier la ventilation et les consignes de sécurité ?: Contrôlez l’espace et les unités d’extraction au moins une semaine avant l’atelier, puis refaites un contrôle le jour même. Imprimez les consignes de sécurité avant l’installation des tables et du matériel.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.