Organiser une journée portes ouvertes à la fromagerie

Une journée portes ouvertes à la fromagerie se prépare dans un ordre précis : annoncer la date, gérer les inscriptions, organiser les visites, puis installer l’accueil et la dégustation. Le nombre de visiteurs détermine les créneaux, les bénévoles, les tables et la quantité de fromage à prévoir. Anticipez aussi les sujets souvent oubliés : besoins alimentaires, stationnement, météo, alimentation électrique et nettoyage des espaces de visite. Le plan ci-dessous vous aide à répartir les tâches jusqu’au jour J.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Publier la date et le programme
2 personnes
2
Envoyer les invitations
2 personnes
3
Traiter les inscriptions
4
Recueillir les besoins alimentaires
5
Commander les livraisons pour le fromage
6
Réserver les cafetières
7
Organiser la collecte des déchets
8
Fixer les horaires de visite
2 personnes
9
Établir le planning des bénévoles
2 personnes
10
Envoyer l’itinéraire et les informations de stationnement
11
Vérifier les prévisions météo
12
Faire les courses
2 personnes
13
Vérifier le stock de fromage
2 personnes
14
Préparer la dégustation de fromages
3 personnes
15
Nettoyer l'étable et la cour
3 personnes
16
Vérifier l’itinéraire de visite
2 personnes
17
Préparer les vêtements et les badges nominatifs
18
Tondre le terrain et enlever les obstacles
2 personnes
19
Monter les tentes de réception
4 personnes
20
Installer les tables et les chaises
4 personnes
21
Brancher l'alimentation électrique
2 personnes
22
Installer l'éclairage
2 personnes
23
Placer les panneaux d’information
2 personnes
24
Balisage du parking
2 personnes
25
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
26
Aménager le stand de fromage
3 personnes
27
Remplir les plateaux de dégustation
3 personnes
28
Préparer le café et le thé
2 personnes
29
Préparer les en-cas
3 personnes
30
Vérifier et réapprovisionner les toilettes
31
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

32
Accueillir les visiteurs
3 personnes
33
Cocher les inscriptions
2 personnes
34
Accompagner les visites guidées
3 personnes
35
Servir la dégustation de fromage
3 personnes
36
Vendre le fromage et les produits
3 personnes
37
Servir le café et le thé
2 personnes
38
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
39
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
40
Vider les poubelles
2 personnes
41
Saluer les visiteurs à leur départ
3 personnes

Suivi

42
Réfrigérer le fromage et les denrées
2 personnes
43
Faire la vaisselle
3 personnes
44
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
45
Démonter les tentes de fête
4 personnes
46
Nettoyer le terrain et l’écurie
3 personnes
47
Évacuer les déchets en tri sélectif
2 personnes
48
Compter et ranger le matériel
2 personnes
49
Restituer le matériel emprunté
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables de bièreqté 8
Chaises pliantesqté 80
Accueil
Tabouretsqté 12
Portants à vêtementsqté 2

Vaisselle

Assiettesqté 180
Assiettes à dessertqté 180
Tasses à caféqté 120
Verres à boireqté 180
Verres à vinqté 80
Couteauxqté 180
Fourchettesqté 180
Cuillèresqté 120
Couteaux à fromageqté 24

Cuisine

Plateaux de dégustationqté 24
Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 6
Plateaux de serviceqté 18
Pinces de serviceqté 12
Verres doseursqté 4
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3

Équipement

Réfrigérateursqté 2
Glacièresqté 6
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Caissesqté 2
Terminaux de paiementqté 2

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Panneaux en ardoiseqté 10
Panneaux indicateursqté 12
Badges nominatifsqté 30

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes d'extérieurqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 10
Conteneurs à déchetsqté 4
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Gants de nettoyageqté 12

Catering

Courses

Conseils

Publiez la date, le programme et les horaires de visite au moins 3 semaines à l’avance. Prévoyez des créneaux de 30 à 45 minutes pour éviter qu’un groupe trop nombreux bloque la visite de l’étable.
Traitez les inscriptions dans un tableau unique et demandez les besoins alimentaires au plus tard 7 jours avant l’événement. Gardez une liste d’attente si un créneau est complet.
Répartissez les bénévoles par postes et par créneaux de 2 à 3 heures : accueil, parking, visite, dégustation et rangement. Envoyez le planning définitif au moins 5 jours avant.
Vérifiez le stock de fromage et les livraisons 48 heures avant, puis préparez la dégustation le jour même. Pour le premier passage, comptez environ 50 à 80 g de fromage par personne selon le nombre de variétés.
Faites l’installation la veille dès que possible : tentes, tables, chaises, éclairage, panneaux et balisage du parking. Testez chaque rallonge, multiprise et terminal de paiement avant l’arrivée du public.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une journée portes ouvertes à la fromagerie ?: Prévoyez 3 à 4 semaines pour annoncer l’événement, recueillir les inscriptions et commander les livraisons. Réservez les équipements et confirmez les bénévoles au plus tard 7 jours avant.
Combien de personnes peut-on accueillir par visite de fromagerie ?: Adaptez les groupes à la largeur de l’itinéraire et aux règles de sécurité ; un groupe de 10 à 15 personnes est généralement plus facile à guider. Ajoutez un créneau de 30 à 45 minutes plutôt que de surcharger une visite.
Quand préparer la dégustation de fromages ?: Vérifiez les quantités 48 heures avant et découpez les fromages le jour même, idéalement 1 à 2 heures avant le premier groupe. Gardez les produits nécessitant le froid dans les réfrigérateurs ou les glacières jusqu’au service.
Que faire s’il pleut le jour des portes ouvertes ?: Consultez les prévisions 5 à 7 jours avant, puis faites une dernière vérification 24 heures avant. Installez les tentes la veille et prévoyez un itinéraire praticable, un éclairage suffisant et des zones sèches pour l’accueil et la dégustation.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.