Tag der offenen Tür auf dem Käsehof planen

Bei einem Tag der offenen Tür auf dem Käsehof müssen Besucherführung, Verkostung und Hofbetrieb gleichzeitig funktionieren. Beginne sechs bis acht Wochen vorher mit Datum, Programm und Anmeldungen. Danach planst du Käsebestellung, Kaffeemaschinen, Helfer, Parkroute und Führungszeiten. In den letzten Tagen geht es um Wetter, Kühlung, Strom, Zelte und einen sauberen Rundgang. So bleiben Empfang, Stallführung und Käseverkostung auch bei vielen Gästen übersichtlich.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Programm veröffentlichen
2 Personen
2
Einladungen verschicken
2 Personen
3
Anmeldungen bearbeiten
4
Ernährungswünsche erfassen
5
Lieferungen für Käse bestellen
6
Kaffeemaschinen reservieren
7
Müllabholung vereinbaren
8
Führungszeiten festlegen
2 Personen
9
Freiwilligenplan erstellen
2 Personen
10
Route und Parkinformationen senden
11
Wettervorhersage prüfen
12
Einkaufen gehen
2 Personen
13
Käsebestand prüfen
2 Personen
14
Käseverkostung vorbereiten
3 Personen
15
Stall und Hof reinigen
3 Personen
16
Führungsroute kontrollieren
2 Personen
17
Kleidung und Namensschilder bereitlegen
18
Gelände mähen und Hindernisse entfernen
2 Personen
19
Partyzelte aufbauen
4 Personen
20
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
21
Stromversorgung anschließen
2 Personen
22
Beleuchtung aufhängen
2 Personen
23
Informationsschilder aufstellen
2 Personen
24
Parkroute markieren
2 Personen
25
Empfangstheke einrichten
2 Personen
26
Käsestand einrichten
3 Personen
27
Probierplatten füllen
3 Personen
28
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
29
Snacks vorbereiten
3 Personen
30
Toiletten kontrollieren und auffüllen
31
Freiwillige einweisen
2 Personen

Event

32
Besucher empfangen
3 Personen
33
Anmeldungen abhaken
2 Personen
34
Führungen begleiten
3 Personen
35
Käseverkostung servieren
3 Personen
36
Käse und Produkte verkaufen
3 Personen
37
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
38
Snacks auffüllen
2 Personen
39
Getränke nachfüllen
2 Personen
40
Mülleimer leeren
2 Personen
41
Besucher verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

42
Käse und Lebensmittel kühlen
2 Personen
43
Geschirr abwaschen
3 Personen
44
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
45
Partyzelte abbauen
4 Personen
46
Gelände und Stall reinigen
3 Personen
47
Abfall getrennt entsorgen
2 Personen
48
Materialien zählen und lagern
2 Personen
49
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 2
BiertischeAnz. 8
KlappstühleAnz. 80
Empfangstresen
HockerAnz. 12
KleiderständerAnz. 2

Geschirr

TellerAnz. 180
DesserttellerAnz. 180
KaffeetassenAnz. 120
TrinkgläserAnz. 180
WeingläserAnz. 80
MesserAnz. 180
GabelnAnz. 180
LöffelAnz. 120
KäsemesserAnz. 24

Küche

VerkostungsbretterAnz. 24
SchneidebretterAnz. 6
KüchenmesserAnz. 6
ServierschalenAnz. 18
ServierzangenAnz. 12
MessbecherAnz. 4
KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3

Ausstattung

KühlschränkeAnz. 2
KühlboxenAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
KassenAnz. 2
KartenlesegeräteAnz. 2

Dekoration

WimpelkettenAnz. 8
KreidetafelnAnz. 10
WegweiserAnz. 12
NamensschilderAnz. 30

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 6
AußenlampenAnz. 8

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 10
AbfallcontainerAnz. 4
BesensetsAnz. 3
WischmopsAnz. 3
ReinigungshandschuheAnz. 12

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege die Führungszeiten früh fest und verschicke Route sowie Parkinformationen spätestens eine Woche vorher. Plane pro Führung feste Startzeiten und eine verantwortliche Person am Empfang ein.
Erfasse bei der Anmeldung nicht nur die Personenzahl, sondern auch Ernährungswünsche. Bestelle den Käse erst nach dem Anmeldeschluss und prüfe den vorhandenen Bestand zwei bis drei Tage vor der Veranstaltung.
Kontrolliere Stromanschlüsse, Verlängerungskabel, Kaffeemaschinen und Kühlschränke am Vortag. Kühlboxen helfen, wenn Käse oder Getränke während des Aufbaus nicht dauerhaft im Kühlschrank bleiben können.
Begehe die Führungsroute am Tag vor dem Termin: Hindernisse entfernen, Gelände mähen, Stall und Hof reinigen und Informationsschilder aufstellen. Nach Regen können Wege rutschig sein oder zusätzliche Absperrungen brauchen.
Baue Zelte, Biertische, Klappstühle, Empfangstheke und Beleuchtung nicht erst zum Einlass auf. Plane dafür mindestens drei Stunden ein und halte Namensschilder, Kleidung, Kassen und Kartenlesegeräte am Empfang bereit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Tag der offenen Tür auf dem Käsehof planen?: Beginne etwa sechs bis acht Wochen vorher mit Datum, Programm und Einladungen. Den Helferplan, die Führungszeiten und die Parkinformationen solltest du spätestens zwei Wochen vor dem Termin festlegen.
Wie viel Käse braucht man für eine Verkostung beim Hoffest?: Rechne für eine reine Verkostung mit etwa 80 bis 120 Gramm Käse pro angemeldeter Person. Bei zusätzlichem Brot, Mahlzeiten oder Verkauf solltest du den Bedarf getrennt kalkulieren und den Bestand zwei bis drei Tage vorher prüfen.
Wann sollte man die Führungen auf dem Käsehof festlegen?: Plane die Führungszeiten mindestens drei Wochen vorher, damit sie in Einladungen und Anmeldebestätigungen stehen können. Eine Führung sollte je nach Route ungefähr 30 bis 45 Minuten dauern.
Was muss man am Tag vor dem Tag der offenen Tür kontrollieren?: Prüfe am Vortag den Wetterbericht, die Führungsroute, Kühlung, Stromversorgung und Beschilderung. Kontrolliere außerdem, ob Zelte, Tische, Stühle und der Empfang vollständig aufgebaut werden können; dafür solltest du mindestens drei Stunden Aufbauzeit einplanen.

Starte diesen Plan in Lizzt

Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.