Organiser une journée portes ouvertes de ferme pédagogique
Une journée portes ouvertes dans une ferme pédagogique demande surtout une bonne circulation des visiteurs et une préparation précise des activités avec les animaux. Commence par fixer la date, les horaires et le programme, puis confirme les autorisations, les toilettes et le contact du vétérinaire. Les inscriptions permettent d’anticiper les besoins alimentaires et le nombre de bénévoles. Le jour J, installe les barrières, les panneaux et les espaces d’activité avant l’arrivée du public, puis garde un œil sur la météo.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Fixer la date et le programme
2 personnes
- 2
Confirmer les horaires d’ouverture avec le lieu
- 3
Rédiger les invitations
2 personnes
- 4
Envoyer les invitations
2 personnes
- 5
Traiter les inscriptions
2 personnes
- 6
Recueillir les besoins alimentaires
- 7
Planifier les bénévoles
2 personnes
- 8
Réserver des activités animalières
- 9
Vérifier les autorisations
- 10
Vérifier les toilettes
- 11
Confirmer le contact du vétérinaire
- 12
Vérifier les prévisions météo
- 13
Vérifier la liste des courses
2 personnes
- 14
Faire les courses
2 personnes
- 15
Récupérer les produits frais
2 personnes
- 16
Préparer la nourriture pour les animaux
2 personnes
- 17
Installer les tables et les chaises
4 personnes
- 18
Monter les tentes de réception
4 personnes
- 19
Installer les barrières
3 personnes
- 20
Créer des espaces d’activités sans podium
3 personnes
- 21
Suspendre la décoration
3 personnes
- 22
Installer les panneaux d’itinéraire et d’information
2 personnes
- 23
Tester le système de sonorisation
2 personnes
- 24
Préparer le café et le thé
2 personnes
- 25
Préparer les en-cas et les sandwichs
4 personnes
- 26
Mettre les boissons au frais
2 personnes
- 27
Installer des points de lavage des mains
2 personnes
- 28
Contrôler les animaux et les enclos
3 personnes
- 29
Briefer les bénévoles
3 personnes
Événement
- 30
Tenir le bureau d’inscription
2 personnes
- 31
Accueillir les visiteurs
2 personnes
- 32
Accompagner les visites guidées
3 personnes
- 33
Animer le moment de nourrissage des animaux
3 personnes
- 34
Encadrer les activités pour enfants
4 personnes
- 35
Servir les boissons
3 personnes
- 36
Servir des amuse-bouches
3 personnes
- 37
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 38
Garder le buffet et les tables propres
2 personnes
- 39
Vider les poubelles
2 personnes
- 40
Accompagner les visiteurs vers la sortie
2 personnes
- 41
Amener les animaux vers les enclos de nuit
3 personnes
Suivi
- 42
Démonter le mobilier
4 personnes
- 43
Démonter les tentes de fête
4 personnes
- 44
Faire la vaisselle
3 personnes
- 45
Nettoyer le lieu
4 personnes
- 46
Vérifier les enclos des animaux
2 personnes
- 47
Inventorier le matériel
2 personnes
- 48
Rendre les articles empruntés
2 personnes
- 49
Évacuer les déchets
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tentes de réceptionqté 3
- Tablesqté 8
- Chaisesqté 50
- Bancs de pique-niqueqté 4
- Barrières de sécuritéqté 12
- Portant à vêtements
Vaisselle
- Mugs réutilisablesqté 100
- Verres réutilisablesqté 100
- Assiettes réutilisablesqté 100
- Couverts réutilisablesqté 100
- Plateaux de serviceqté 6
- Pinces de serviceqté 8
Cuisine
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Thermosqté 6
- Carafesqté 4
- Glacièresqté 4
- Planches à découperqté 4
- Couteaux à painqté 4
- Couteaux de cuisineqté 4
- Saladiersqté 4
- Pains de glaceqté 16
Équipement
- Enceinte portable
- Micro sans fil
- Rallongesqté 4
- Multiprisesqté 4
Décoration
- Bannières pour animauxqté 6
- Arches de ballonsqté 2
- Panneaux de directionqté 12
- Panneaux d'informationqté 8
- Sets de nappesqté 8
Activités pour enfants
- Coloriagesqté 250
- Sets de crayons de couleurqté 20
- Sets de tampons animauxqté 6
- Jeux en boisqté 6
- Étiquettes nominativesqté 250
- Gamelles pour animauxqté 12
Sécurité
- Trousse de premiers secours
- Points de désinfection des mainsqté 4
- Gants de travailqté 12
Nettoyage
- Poubellesqté 10
- Seauxqté 4
- Chiffons de nettoyageqté 20
- Sets de balaiqté 3
- Serpillièresqté 3
Catering
- Courses
Conseils
- Bloque le programme au moins 4 semaines avant l’ouverture : horaires, activités animalières, accueil et pauses doivent être cohérents pour éviter les groupes qui se croisent.
- Prévois les bénévoles par créneaux de 2 à 3 heures, avec une personne dédiée aux inscriptions et une autre aux animaux. Sans répartition précise, l’accueil se vide dès que commence une activité.
- Vérifie les autorisations, les toilettes et le contact du vétérinaire au plus tard 10 jours avant. Ces points sont souvent oubliés jusqu’à la veille, alors qu’ils peuvent conditionner l’ouverture du site.
- Installe les barrières, les panneaux d’itinéraire et les espaces d’activité avant le premier visiteur. Un parcours lisible dès l’entrée réduit les attroupements autour des animaux et les demandes répétées aux bénévoles.
- Prépare le café, le thé, les sandwichs et les en-cas le matin même, en gardant les produits frais au froid jusqu’au service. Ajoute un contrôle météo 48 heures avant pour décider de l’installation des tentes et du mobilier.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser une journée portes ouvertes à la ferme ?
- Prévois idéalement 4 à 6 semaines. Il faut ce délai pour fixer le programme, envoyer les invitations, traiter les inscriptions, réserver les activités animalières et organiser les bénévoles.
- Quand faut-il envoyer les invitations pour une ferme pédagogique ?
- Envoie-les 3 à 4 semaines avant la journée portes ouvertes. Fixe une date limite d’inscription environ 7 jours avant afin de recueillir les besoins alimentaires et d’ajuster les équipes.
- Combien de bénévoles faut-il prévoir pour une journée portes ouvertes ?
- Prévois au minimum 1 bénévole pour l’accueil, 1 par activité animalière et 1 personne disponible pour les imprévus par créneau de 2 à 3 heures. Le nombre exact dépend du public attendu et du nombre d’activités simultanées.
- Que faut-il vérifier la veille d’une journée portes ouvertes à la ferme ?
- Contrôle la météo, les horaires d’ouverture, les toilettes, les barrières, la signalétique et le matériel de sonorisation. Vérifie aussi les achats, les produits frais et la préparation de la nourriture pour les animaux avant l’arrivée de l’équipe.
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