Organiser une journée d’information sur la maladie de Parkinson
Commencez par fixer la date et le lieu, puis construisez un programme réaliste autour des intervenants confirmés. Pour une journée consacrée à la maladie de Parkinson, l’accueil et l’accessibilité doivent être prévus dès l’inscription, pas quelques jours avant. Recueillez les besoins alimentaires, de transport et d’accès, puis utilisez ces informations pour organiser la salle, le catering et les supports. La dernière semaine sert surtout à vérifier la technique, les présentations et les informations envoyées aux participants.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
- 2
Établir le programme
2 personnes
- 3
Contacter les intervenants
2 personnes
- 4
Confirmer les intervenants
2 personnes
- 5
Concevoir les invitations
- 6
Envoyer les invitations
2 personnes
- 7
Ouvrir le formulaire d’inscription
- 8
Traiter les inscriptions
2 personnes
- 9
Recueillir les besoins alimentaires
- 10
Recenser l’accessibilité
- 11
Recenser les besoins en transport
- 12
Envoyer les infos de parking
- 13
Faire les réservations
- 14
Commander le catering
2 personnes
- 15
Tester la technique
2 personnes
- 16
Rassembler les présentations
- 17
Imprimer le programme
- 18
Créer des badges nominatifs
2 personnes
- 19
Trier le matériel d’information
2 personnes
- 20
Imprimer la liste des participants
- 21
Faire les courses
2 personnes
- 22
Refroidir les boissons
2 personnes
- 23
Préparer les en-cas
3 personnes
- 24
Vérifier le lieu
2 personnes
- 25
Aérer la salle
- 26
Installer les tables
4 personnes
- 27
Installer les chaises
4 personnes
- 28
Installer la table d'inscription
2 personnes
- 29
Installer les stands d’information
4 personnes
- 30
Aménager le coin scène
3 personnes
- 31
Brancher le projecteur
2 personnes
- 32
Tester les microphones
2 personnes
- 33
Préparer les présentations
- 34
Installer la signalétique
2 personnes
- 35
Ravitaillement des toilettes
- 36
Préparer le matériel de premiers secours
- 37
Briefer les bénévoles
2 personnes
Événement
- 38
Tenir le bureau d'accueil
2 personnes
- 39
Enregistrer les visiteurs
2 personnes
- 40
Distribuer les badges
- 41
Accompagner les visiteurs dans la salle
2 personnes
- 42
Servir le café et le thé
3 personnes
- 43
Annoncer l'ouverture
- 44
Accompagner les intervenants
- 45
Veiller au planning
- 46
Gérer les micros
- 47
Animer les présentations
- 48
Recueillir les questions de la salle
- 49
Tenir les stands d'information
6 personnes
- 50
Servir des amuse-bouches
3 personnes
- 51
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 52
Assurer la pause café
3 personnes
- 53
Servir les repas diététiques
2 personnes
- 54
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
- 55
Rassembler la vaisselle
2 personnes
- 56
Vider les poubelles
2 personnes
- 57
Maintenir la salle de pause propre
- 58
Accompagner les visiteurs vers la sortie
2 personnes
- 59
Remettre un cadeau de remerciement aux intervenants
Suivi
- 60
Éteindre la technique
2 personnes
- 61
Emballer le matériel d’information
3 personnes
- 62
Replier les tables
4 personnes
- 63
Empiler les chaises
4 personnes
- 64
Faire la vaisselle
3 personnes
- 65
Nettoyer la cuisine
2 personnes
- 66
Nettoyer la salle
4 personnes
- 67
Évacuer les déchets
2 personnes
- 68
Retirer la signalétique
2 personnes
- 69
Vérifier le matériel
2 personnes
- 70
Retourner les matériels
2 personnes
- 71
Conserver les objets trouvés
- 72
Envoyer un e-mail de remerciement
- 73
Partager les présentations
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 12
- Chaisesqté 120
- Table d'inscription
- Tables hautesqté 6
- Paravent de logeqté 2
- Table accessible en fauteuil roulantqté 2
- Pupitre
- Porte-manteauxqté 4
Équipement
- Vidéoprojecteur
- Écran de projection
- Ordinateur portable
- Câble HDMIqté 2
- Cliqueur de présentation
- Microphones sans filqté 2
- Pieds de microqté 2
- Haut-parleursqté 2
- Rallongesqté 4
- Multiprisesqté 4
- Clés USBqté 2
- Chargeurs d’ordinateur portableqté 2
Vaisselle
- Tasses à caféqté 120
- Verres à eauqté 120
- Assiettesqté 120
- Couvertsqté 120
- Plateaux de serviceqté 12
- Pinces de serviceqté 6
- Pichets à caféqté 4
- Théièresqté 3
Cuisine
- Glacièresqté 4
- Bacs de maintien au chaudqté 4
- Planches à découperqté 3
- Couteau de chefqté 3
- Louchesqté 6
- Verres doseursqté 2
- Balance de cuisine
- Carafes de serviceqté 8
- Tire-bouchonsqté 3
Décoration
- Nappesqté 12
- Badges nominatifsqté 120
- Supports de badges nominatifsqté 120
- Panneaux d'informationqté 8
- Affichesqté 12
- Présentoirs à brochuresqté 10
- Stylosqté 30
- Presse-papiersqté 6
- Blocs-notesqté 120
- Bannière de fond
- Guirlandesqté 6
- Ruban adhésifqté 6
- Ciseauxqté 4
- Flèches de signalisationqté 20
Éclairage
- Lampadairesqté 4
- Lampes à batterieqté 6
Nettoyage
- Aspirateur
- Serpillièreqté 2
- Seauxqté 2
- Balayette et pelleqté 2
- Gants de nettoyageqté 6
- Poubellesqté 8
- Distributeur d’essuie-tout en papierqté 3
- Bornes de désinfectionqté 3
Catering
- Courses
Conseils
- Bloquez la date et le lieu avant de contacter les intervenants. Gardez assez de temps pour l’accueil, les questions et les pauses : une journée trop remplie laisse peu de place aux échanges.
- Ouvrez les inscriptions dès que le programme est suffisamment stable. Demandez dans le même formulaire les besoins alimentaires, l’accessibilité et le transport afin de ne pas devoir relancer les participants séparément.
- Prévoyez un accueil visible avec une table d’inscription, des badges nominatifs et la liste imprimée des participants. Préparez ces éléments au plus tard la veille, car les inscriptions de dernière minute arrivent souvent le matin même.
- Testez la vidéoprojection, les microphones, les haut-parleurs, le câble HDMI et les rallonges avant l’arrivée du public. Ouvrez chaque présentation sur l’ordinateur utilisé sur place et gardez une copie sur clé USB.
- Vérifiez la salle le jour précédent : circulation pour les fauteuils, table accessible, sièges, aération, porte-manteaux et emplacement du pupitre. Refroidissez les boissons et préparez les en-cas assez tôt pour ne pas interrompre l’accueil.
Questions fréquentes
- Combien de temps à l’avance organiser une journée d’information sur Parkinson ?
- Commencez idéalement 8 à 12 semaines avant la date prévue. Ce délai permet de réserver le lieu, confirmer les intervenants, ouvrir les inscriptions et traiter les besoins d’accessibilité sans précipitation.
- Quand ouvrir les inscriptions pour une journée Parkinson ?
- Ouvrez le formulaire dès que la date, le lieu et les grandes lignes du programme sont fixés, généralement 4 à 6 semaines avant l’événement. Arrêtez les chiffres du catering 5 à 7 jours avant, tout en gardant une marge pour les inscriptions tardives.
- Que faut-il prévoir pour l’accessibilité d’une journée Parkinson ?
- Demandez les besoins au moment de l’inscription et vérifiez-les au moins 7 jours avant. Contrôlez la circulation, les places accessibles, les toilettes, le stationnement et les besoins de transport avec le lieu.
- Quand tester le matériel technique avant l’événement ?
- Faites un premier test complet 2 à 3 jours avant, puis une vérification rapide le matin même. Testez chaque microphone, le vidéoprojecteur, l’écran, l’ordinateur, le câble HDMI, les multiprises et les rallonges.
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