Einen Parkinson-Informationstag strukturiert organisieren
Ein Parkinson-Informationstag braucht mehr als ein gutes Vortragsprogramm. Beginnen Sie mit Datum, Ort und Zielgruppe, klären Sie danach Referenten, Anmeldung und Barrierefreiheit und sichern Sie erst dann Catering und Technik. Besonders häufig werden Transportbedarf, Präsentationen und verständliche Parkinformationen zu spät abgefragt. Mit einem festen Ablauf behalten Sie Teilnehmende, Beiträge und die Ausstattung bis zum Veranstaltungstag im Blick.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Ort festlegen
2 Personen
- 2
Programm zusammenstellen
2 Personen
- 3
Referenten ansprechen
2 Personen
- 4
Referenten bestätigen
2 Personen
- 5
Einladungen gestalten
- 6
Einladungen verschicken
2 Personen
- 7
Anmeldeformular öffnen
- 8
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 9
Ernährungswünsche erfassen
- 10
Barrierefreiheit erfassen
- 11
Transportbedarf erfassen
- 12
Parkinformationen versenden
- 13
Reservierungen vornehmen
- 14
Catering bestellen
2 Personen
- 15
Technik testen
2 Personen
- 16
Präsentationen sammeln
- 17
Programm drucken
- 18
Namensschilder erstellen
2 Personen
- 19
Infomaterial sortieren
2 Personen
- 20
Teilnehmerliste ausdrucken
- 21
Einkaufen gehen
2 Personen
- 22
Getränke kühlen
2 Personen
- 23
Snacks vorbereiten
3 Personen
- 24
Ort überprüfen
2 Personen
- 25
Saal lüften
- 26
Tische aufstellen
4 Personen
- 27
Stühle aufstellen
4 Personen
- 28
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
- 29
Informationsstände einrichten
4 Personen
- 30
Bühnenbereich einrichten
3 Personen
- 31
Projektor anschließen
2 Personen
- 32
Mikrofone testen
2 Personen
- 33
Präsentationen vorbereiten
- 34
Beschilderung anbringen
2 Personen
- 35
Toilettenbedarf auffüllen
- 36
Erste-Hilfe-Material bereitlegen
- 37
Freiwillige einweisen
2 Personen
Event
- 38
Empfangstisch betreuen
2 Personen
- 39
Besucher registrieren
2 Personen
- 40
Namensschilder verteilen
- 41
Besucher zur Halle begleiten
2 Personen
- 42
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
- 43
Eröffnung ankündigen
- 44
Redner betreuen
- 45
Zeitplan überwachen
- 46
Mikrofone bedienen
- 47
Präsentationen betreuen
- 48
Fragen aus dem Publikum sammeln
- 49
Infostände besetzen
6 Personen
- 50
Snacks servieren
3 Personen
- 51
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 52
Kaffeepause organisieren
3 Personen
- 53
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
- 54
Buffet auffüllen
3 Personen
- 55
Geschirr sammeln
2 Personen
- 56
Mülleimer leeren
2 Personen
- 57
Pausenraum ordentlich halten
- 58
Besucher zum Ausgang begleiten
2 Personen
- 59
Sprachenkarten an die Sprecher überreichen
Nachbereitung
- 60
Technik ausschalten
2 Personen
- 61
Infomaterial verpacken
3 Personen
- 62
Tische zusammenklappen
4 Personen
- 63
Stühle stapeln
4 Personen
- 64
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 65
Küche reinigen
2 Personen
- 66
Saal reinigen
4 Personen
- 67
Abfall entsorgen
2 Personen
- 68
Beschilderung entfernen
2 Personen
- 69
Materialien prüfen
2 Personen
- 70
Materialien zurückgeben
2 Personen
- 71
Fundgegenstände aufbewahren
- 72
Dankesmail versenden
- 73
Präsentationen teilen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 12
- StühleAnz. 120
- Registrierungstisch
- StehtischeAnz. 6
- UmkleideschirmAnz. 2
- Rollstuhlgerechter TischAnz. 2
- Rednerpult
- KleiderständerAnz. 4
Ausstattung
- Beamer
- Projektionsleinwand
- Laptop
- HDMI-KabelAnz. 2
- Präsentationsklicker
- FunkmikrofoneAnz. 2
- MikrofonständerAnz. 2
- LautsprecherAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
- USB-SticksAnz. 2
- Laptop-LadegeräteAnz. 2
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 120
- WassergläserAnz. 120
- TellerAnz. 120
- BestecksetsAnz. 120
- ServierschalenAnz. 12
- ServierzangenAnz. 6
- KaffeekannenAnz. 4
- TeekannenAnz. 3
Küche
- KühlboxenAnz. 4
- WarmhaltebehälterAnz. 4
- SchneidebretterAnz. 3
- KochmesserAnz. 3
- ServierlöffelAnz. 6
- MessbecherAnz. 2
- Küchenwaage
- ServierkaraffenAnz. 8
- FlaschenöffnerAnz. 3
Dekoration
- TischdeckenAnz. 12
- NamensschilderAnz. 120
- NamensschildhalterAnz. 120
- InfotafelnAnz. 8
- PosterAnz. 12
- ProspektständerAnz. 10
- StifteAnz. 30
- KlemmbretterAnz. 6
- NotizblöckeAnz. 120
- Hintergrundbanner
- GirlandenAnz. 6
- KlebebandAnz. 6
- SchereAnz. 4
- HinweispfeileAnz. 20
Beleuchtung
- StehlampenAnz. 4
- BatterielampenAnz. 6
Reinigung
- Staubsauger
- WischmoppAnz. 2
- EimerAnz. 2
- Handfeger und KehrblechAnz. 2
- ReinigungshandschuheAnz. 6
- AbfallbehälterAnz. 8
- PapierhandtuchspenderAnz. 3
- DesinfektionssäulenAnz. 3
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Legen Sie Datum und Ort zuerst fest und prüfen Sie den Saal auf Zugänglichkeit. Fragen Sie bei der Anmeldung nach Rollstuhlbedarf, Begleitpersonen und Transportwünschen, statt diese Informationen erst kurz vor dem Termin zu sammeln.
- Bestätigen Sie Referenten spätestens 4 bis 6 Wochen vor dem Informationstag schriftlich. Fordern Sie Präsentationen etwa 7 Tage vorher an, damit Laptop, Beamer, Projektionsleinwand und HDMI-Kabel gemeinsam getestet werden können.
- Öffnen Sie die Anmeldung früh und führen Sie eine Teilnehmerliste mit Ernährungswünschen und Barrierefreiheitsangaben. Drucken Sie eine aktuelle Version am Vortag aus und halten Sie am Registrierungstisch Namensschilder bereit.
- Planen Sie die Ankunft großzügig: Versenden Sie Park- und Transportinformationen mindestens 5 Tage vorher. Ein gut sichtbarer Registrierungstisch sowie ein rollstuhlgerechter Tisch verhindern Verzögerungen beim Einlass.
- Kümmern Sie sich am Vortag um Getränke, Kühlung und Snacks. Prüfen Sie außerdem Mikrofone, Lautsprecher, Verlängerungskabel und Ladegeräte; öffnen Sie den Saal am Veranstaltungstag mindestens 60 Minuten vorher zum Lüften und für den Technikcheck.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen Parkinson-Informationstag organisieren?
- Beginnen Sie idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Ort und Programm. Referenten sollten 4 bis 6 Wochen vor dem Termin verbindlich zugesagt haben.
- Wann sollte die Anmeldung für einen Parkinson-Informationstag starten?
- Starten Sie die Anmeldung etwa 6 Wochen vorher, damit Sie Teilnehmerzahl, Ernährungswünsche und Barrierefreiheitsbedarf rechtzeitig erfassen können. Schließen Sie sie je nach Platzangebot 3 bis 5 Tage vor der Veranstaltung.
- Wie viel Zeit braucht der Technikcheck vor der Veranstaltung?
- Planen Sie mindestens 60 Minuten am Veranstaltungstag für Beamer, Präsentationsleinwand, Laptop, Mikrofone und Lautsprecher ein. Testen Sie die Präsentationen zusätzlich etwa 7 Tage vorher mit den tatsächlich verwendeten Anschlüssen.
- Wann verschickt man Park- und Transportinformationen?
- Senden Sie diese Informationen mindestens 5 Tage vor dem Parkinson-Informationstag. Bei vielen auswärtigen oder mobilitätseingeschränkten Teilnehmenden empfiehlt sich ein Versand 7 bis 10 Tage vorher.
Ähnliche Pläne
Starte diesen Plan in Lizzt
Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.
Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisierenKostenlos organisieren und deine Kontakte einladen!