Organiser une journée en famille, étape par étape

Une journée en famille demande surtout une bonne coordination entre les invités, les repas et les activités des enfants. Commence par fixer la date et le lieu, puis avance dans l’ordre : invitations, inscriptions, programme, réservations et aménagement. Les derniers jours servent à confirmer les livraisons, préparer les plats et vérifier le matériel. Ce déroulé vous aide à éviter les oublis fréquents, notamment les besoins alimentaires, le refroidissement des boissons et les solutions prévues en cas de météo changeante.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
2
Rédiger les invitations
2 personnes
3
Envoyer les invitations
2 personnes
4
Enregistrer les inscriptions
5
Recueillir les besoins alimentaires
6
Recenser les activités pour enfants
2 personnes
7
Composer le programme du jeu
2 personnes
8
Faire les réservations
9
Établir la liste définitive des invités
10
Élaborer l’aménagement du site
2 personnes
11
Confirmer les livraisons
12
Vérifier les provisions à la maison
2 personnes
13
Vérifier la liste des courses
2 personnes
14
Faire les courses
3 personnes
15
Vérifier les boissons et le refroidissement
2 personnes
16
Rassembler le matériel de jeu
2 personnes
17
Trier la décoration
2 personnes
18
Créer des badges nominatifs
2 personnes
19
Créer des panneaux d’activités
2 personnes
20
Préparer les en-cas
4 personnes
21
Préparer les desserts
2 personnes
22
Trier le matériel de table
2 personnes
23
Vérifier les prévisions météo
24
Distribuer la liste de contacts
25
Contrôler le site
3 personnes
26
Monter les tentes de réception
4 personnes
27
Installer les tables
4 personnes
28
Installer les chaises
4 personnes
29
Monter le buffet
3 personnes
30
Mettre les boissons au frais
2 personnes
31
Préparer la vaisselle
3 personnes
32
Suspendre la décoration
3 personnes
33
Installer les stations de jeu
4 personnes
34
Tester le matériel sonore
2 personnes
35
Préparer le café et le thé
2 personnes
36
Préparer les salades et le pain
3 personnes
37
Signaler les allergènes
38
Aménager la table d'accueil
2 personnes
39
Briefer les bénévoles
3 personnes

Événement

40
Accueillir les invités
4 personnes
41
Cocher la présence
2 personnes
42
Distribuer les badges
2 personnes
43
Servir le café et le thé
3 personnes
44
Assurer le mot de bienvenue
45
Prendre une photo de famille
2 personnes
46
Animer le tour de jeu
6 personnes
47
Encadrer les activités pour enfants
4 personnes
48
Servir des amuse-bouches
3 personnes
49
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
50
Ouvrir le buffet
2 personnes
51
Réapprovisionner le buffet
4 personnes
52
Servir les repas diététiques
2 personnes
53
Collecter la vaisselle
3 personnes
54
Servir le dessert
3 personnes
55
Fournir la musique
56
Animer le jeu du soir
4 personnes
57
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
58
Discours d’adieu et de remerciement
59
Raccompagner les invités
3 personnes

Suivi

60
Rassembler les déchets
4 personnes
61
Stocker les aliments en toute sécurité
3 personnes
62
Faire la vaisselle
4 personnes
63
Ranger les tables et les chaises
5 personnes
64
Démonter les tentes de fête
4 personnes
65
Ranger le matériel de jeu
3 personnes
66
Nettoyer le lieu
4 personnes
67
Retirer la décoration
3 personnes
68
Inventorier le matériel
2 personnes
69
Rendre les articles empruntés
2 personnes
70
Nettoyer les glacières
2 personnes
71
Répartir les restes
2 personnes
72
Vider les conteneurs à déchets
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 10
Tables de buffetqté 3
Chaises pliantesqté 80
Tables de bièreqté 4
Chaises de terrasseqté 12
Tables hautesqté 4
Pinces de nappeqté 20

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 90
Assiettes à dessertqté 90
Bol à soupeqté 80
Verres à boireqté 100
Tasses à caféqté 70
Cuillères à caféqté 70
Fourchettesqté 90
Couteauxqté 90
Cuillèresqté 90
Pinces de serviceqté 8
Louchesqté 8

Cuisine

Thermosqté 6
Bouilloiresqté 2
Machines à caféqté 2
Bacs de maintien au chaudqté 6
Planches à découperqté 6
Couteau de chefqté 4
Saladiersqté 8
Plateaux de serviceqté 12
Plateaux de serviceqté 6
Verres doseursqté 3
Pinces de cuisineqté 4

Équipement

Glacièresqté 6
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Haut-parleurs Bluetoothqté 2
Microphone
Batteries externesqté 4

Décoration

Ballonsqté 150
Guirlandesqté 12
Nappesqté 14
Badges nominatifsqté 80
Poids pour ballonsqté 12
Panneaux en ardoiseqté 6
Ruban adhésifqté 8
Cordeqté 4

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes LEDqté 12
Lanternesqté 8

Matériel de sport

Ballons de footballqté 4
Paniers de korfballqté 2
Corde de tir à la corde
Cerceauxqté 10
Cônesqté 30
Cordes à sauterqté 8
Balles d'eauqté 200
Jeux de lancer d'anneauxqté 2
Jeux de sociétéqté 8
Coloriagesqté 80
Crayons de couleurqté 12
Craie de trottoirqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 8
Supports de sacs poubelleqté 8
Balaiqté 3
Pelle et balayetteqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Gants de nettoyageqté 8
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Rouleaux d’essuie-mainsqté 6
Rouleaux de papier toiletteqté 24
Serviettes en papierqté 200
Rouleaux d’essuie-toutqté 8
Brosses à vaisselleqté 4

Catering

Courses

Conseils

Fixe la date et le lieu au moins 4 à 6 semaines à l’avance. Dans l’invitation, demande une réponse avant une date précise et recueille immédiatement les allergies, régimes particuliers et besoins d’accessibilité.
Construis le programme des jeux après avoir recensé les enfants par âge. Prévois des activités de 20 à 30 minutes, avec une solution de remplacement si une activité extérieure devient impossible.
Arrête la liste définitive des invités 7 à 10 jours avant la journée. Elle sert à ajuster les quantités de repas, les sièges, les assiettes, les verres et les badges nominatifs.
Prépare le site la veille autant que possible : disposition des tables, zone buffet, espace jeux et panneaux d’activités. Vérifie aussi les prévisions météo 48 heures puis 24 heures avant, au lieu d’attendre le matin même.
Regroupe les contrôles finaux sur une seule liste le jour précédent : livraisons, boissons refroidies, matériel de jeu, décoration, desserts et contacts des responsables. Termine par un contrôle du site avant l’arrivée des premiers invités.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance faut-il organiser une journée en famille ?: Commencez 4 à 6 semaines avant la date prévue. Envoyez les invitations dès que le lieu est confirmé et clôturez les inscriptions 7 à 10 jours avant afin d’ajuster les repas et le matériel.
Quand faut-il demander les allergies et régimes alimentaires ?: Posez la question directement dans l’invitation, puis vérifiez les réponses au moment de la clôture des inscriptions. Faites une dernière vérification 3 à 5 jours avant les courses pour éviter une information oubliée.
Quand préparer les jeux et les activités pour enfants ?: Recensez les activités 2 à 3 semaines avant, puis composez le programme une semaine avant. Rassemblez et testez le matériel de jeu au plus tard la veille.
Quand vérifier la météo pour une journée en famille ?: Consultez les prévisions 48 heures avant, puis de nouveau 24 heures avant l’événement. À ce moment-là, confirmez l’aménagement extérieur, les tentes et le plan de remplacement si la pluie est annoncée.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.