Familientag organisieren: Schritt für Schritt zum guten Ablauf

Bei einem Familientag entscheidet die Reihenfolge der Vorbereitung darüber, ob am Veranstaltungstag Ruhe bleibt. Lege zuerst Datum und Ort fest, erfasse danach Zusagen, Ernährungswünsche und Kinderaktivitäten. Anschließend planst du Gelände, Reservierungen, Essen und Spielprogramm anhand der endgültigen Gästezahl. Kurz vor dem Termin prüfst du Lieferungen, Getränke, Kühlung, Ausstattung und die Wettervorhersage. So fallen fehlende Namensschilder, zu wenige Sitzplätze oder ungeklärte Essenswünsche nicht erst beim Aufbau auf.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort festlegen
2 Personen
2
Einladungen erstellen
2 Personen
3
Einladungen verschicken
2 Personen
4
Anmeldungen erfassen
5
Ernährungswünsche erfassen
6
Kinderaktivitäten erfassen
2 Personen
7
Spielprogramm zusammenstellen
2 Personen
8
Reservierungen vornehmen
9
Endgültige Gästeliste erstellen
10
Geländeaufteilung ausarbeiten
2 Personen
11
Lieferungen bestätigen
12
Vorräte zu Hause kontrollieren
2 Personen
13
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
14
Einkaufen gehen
3 Personen
15
Getränke und Kühlung kontrollieren
2 Personen
16
Spielmaterial sammeln
2 Personen
17
Dekoration sortieren
2 Personen
18
Namensschilder erstellen
2 Personen
19
Aktivitätsplakate erstellen
2 Personen
20
Snacks vorbereiten
4 Personen
21
Desserts vorbereiten
2 Personen
22
Tischdekoration sortieren
2 Personen
23
Wettervorhersage prüfen
24
Kontaktliste verteilen
25
Gelände kontrollieren
3 Personen
26
Partyzelte aufbauen
4 Personen
27
Tische aufstellen
4 Personen
28
Stühle aufstellen
4 Personen
29
Buffet aufbauen
3 Personen
30
Getränke kalt stellen
2 Personen
31
Geschirr bereitstellen
3 Personen
32
Dekoration aufhängen
3 Personen
33
Spielstationen einrichten
4 Personen
34
Tonanlage testen
2 Personen
35
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
36
Salate und Brot bereitstellen
3 Personen
37
Allergene kennzeichnen
38
Empfangstisch einrichten
2 Personen
39
Freiwillige einweisen
3 Personen

Event

40
Gäste empfangen
4 Personen
41
Anwesenheit abhaken
2 Personen
42
Namensschilder verteilen
2 Personen
43
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
44
Begrüßungswort übernehmen
45
Familienfoto machen
2 Personen
46
Spielrunde betreuen
6 Personen
47
Kinderaktivitäten betreuen
4 Personen
48
Snacks servieren
3 Personen
49
Getränke nachfüllen
2 Personen
50
Buffet eröffnen
2 Personen
51
Buffet nachfüllen
4 Personen
52
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
53
Geschirr einsammeln
3 Personen
54
Dessert servieren
3 Personen
55
Musik organisieren
56
Abendspiel begleiten
4 Personen
57
Kaffee und Tee nachfüllen
2 Personen
58
Abschied und Dankesrede
59
Gäste verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

60
Abfall sammeln
4 Personen
61
Lebensmittel sicher verstauen
3 Personen
62
Geschirr abwaschen
4 Personen
63
Tische und Stühle aufräumen
5 Personen
64
Partyzelte abbauen
4 Personen
65
Spielmaterial aufräumen
3 Personen
66
Location reinigen
4 Personen
67
Dekoration entfernen
3 Personen
68
Materialien inventarisieren
2 Personen
69
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
70
Kühlboxen reinigen
2 Personen
71
Restposten verteilen
2 Personen
72
Abfallcontainer leeren
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 3
KlappischeAnz. 10
BuffetischeAnz. 3
KlappstühleAnz. 80
BiertischeAnz. 4
TerrassenstühleAnz. 12
StehtischeAnz. 4
TischdeckenhalterAnz. 20

Geschirr

Mehrweg-TellerAnz. 90
DesserttellerAnz. 90
SuppenschalenAnz. 80
TrinkgläserAnz. 100
KaffeetassenAnz. 70
KaffeelöffelAnz. 70
GabelnAnz. 90
MesserAnz. 90
LöffelAnz. 90
ServierzangenAnz. 8
ServierlöffelAnz. 8

Küche

ThermoskannenAnz. 6
WasserkocherAnz. 2
KaffeemaschinenAnz. 2
WarmhaltebehälterAnz. 6
SchneidebretterAnz. 6
KochmesserAnz. 4
RührschüsselnAnz. 8
ServierschalenAnz. 12
ServiertablettsAnz. 6
MessbecherAnz. 3
KüchenzangenAnz. 4

Ausstattung

KühlboxenAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
Bluetooth-LautsprecherAnz. 2
Mikrofon
PowerbanksAnz. 4

Dekoration

BallonsAnz. 150
GirlandenAnz. 12
TischdeckenAnz. 14
NamensschilderAnz. 80
BallongewichteAnz. 12
KreidetafelnAnz. 6
KlebebandAnz. 8
SeilAnz. 4

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 6
LED-LampenAnz. 12
LaternenAnz. 8

Sportmaterial

FußbälleAnz. 4
KorfballkörbeAnz. 2
Tauziehseil
ReifenAnz. 10
KegelAnz. 30
SpringseileAnz. 8
WasserballonsAnz. 200
RingwurfsätzeAnz. 2
BrettspieleAnz. 8
MalvorlagenAnz. 80
BuntstifteAnz. 12
KreideAnz. 6

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
MüllbeutelhalterAnz. 8
BesenAnz. 3
Kehrblech und HandfegerAnz. 3
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 3
ReinigungshandschuheAnz. 8
HandseifenspenderAnz. 4
HandtuchrollenAnz. 6
ToilettenpapierrollenAnz. 24
PapierserviettenAnz. 200
KüchenpapierrollenAnz. 8
SpülbürstenAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Verschicke die Einladungen früh und setze ein klares Antwortdatum. Erfasse neben der Zusage auch Ernährungswünsche und die Zahl der teilnehmenden Kinder, damit Buffet und Programm nicht auf Schätzungen beruhen.
Plane die Fläche in feste Bereiche: Buffet, Getränke, Sitzplätze und Kinderaktivitäten. Prüfe mindestens einen Tag vorher, ob Partyzelte, Tische und Stühle vollständig vorhanden sind und zum Grundriss passen.
Rechne Geschirr und Gläser nach der endgültigen Gästeliste ab, nicht nach der ursprünglichen Einladungsliste. Bei einem Familientag werden Dessertteller, Kaffeetassen und Servierbesteck besonders leicht vergessen.
Bereite Snacks und Desserts so vor, dass sie ohne lange Küchenpause ausgegeben werden können. Kontrolliere Thermoskannen, Kaffeemaschinen, Warmhaltebehälter und Kühlung spätestens am Vortag.
Halte das Spielprogramm mit sichtbaren Aktivitätsplakaten und gesammeltem Spielmaterial bereit. Verteile eine Kontaktliste an die Helfenden und bestimme vor dem Beginn, wer Lieferungen, Buffet und Kinderbereich im Blick behält.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man zu einem Familientag einladen?: Verschicke die Einladungen idealerweise 4 bis 6 Wochen vorher. Setze das Antwortdatum etwa 2 Wochen vor dem Familientag, damit du Reservierungen, Essen und Ausstattung anhand einer belastbaren Gästezahl planen kannst.
Wann muss die endgültige Gästeliste feststehen?: Die endgültige Gästeliste sollte spätestens 10 bis 14 Tage vor dem Termin feststehen. Danach kannst du Mengen für Buffet, Getränke, Geschirr, Sitzplätze und Kinderaktivitäten konkret festlegen.
Was sollte man am Tag vor dem Familientag prüfen?: Kontrolliere am Vortag Lieferungen, Wettervorhersage, Getränke, Kühlung, Spielmaterial und die Fläche. Sortiere außerdem Dekoration, Namensschilder und Aktivitätsplakate, damit der Aufbau nicht mit der Vorbereitung des Essens kollidiert.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau für einen Familientag?: Plane für Möbel, Partyzelte, Buffet, Beschilderung und Dekoration mindestens 2 bis 3 Stunden ein. Bei vielen Helfenden kann der Aufbau schneller gehen, trotzdem sollte spätestens 30 Minuten vor dem Eintreffen der Gäste alles einsatzbereit sein.

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